Kategori arşivi: Kapsam Yönetimi

Projede boğulmak istemiyorsanız

resized_HowProjectManagersAvoidStress1 – Planlara ve detaylara dalmadan önce hedefinizi ve kapsamınızı netleştirin. Kendinizi ikna edemediğiniz bir hedef ve kapsamı ne ekibinize ne de şirketinize kabul ettiremez, gereken desteği alamazsınız.

2 –  Detaylara dalmadan önceki son şey beraber çalışacağınız kişilerin kim olacağını belirlemelisiniz. Ehliyeti olmayan şoförlerle yola çıkmayın. Kişileri belirlerken projeye olan inançlarını ve ayırabilecekleri süreleri mutlaka dikkate alın.

3 – İlk adımınızı doğru atın. Başlangıç toplantısını doğru kişilerle doğru bir şekilde yapın. Eğer toplantıda projeyi satamaz ya da katılımcılarda güven duygusu yaratamazsanız problem var demektir.

4 – Uygulayabileceğiniz ve kontrol edebileceğiniz planlar yapın. Ne fazla detay ne de geçiştirme işinizi kolaylaştırmaz. Hem kritik aktiviteleri hem de kritik kaynakları belirleyin.

5- Planlama yaparken nerelerde problem yaşayabileceğinizi ve tıkanabileceğinizi kestirmeye çalışın, alternatiflerinizi düşünün. Uygulamada karşılacağınız her kötü sürpriz hem zamanınızı, bütçenizi hem de moralinizi olumsuz etkileyecektir.

6 – Mevcut engel ve sıkıntıları bir an önce gidermeye çalışın, zamana bırakmayın.

7 – Projeyi sürekli takip edin. Bunu yaparken çalışanları rahatsız etmemeye çalışın. Amacınız hata bulmak değil hata oluşmadan fark edip düzeltmektir. Projedeki ilerleyişi iyi analiz edip, gerçekleşmeleri tüm paydaşlarla paylaşın ve problemlerde ortak aklı kullanın.

8 – Tüm ekibe desteğinizi sunun. Onların yanında olduğunuzu gösterin. Ne hataların saklanması ne de görmezden gelinmesi hayatınızı kolaylaştırır. İşini başarıyla tamamlayanları tebrik edin.

 

Bilişim Projelerinde Dikkat Edilmesi Gereken 8 Önemli Nokta

  • Müşterinin ya da kullanıcının ne istediğini bildiğinizi varsaymayın
  • Kullanıcıları işin başında projeye dahil edin
  • Projenin kapsamını tanımlayın ve müşteri-kullanıcı ile hem fikir olun
  • Gereksinimlerin ölçülebilir ve gerçekçi olmalarını sağlayın
  • Şüpheki konuları netleştirin
  • Her şey yazılı olsun
  • Gereksinimlerden ne anladığınızı müşteri-kullanıcı ile paylaş ın(play-back)
  • Düzenli aralıklarla doğru yolda olduğunun teyidini alın

Projeyi kapsamında tutmak ve odaklanmak

Illustratrion-Scope-CreepProjeyi kapsamında tutmak ve odağınızı kaybetmemek için;

1-      Ekibinizle düzenli olarak toplanın ya da ekip üyelerini arayarak mevcut durumları hakkında bilgi alın

2-      Düzenli raporlama ile yönetim ve müşteriyi bilgilendirin

3-      Son duruma göre planlarınızı güncelleyin ya da olası değişikliğin planı nasıl etkileyeceğini önce gösterip onaylattığınızda güncelleyin

4-      Her problem ve riskin proje üzerinde olası etkilerini “gecikmeden” analiz edin, ekip ve yönetim işle paylaşarak, aksiyon alın

5-      Tüm paydaşlarınızla planlı olmayan görüşmeler yapmaktan çekinmeyin. İletişim her şeydir.

6-      Yönetimin projeniz ile ilgili problem vb. şeyleri önce sizden duymasına dikkat edin.

Proje Yönetiminde Kulağa Küpe – 3

tips_for_project_management41. 5 dakikadan az süren bir toplantı gereksiz olduğunu, 1 saaten fazla olanı iyi yönetilemediği ve katılımcıların çalışarak gelmediklerini gösterir.

42. Her proje yöneticisi bir sonraki projesinin hayalini kurar.

43. İlişkilerinde dikkatli ve samimi ol. Aynı insanlarla ne kadar sık karşılaşabileceğine şaşırırsın.

44. Hata kabul edilebilir ve geri döndürülebilir. Başarısızlığı geri döndürmek zordur. Her zaman B planınız olmalıdır.

45. Problemler birden ortaya çıkmaz. Ben geliyorum diye bağırdığında ya da fısıldadığında duymanız önemlidir.

46. Proje yöneticisi olmak için etnik, genetik veya siyasi bir ayrım yapılamaz. Ama ruhsuz, tembel ve dikkatsizden olmaz.

47. 6 kişiden fazla kişinin olduğu toplantılar bilgi transferinden ibarettir.

48. Dış kaynaklarla arkadaşça ilişki kurmak kabul edilebilir ama arkadaşınızın dış kaynak olması problem yaratabilir.

49. Haftalık raporu anlayan aylık, aylık raporu anlayan yıllık rapor istemez. İstiyorsa o da kendi üstlerine bir şeyler anlatmak istediğindendir.

50. Bir yöneticinin hangi düzeyde raporu anlayabildiği önemlidir. Ne işe yaramayacak fazla detay ne de yanlış karaları verecekleri kadar basit olmalıdır.

51. İşe yarayan çözümü tekrar deneyin ama körü körüne bağlanmayın.

52. Koşmak, düşünmenin yerine geçmez. Gülleri koklamak için biraz durmanız gerekir. Çalışırkende yaptıklarınızın ya da söylediklerinizin sonuçlarını düşünmek için birazda olsa durmak zorundasınız.

53. Patronda olsanız birilerinin problemlerini çözmeye başladığınızda onun için çalışıyorsunuz demektir.

54. Yeni yöneticinin derdi herkesin onların problemlerini çözmeye çalışması, eski yöneticilerin derdi ise kendi problemlerini kendilerinin çözmesinin beklenmesidir.

55. Yöneticilerinizi iyi tanıyın, bazıları şakadan hoşlanır ama bazıları şakalarından hoşlanılmasını bekler.

56. Her çalışanı izleyemezsiniz ama eğer izlerseniz neye bakacağınızı ve neler beklediğinizi bilmelerini sağlayabilirsiniz.

57. Bazıları iyimser doğar ve problemi geç fark ederler. Bazıları kötümser doğar problemler ile beslenirler.

58. Sizden bir şey istendiği an hep en kötü zamandır.

59. Denetleyicilerden ve kontrolörlerden bir şey saklayamzsınız. Onlar ünlerini yakalama üzerinden yapıyorlar.

60. Kafadan atmanın yanlışı olmaz.

61. Bir işi lzleyip hata olduğunda yardım etmeyenin ne olup bittiğinden haberi yok demektir.

62. Karşınızdakilerin bir şeyler bildiğini ya da siz istemeden bir şey yapacaklarını varsayarak işe başlamayın. Gördükçe ve yaşadıkça inanın.

63. Yönetimin ne yaptığını kesinlikle bildiğinizi düşünmeyin. Şüpheye düştüğünüzde sorup öğrenmeye çalışın. Şaşırtıcı cevaplar alabilirsiniz.

Proje Yönetiminde Kulağa Küpe – 2

tips_for_project_management21. Tüm başarılı yöneticiler yetenekli, tüm başarısız yöneticiler yeteneksiz değildir. Şans başarı ya da başarısızlıkta önemli bir rol oynamaya devam eder ve yetenekli ve çalışkan olanları tercih eder.

22. Her zaman yeni kaynak bulamayabilirsiniz, bu yüzden elinizdekilerin kapasitesini ve yeterliliklerini iyi öğrenin.

23. Proje yöneticisi tüm paydaşları neyin motive edeceğini bilmelidir.

24. Projede büyük resmi gören herkes daha iyi iş çıkarır.

25. Kendi biriminizin ve diğer birimlerin çalışanlarını tanımaya çalışın. Tüm birimler, diğer birimler ondan doğru şekilde destek isterlerse yardım etmekten mutluluk duyarlar.

26. Kullandığınız dış kaynakların size en iyi kaynaklarını vermelerini istiyorsanız ona göre davranmalısınız..

27. Dokümantasyon o anın bir resmidir ve sürekli güncellenmediğinde hızla eskir. Önemli olan beklenenin, düşünülenin ve gerçekleşenin kayda geçmesidir.

28. Müşterinizin kim olduğunu ve hedeflerini sürekli hatırlamalı ve gerekiyorsa güncelleme yapmalısınız.

29. Hata durumunda;

* Durumu zaman boyutunda ele alın;

* Bilebildiğiniz sebepleri masaya yatırın ve tekrarlamaması için önlem alın;

* Hemen olaya dalmayın, ne yapacağınıza düşünün, bir planınız olsun;

* Önyargılardan kaçının ve çok hızlı karar vermeyin. Yanlış bir hareket daha çok hataya yol açabilir;

* Nerede duracağınızı bilin.

30. Patronlar sizin yanlış olduğunu düşündüğünüz bir kararı vermek hakkına sahiptirler. Sizin uyarılarınıza rağmen dediklerinde ısrar ediyorlarsa, sonucun en iyisi olması için çalışmanızdan başka yol yoktur.

31. Politik kararlarda mantık aranmaz.

32. Başaramayacağınızdan ya da hata yapmaktan korkmayın, önemli olan size kimin yardım edeceğini biliyor olmanızdır.

33. Deneyim iyidir ama kontrol şarttır. Bir şeyin çalılşacağına inanmaktansa çalıştığını ispatlamak daha iyidir.

34. Herkesin bir şeyleri kendi yöntemi ile yapmalarının bir sebebi vardır. Herkes başarıyla bir işi yapmak ister ama beklentisini doğru koyamayabilir.

35. Patron işin nasıl yapılacağını bilmeyebilkir ama ne istediğini çok iyi bilmelidir. Ne istediğini bilmeyen patron dönme dolaptaki gibi döner durur.

36. Hala toplantılarda ciddi kararlar alındığını düşünenler var. Halbuki öğle yemeklerinde ya da birer bir görüşmelerde veriliyor kararlar.

37. Gözden geçirmeler size bir şey öğretmiyorsa boşuna yapıyorsunuz demektir. .

38. Yönetim yapılan işten anlamıyorsa raporların ve sunumların en basit şekliyle hazırlanması gerekir. Kafası karışan ya da anlamayan yönetim daha çok problem yaratır.

39. Bir şirkette kimin kim olduğunu bilmek çok önemlidir.

40. Bir projenin ne kadar riskli olup olmadığını anlamanın yolu her projenin başında  “nerde çokluk orda b.kluk” sözünü hatırlamaktan geçer.

Proje Yönetiminde Kulağa Küpe – 1

tips_for_project_management1. Bir sonraki aşamayı yapacak olanlar bir önceki aşamadan bi haber olduklarında değişiklik olasılığı artmaktadır.

2. Bir çok ekipman tasarlandığı gibi değil yapanın inisiyatifi ile gerçekleştirilmektedir.

3. Problemlerin kaynağı çoğunlukla insanlardır ancak nadiren itiraf ederler. Beraber çalıştığınız insanları iyi tanıyın ki zayıf noktaları görebilin.

4. Yöneticiler çoğu zaman çalışanların güç ve yetenekleri ile yükselirler.

5. Bir yönetici hem sistem mühendisliğini hem de finans yöneticiliğini yapıyorsa kendi üzerinde açık kalp ameliyatı yapan cerrah gibidir.

6. İşkoliklere ilgi gösterin – eğer yanlış yöne gidiyorlarsa kısa sürede oldukça fazla zarar verebilirler, eğer siz çok yüklerseniz bebek prematüre doğabilir ama sebebinin siz mi kendilerimi olduğu belirlenemeyebilir. Kendilerine yeterince vakit ayırmalarını normal zamanın 1,25 ya da en fazla 1,5 katı çalışmalarına müsaade edin.

7. Her proje şirket bütçesinden payını alır. Her proje gerekli olanı alırsa problem yaşanmaz.

8. Çalışanlar işleriyle ilgilenilmesini severler ama nasılına karışılmasını istemezler. Müşteri kendi istediğinde direttikçe daha hızlı ve fazla öder.

9. Elemanlarınızı ucuza vermeyin. Onlara sormadan çok katılımcılı bir toplantıda atadığınız görevle ilgili karar alırken iki kere düşünün.  Bir işi alıp diğerine verirken işi devredenin sorumluluğunu atlamayın.

10. Proje ekibinin kalitesi problem çözüm becerinizi gösterir.

11. Projeniz ile ilgili karar vericileri bilmeniz ve tanımanız çok önemlidir. Bu karar vericiler ile formal ya da informal iletişim kanallarını kullanarak sürekli iletişim halinde olabilmeniz gerekir.

12. Üstünüzün siz savunmasına ve destek vermesine değecek eforu harcamanız gerektiğini unutmayın.

13. Proje Yöneticisi projesi ile ilgili tüm paydaşlar ile en az bir kez görüşmelidir.

14. Kendinizin verebileceği bir kararı üstlerinizden istemeyin.

15. Yanlış kararlar erkenden verilmişse kurtulma yolu bulunabilir ama doğru kararların geç verilmesi kurtarmaz.

16. Özür getireceğinize yapılacakları düşünerek gelin.

17. Başka projelerdekileri ve yaşananları hor görmeyin. Kendinizi aynı pozisyonda bulabilirsiniz.

18. Egonuz ne kadar yüksekse hatalarınızı kabullenmekte o kadar zorlanırsınız. Böyle bir durumda projelerde yapacağınız hataların devam etmesi ve ekibinde sizin hata yapacağınızı düşünmesi kaçınılmaz olur.

19. Projelerde her zaman hataların olabileceği en başından kabul edilmelidir.

20. Eğer bir çalışanınız bakıyor ama görmüyor, sormuyor ama biliyor, düşünmüyor ama karar veriyorsa kurtulmanın yollarını arayın.

Proje Yönetimi İpuçları – Projeyi Tanımlamak

Project-ScopeProjenin mutlaka yazılı bir tanımı olmalı ve paydaşlarla paylaşılmalıdır. Bu doküman sizden ne istendiğini ve sizin ne anladığınızı gösteren en önemli belgedir

Proje tanımının dışına çıkmamaya çalışın. Gözden geçirmelerinizi tanımınız ile karşılaştırın.

Kapsamınızın içinde olan ve olmayanları çok iyi ayırmış olmanız gerekiyor. Kapsamınızda olmayan şeylerle vakit kaybetmemelisiniz.

Projenizde kimin ne rolü olacağını net bir şekilde belirlemeniz ve yazılı olarak paylaşmanız gerekiyor.

Projede kimin ne sorumluluğu olacağını da belirlemelisiniz. Böylece işlerin ortada kalması ya da “senin işin, benim işim” kavgasını engellemiş olursunuz.

Projenizde yer alan ve atanan kişilerin doğru kişiler olması için çabalamalısınız. Gereken yetenek ve tecrübe düzeyindeki kişileri projenize dahil etmeniz gerekir.

Proje Yöneticisi iseniz yalnız kalmamaya, Proje Sponsoru iseniz Projenin Yöneticisini yalnız bırakmamaya çalışın.

Projenizden olumlu ya da olumsuz etkilenebilecek tüm paydaşları belirlemeli ona gore davranmalısınız. Projenizin paydaşlarının projenin farklı safhalarında değişebileceğini unutmayın.

Projeyi ayakta tutan ve ilerlemesini sağlayan unsurları sürekli gözlemleyin ve onlara odaklanın. Her şey aynı anda başarılamaz ama projeyi ayakta tutan unsurlar desteklenirse projenin başarısı daha garantidir.

Proje başlangıç toplantısına sponsor, proje yöneticisi, kilit paydaşlar ve ekibin gerekli üyeleri katılmalıdır. Başlangıç toplantısına ilgili kişileri çağırırken riskler üzerine düşünmelerini istemeniz faydalı olacaktır.

Projeyi tanımlarken projenin onaylanmasını sağlayan varsa iş planı vb. çalışmaları dikkate almayı unutmayın.

Proje Yönetimini Kolaylaştırın – 2

Projelerle geçirdiğiniz süre arttıkça onlara bakış açınızda değişir. Yani giderek daha basit ve yalın olarak görmeye başlarsınız. “Gerektiği kadar” tanımlama, planlama, kontrol vb. konusunda uzmanlaşır, size uygun proje yönetimi metodolojisini belirlersiniz.

Program, görevler, kilometretaşları

Projenizi tanımladıktan sonra bir zaman çizelgesi(program) hazırlarsınız. Bu plana kilometretaşlarını yerleştirirsiniz. Benim önerim öncelikle ana aşamaları ve bunlara bağlı kilometretaşlarını yerleştirmeniz ve sonrasında görevler bazında yapılacak işleri tanımlamanızdır. Böylelikle herkesin kendine has iş yapışına karışmamış olursunuz. Ekip üyelerini sadece ana aşama kilometretaşlarından sorumlu tutarsanız işlerin geri kalan detayındaki kilometretaşlarını kendilerinin oluşturmasına fırsat vermiş olursunuz.

Okumaya devam et

Problem ve çözüm üretme:Metrobüs projesi

Ulaşım sorunu malum. Belediyeler çözüm üretme peşinde. Metrobüs’te İstanbul’un yoğun trafiği için getirilmiş çözümlerden birisi. Projenin faydaları bir yana ders çıkarılacak bir çok noktası var ki Yılmaz Özdil’in 19 Eylül 2007 tarihli yazısından hareketle aşağıdakileri sizle paylaşmak istiyorum;

Önce çift katlı otobüsler alınıyor fakat bu otobüsler Londra’da soldan gittiği duraklar solda ve bu yüzden kapıları da solda. Bizim duraklar sağda olduğu için soldaki kapıları iptal edip sağa alıyorlar.

Çift katlılar yetmeyip metroda olmayınca Metrobüs diye bir şey getirmeye karar veriyorlar. Güzergah olarak E5 tercih ediliyor ve yolun sağı solu daraltılarak ortasına yol yapıyorlar. Durakları da, yolun ortasındaki yolun ortasına yapıyorlar. Fakat metrobüslerin kapısı sağ tarafta olduğu için, yolun ortasına koydukları duraklar da metrobüslerin solunda kaldığı için metrobüsleri yolun solundan götürmeye başlalıyorlar.

Metrobüslerin üzerindeki durak levhalarını sökmeyi unutuyorlar. Bu yüzden otobüsün üzerinde yazan güzergah ile gittiği yer farklı. Eindhoven otobüsüne binersen Cevizlibağ’a, Utrech otobüsüne binersen Topkapı’ya gidiyorsun.

Diğer yandan şoförler Hollandalı olduğu için binen yolcular bir şey sorduklarında (Topkapı’dan geçer mi? Mecidiyeköy’de durur mu? vb.) yanıt alamıyorlar.

Metrobüsler yolun sonuna geldiklerinde dönemiyorlar çünkü U dönüşü için yer yapılmamış. Metrobüs yolun sonuna geldiğinde görevliler E5’e fırlıyor, el kol işaretleriyle trafiği kesiyor, metrobüsleri yoldan öbür yola çıkarıp, yeniden öbür yola döndürüyor. Trafik de felç oluyor bu arada. Bulunan çare ise traji komik: Trafik yoğunluğuna çözüm olarak getirdikleri metrobüsler, trafiğin yoğun olduğu saatlerde seferden çekiliyor… Trafiğin rahat olduğu saatlerde, sefere konuyor!

Çıkarılacak ders çok, tekrarlanmaması için yapılacak şey daha çok.



Projeyi detaylandırmaktan anladığımız

Bir projede aşağıdaki gibi cümleler kurulmaya başlanmışsa işiniz zor demektir;

İşe başlamadan bir gün önce : “Evet şimdi anladım ne istediğini”
İşe başladıktan 2 gün sonra “Benden öncekiler yanlış yapmışlar. Ne yapmamı istersiniz?”
“Bana ne kadar süreceğini sormayın söyleyemem. Sadece bittiğinde haber verebilirim.”
“Böyle bir şey istendiğinden haberim yok.” Ör. dokümantasyon

Projeler detaylandırıldıklarında yani iş ayrışım yapılarının oluşturulmasında dikkat edilecek en önemli şey okunacak ve anlaşılacak düzeyde hazırlanmasıdır. Okunmayan ve ondan da fazlası anlaşılmayan iş ayrışım yapıları yukarıdaki gibi diyalogların yaşanması sonucunda Proje Yöneticisinin “aman bir şey atlanmasın” kaygısıyla detaylandırdığı çalışmalardır. Bu durumda çalışanlar iş ayrışım yapısını sadece “yapılacak işler” listesi olarak görürler ya da proje ekibi ne kendilerinden sonra gelen işe ne de kendilerinden önceki işe dikkat ederler. Sadece verilen işi yapayım gerisi beni ilgilendirmez diye düşünürler. Kendi işinin sorumluluğuna odaklananlar projenin başarısını sahiplenmiyorlar demektir.

Kötü çalışanlar kendilerine verilen ve iