Kategori arşivi: Kalite Yönetimi

Ne Kadar Proje Dokümantasyonu Gerekli?

Proje dokümantasyonu geleceğe kayıt bırakmak ve şirket hafızasının oluşturulması için önemlidir. Bir projede ne kadar dokümantasyon gerektiği projenin tipine, büyüklüğüne, yasal gerekliliklere, şirket politika, prosedürlerine ve proje yönetim metodolojisine bağlı olarak belirlenir.

Her projede belirli bir seviyede dokümantasyon tutulması gerekir. Büyük ve karmaşık projeler ekibinin ve paydaşların ihtiyaçları doğrultusunda daha fazla dokümantasyon içerirler. Küçük projelerde “aracın amacı aşmaması” için daha az dokümantasyona ihtiyaç duyulabilir.

Her proje tipine göre minimum dokümantasyon gereklilikleri belirlenmelidir. Şirket politikaları veya sözleşme koşulları, yasaların gerektirdikleri gibi zorunlu dokümantasyon mutlaka tutulmalıdır.

Önemli olan projenin başarısı için gerekli olan dokümantasyonun tüm proje ekibi tarafından sahiplenerek doğru ve zamanında yapılmasıdır.

Proje başlangıcında aşağıdaki dokümantasyon olmalıdır;

  • Proje Başlatma Belgesi ve projeyi açıklayıcı belgeler
  • Teslimat Tanımları (Öncelikler, ölçülebilir başarı kriterleri vb. ile birlikte)
  • Ekip rol ve sorumlulukları, iletişim bilgileri
  • Paydaş Analizi
  • Sözleşmeler, İş gerekçeleri ve ilgili proje öncesi hazırlanmış belgeler

Planlamada olması gereken dokümantasyon;

  • İş Kırılım Yapısı
  • Zaman Çizelgesi
  • Maliyet Planı ve Bütçe
  • Kaynak analizi
  • Risk Kayıtları
  • Projeye özel spesifik planlar (Süreç İyileştirme, iletişim vb.)

Yürütme, İzleme ve kontrol Sürecinde gerekli dokümanlar

  • Durum raporları
  • Değişiklik ve Problem Kayıtları
  • Gözden Geçirme Notları
  • Kontrol ve Test Sonuçları
  • Toplantı Notları
  • Tüm yazışmalar

Her projede kullanılabilecek bazı dokümantasyon şirket özelinde hazırlanabilir;

  • Değişiklik Süreci
  • Problem Eskalasyon Süreci
  • Test ve Kontrol Standartları
  • Karar Alma Süreci vb.

Her proje öncesi hangi dokümantasyon gereklilikleri olduğu Sponsor, Proje Ofisi ve Proje ekibi ile beraber değerlendirilmelidir.

Paylaşın:

Projelerde Problemlere Yaklaşım

Projeler dinamiktir. Zaman geçtikçe Proje Yöneticisini sıkıntıya sokacak gelişmeler ortaya çıkabilir. Proje Yöneticisi politik davranmak, zor kararlar almak zorunda kalabilir.

Problemi Netleştirin – Öncelikle problemin ne olduğu konusunu netleştirmeniz gerekir. Eğer problem net olarak tanımlayabiliyorsanız ne yapmaya başlayacağınızı, nasıl devam edeceğinizi ve nasıl sonlandıracağınızı kestirme şansınız var demektir.

Sizin probleminiz mi? – Aceleyle davranırsanız kendinizi sizi ilgilendirmeyen bir problemi çözmeye çalışırken bulabilirsiniz.

Beklersem ne olur? – Bazı problemler doğaları gereği ortaya çıktıktan sonra kendiliklerinden çözülürler. Öte yandan yaşanan problemin beklentileriniz doğrultusunda bir zarar verip vermeyeceği konusunu iyi düşünün.

Kimin problemi? – Problemin asıl sahibini bulun. Problemler doğu kişi tarafından sahiplenilmezse daha çok soruna yol açabilirler. Sizi ilgilendirmeyen problemler konusunda işgüzarlık yapmayın. Problemi çözene destek olmakla çözmeye çalışmayı birbirine karıştırmayın.

Doğru problem çözmek – Doğru problemi çözmüyorsanız çözüm bulmanın bir anlamı yoktur. Bazen problemin tamamı değil bir kısmı sizin sorumluluğunuzda olabilir.

Problemi parçalara ayırmak – Bazen probleme uzaktan ve dikkatli baktığınızda parçalar halinde görebilirsiniz. Parça parça çözüm üretmek mantıklı olduğunda bir sıraya koyun.

Yardım İstemek – Yardım istemek zayıflık ya da bilgisizlik göstergesi değildir. Destek istemeden problem çözmeye çalışmak daha kötü sonuçlar doğurabilir. Bağımsız davranmak kontrolü sizde hissettirebilir ama olmayabilir. Problemi tüm sahipleri birlikte ele almalıdırlar. Kapasiteniz kadar performans gösterebileceğinizi unutmayın ve destek isteyin.

Nasıl bir destek yardımcı olur?– Deneyiminiz ve bilginizle çözemediğiniz problem zordur. Başka bakış açılarına, deneyim ve bilgi sahiplerinin desteğini isteyin.

Yüzleşmek – Başka çalışanların hareketlerinden kaynaklanan problemlerde, karşımızdakileri değiştirmeye çalışırız. Bu durum ilişkilere zarar verebilir. Bu durumda karşınızdakine yaşadığınız problem anlatabilir ya da ne istediğinizi söyleyebilirsiniz.

Ne biliyorum? – Deneyimlerinizi ve bilgilerinizi stres altında etkin bir şekilde kullanamayabilirsiniz. Sakinleşin ve kendinize zaman tanıyın.

Paylaşın:

Projelerde Çözüm Üretmek

Projelerde, problemler ortaya çıkar. Proje Yöneticisi bazı problemleri çözmede zorlanırken bazen Arşimet’in hikayesindeki* gibi birden çözümü fark edebilir.

Projelerde zor bir problemle karşılaştığımızda içimize doğan ya da fark ettiklerimiz çözümün anahtarı olabilir. Proje Yöneticileri, çözüm bulabilmek için tüm proje ekibini probleme odaklamayı ya da tam tersi ekibi problemden uzaklaştırarak ve özgür bırakarak, çözümün daha rahat görülmesini sağlayabilirler;

  • Problemlerin çözümleri çoğu zaman biz görene kadar gözümün önündedir. Problem ile ilgili edindiğiniz bilgileri, farklı bakış açılarıyla, değerlendirmeye çalışın.
  • Saçma olduğunu düşündüğünüz çözümleri tekrar ele alın. Çoğu çözüm konuyla ilgisizlik kılıfıyla kamufle olmuştur.
  • Geçmiş deneyim ve bilginiz ile çözemediğiniz problemlerde tamamen farklı bakış açılarına, yöntemlere ulaşmaya çalışın. Farklı şeyleri denemekten, hata yapmaktan korkmayın.
  • Çözmeyi tek amacınız haline getirmeyin. Aşağıdaki hikayede çözümün hamamda bulunma sebebinin problemin oraya taşınmaması olduğunu unutmayın.

* Rivayetlere göre; Syracuse kralı Hiero, bir savaştan zaferle ayrıldıktan sonra halkı için tapınak yaptırmaya karar verir. Bu tapınakta ayrıca bir kez daha krallığını ilan edeceğinden altın defne yapraklarından oluşan bir taç yaptırmak ister. Bu isteğini yerine getirmesi için tuttuğu bir altın ustasını tacı yapması için görevlendirir ve ustaya bunun için gerekli miktarda altın verir. Fakat birkaç gün sonra, altın ustasının tacı saf altından yapmadığından şüphelenmeye başlar. Bunu öğrenmek için ise kuzeni Arşimet’i görevlendirir.

Yaşadığı dönemde ünlü bir matematikçi, fizikçi ve mühendis olan Arşimet, kralın problemini çözmek için gece gündüz düşünmeye başlar. Günlük banyosunu yapmak için gittiği hamamda, hala altın tacın akıbetini düşünürken, kendini küvetin içine bırakır. Bu sırada dışarıya suyun taştığını gören Arşimet, neden bunun olduğunu anlamaz ve kendini biraz daha suya batırır. Daha çok suyun dışarı taştığını fark eden Arşimet, Kral Hiero’nun problemini çözdüğünü anlamıştır. Bu sırada Yunanca ‘Buldum’ anlamına gelen ‘Evreka’ diyerek hamamdan dışarı koşmaya başlar.

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Fikir/Zihin Haritalama (ldea/Mind Mapping)

Proje Yönetiminde Fikir/Zihin Haritalama (ldea/Mind Mapping), bakış açılarındaki ortak ve farklı noktaları yansıtmak ve beyin fırtınası seanslarıyla yaratılan fikirleri birleştirmek için kullanılır.

Aşağıdaki süreçler kullanılması önerilen bir tekniktir. 

  • Gereksinimlerin Toplanması sürecinde kapsamın netleştirilmesi için beyin fırtınası ile toplanan gereksinimlerin ortak ve farklı yanlarını belirlemek için kullanılır.
  • Kalite Yönetiminin Planlanması sürecinde bilgileri görsel olarak düzenlemek için kullanılır. Proje ile ilgili kalite konseptinde yapılacakların veya fikirlerin organize edilmesinde kolaylık sağlar. Ayrıca kalite gereksinimlerini, kısıtları, bağımlılıkları ve ilişkileri belirlemeye yarar.
  • Paydaş Katılımının Planlaması sürecinde paydaşlarla ilgili bilgileri, paydaşlar arası ilişkileri ve paydaşların şirket ile ilişkilerini grafiksel olarak organize etmeye yarar.

Fikir/Zihin Haritalama yukarıdaki süreçlere ek olarak aşağıdaki konularda kullanılabilir;

  • Toplantılarda, fikirleri ve toplantı notlarını derleme,
  • Kapsamı belirlerken ihtiyaçları, kısıtları, varsayımları derleme,
  • Proje aşama ve aktivitelerini belirleme,
  • Kimin hangi aktiviteyi gerçekleştireceğini belirleme,
  • Proje sunumları,
  • Proje Yönetimi Yaklaşımının ve Proje yönetimi Planlarının gösterimi,
  • Problem çözümleri,
  • Karar verme,
  • Proje portföyünü belirleme.

Fikir/Zihin Haritalamayı etkin kullanabilmek için;

  • Birden fazla projede oluşturulan haritalar birbirleri ile ilişkilendirilebilir.
  • Ortak terminoloji ve grafiklerin (renk, sembol vb.) kullanılması paydaşlar tarafından anlaşılmasını kolaylaştırır.

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Matris Şemalar

Matris Şema (Matrix Diagrams), matris şeklinde veri analizi gerçekleştirmek için kullanılır. Projelerin her sürecinde kullanılabileceği gibi özellikle Kalite Yönetiminin Planlanması ve Kalitenin Yönetilmesi süreçlerinde kullanılması önerilir.

Proje Yöneticilerinin, proje yönetimi verilerinin analizi için kullanabilecekleri farklı matris şema tipleri bulunmaktadır;

L-şeklinde matris – İki konu arasındaki ilişkiyi gösterir.

T-şeklinde matris – Üç grup arasındaki ilişkiyi gösterir.

Y-şeklinde matris – Üç grup arasındaki ilişkiyi gösterir fakat dairesel bir gösterim ile anlamayı kolaylaştırmayı hedefler.

C-şeklinde matris – Üç grup arasındaki ilişkiyi 3D (3 boyutlu) göstermek için kullanılır.

Nancy R. Tague’nin The Quality Toolbox adlı kitabında farklı matris şemaları görselleri ile açıklanmaktadır. Görmek ve daha iyi anlamak için buraya tıklayınız.

Kalite Yönetiminin Planlanması sürecinde anahtar kalite ölçütlerinin tanımlanması için kullanılır.

Kalitenin Yönetilmesi sürecinde hedefler, problemler ve nedenler gibi faktörlerin bir arada değerlendirilmesini sağlar.

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Mantıksal Veri Modeli

Mantıksal Veri Modelleri, temel olarak şirket verilerinin teknolojiden bağımsız, iş dilinde görsel olarak sunulmasıdır. Temel hedefi iş kurallarının şirket verilerine nasıl uygulandığını göstermek, veri bütünlüğünü tanımlamak veya kalite ile ilgili problemlerin oluştuğu noktaları tespit etmektir. Projelerde Kalite Yönetimi Planlama sürecinde kullanılır. 

Örneğin şirketin satınalma kuralları ve proje tedariğini ele alalım. Satınalma sürecinde istenen veriler, proje tedariğinde dikkate alınır. Satınalma sürecine uygun ürün açıklaması, miktarı, fiyatı vb. kayıtların tutulması, sürece uygun ilerlenmesi gerekir. Proje tedariğini planlarken ve uygularken şirket yapısına uygun modelleme yapılmalıdır.

Örneğin projede bir veritabanı oluşturulacaksa, mevcut altyapı ve iş kuralları dikkate alınarak mimari belirlenmeli, veri kalitesine daha sonra odaklanılmalıdır.

Mantıksal Veri Modelleme sayesinde;

  • Şirket kuralları ile proje uyumu sağlanır,
  • Proje çıktıları ile şirket kuralları hizalanır,
  • Doğru karar verme sağlanır.

Bu konuda detaylı bilgi almak isteneler için güzel bir makale: Information systems design for project management – a data modeling approach

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Akış Grafikleri

Akış grafikleri, temel kalite araçlarından biri olarak belirli aktivitelerin bir mantık dahilinde grafiksel gösterimleridir.

Akış Grafikleri, projedeki karar noktalarını, paralel yolları, döngüleri ve sıralı ilişkileri gösterirler. Tahminlendirmede ve belirli bir sürecin kalite maliyetini (süreçteki iş akışına göre parasal etkiler) belirlemede yardımcı olurlar.

Proje Yöneticisi, en temel akış grafiğini planlama sürecinde hazırlar. Proje başlangıcından sonuna kadar aktiviteler birbirleri ile ilişkilendirilmiş şekilde görülebilir. Proje ekibinin, proje sürecini net görmesi sağlanır.

Proje Yönetiminde Akış Grafikleri, Kalite Yönetiminin Planlanması ve Yönetilmesi süreçlerinde önemli bir yer tutar;

  • Kalite Yönetiminin Planlanması sürecinde, bir sürecin uyum ve uyumsuzluk ile ilgili kalite maliyetinin anlaşılması ve tahmin edilmesi için kullanılır. Bir sürecin beklenen çıktıyı sağlaması için gerekli eforlar ve parasal değer, akış grafikleri ile görülebilir. Akış grafikleri süreç iyileştirme için kullanıldığında Süreç akışı ya da Süreç akış grafiği adını alır. Süreç akış grafiklerinde kalite kusurlarının nerede oluştuğu tanımlanabilir, kalite kontrol noktaları belirlenebilir. Akış grafikleri değer zincirinin gösteriminde (SIPOC – suppliers, inputs, process, outputs, and customers) kullanılabilir.
  • Kalitenin Yönetilmesi sürecinde ise kusurların oluştuğu naktaların tespit edilmesinde kullanılır.

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Yakınlık Şemaları

 

Proje Yönetiminde Yakınlık Şemaları (Affinity Diagram) fikirlerin gruplar halinde sınıflandırılıp gözden geçirilmesi ve analizi için kullanılır.

Projelerde gereksinimlerin toplanması sürecinde İş Kırılım Yapısını geliştirmek/iyileştirmek, kalitenin yönetilmesi sürecinde sorunların sebepleri gruplar halinde ele alınarak en çok odaklanılması gerekenler belirlenir.

Yakınlık Şemalarında benzer veya ilgili konular gruplar halinde ele alınır. Özellikle Beyin Fırtınası toplantılarında yaygın olarak kullanılır. Çok veri olan durumlarda verileri gruplamak üzerinde çalışılmasını kolaylaştırmaktadır. Elde az veri var ise tercih edilmez.

Yakınlık Şemaları, farklı fikirlerin ortak başlıklar altında ele alınmasıyla daha iyi anlaşılmasını ve karar verilmesini sağlar.

Yakınlık Şeması oluşturmak için;

  1. Beyin Fırtınası vb. yöntemle fikirleri, istekleri, sorunları bir havuzda toplanır.
  2. Bütün fikir, istek ve sorunların herkes tarafından görülebilmesini sağlanır.
  3. Belirli başlıklar altında fikir, istek ve sorunları gruplanır.
Paylaşın:

Proje Yönetiminde Kök Neden Analizi

Kök Neden Analizi (Root Cause Analysis), bir farklılığa, kusura ya da riske yol açan en temel nedeni belirlemeye yönelik bir analiz tekniğidir. Bir kök neden, birden fazla farklılığa, kusura ya da riske yol açabilir. (PMBOK® Guide)

Proje İşlerinin İzlenmesi ve Kontrolü sürecinde problemin ana sebeplerinin bulunması için kullanılır. Proje Yöneticisi Proje Yönetim Planına göre oluşan sapmaların sebebine odaklanarak hedefleri gerçekleştirmeye çalışır.

Kalitenin Yönetilmesi ve Kalitenin Kontrolü süreçlerinde problemin sebeleri bulunması ve önleyici faaliyetin geliştirilmesi için kullanılır. Problemden hareketle hangi tehditlerin (gecikme, bütçe aşımı vb.) gerçekleşebileceğine odaklanılır. Faydalardan yola çıkarak fırsatların bulunması aynı çerçevede ele alınabilir.

Paydaş Katılımının Sağlanması sürecinde paydaş katılımının sağlanması ile ilgili problemlerin nedenlerine odaklanılır, uygun strateji seçilerek katılımın sağlanmasına çalışılır.

Paydaş Katılımının İzlenmesi sürecinde paydaş katılımının istenen etkiyi yaratmamasının sebeplerine odaklanılır.

Kök Neden Analizi doğru yapıldığında Proje Yöneticisi problemi erken fark edebilir ve önüne geçebilir. Kök Neden Analizi sürekli gelişim sağlayan bir araç olarak sürekli kullanılabilir.

Kök Neden analizinde en sık kullanılan teknik Balık Kılçığı tekniğidir. Süreç aşağıdaki gibidir;

  1. Problemi tanımlayın
  2. Problem ile ilgili bilgi toplayın.
  3. “Neden” sorusunu sorarak problemin ortaya çıkmasına sebep olan faktörleri belirleyin.
  4. Hangi sebeplerin ortadan kaldırılması durumunda problemin ortadan kalkacağını belirleyin.
  5. Sebebi ortadan kaldırabilecek, kontrol edebileceğiniz uygun çözümleri tanımlayın.

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Süreç Analizi

Proje Yönetiminde Süreç Analizi, süreç iyileştirmelerine ilişkin fırsatların tanımlandığı Süreç İyileştirme Planının bir parçasıdır. Aynı zamanda problemlerin, kısıtların ve değer katmayan aktivitelerin ele alınmasını Proje Yönetim Planının ve alt Planlarının (Kapsam, Zaman, Maliyet vb.) geliştirilmesini içerir.

Her sürecin daha iyi ve verimli gerçekleştirilebilme olasılıkları ele alınır. Kalite denetiminin aksine teknik ve iş süreçler fark etmeksizin iyileştirme odaklıdır.

Projelere üç açıdan yaklaşmak gerekir;

  • Proje Yönetimi esnasında yaşanan problemler,
  • Proje içi aktiviteleri gerçekleştirirken yaşanan problemler
  • Verimli olmadığı düşünülen aktiviteler.

Projeler bir metodoloji çerçevesinde yönetiliyor olsa da Süreç Analizi yapılarak yaşanan problemlerin Kök Sebep Analizi gibi ek analizlerle ele alınması gerekir. Yaşanan problemlerin altındaki sebeplerin erken safhalarda fark edilmesi önleyici aksiyonların alınabilmesini sağlar.

Projeler, iyi tanımlanmamış ve anlaşılmamış süreçlerin yanlış uygulanması sebebiyle zarar görebilirler. Örneğin risk yönetimi süreçleri iyi değilse riskler öngörülemez, etkisi doğru analiz edilemez ve uygun yanıtlar üretilemez.

Her sürecin girdilerinin, gerçekleştirenlerin ve sorumluluklarının ve çıktılarının doğru şekilde tanımlanması, performansının takip edilmesi gerekir.

Paylaşın: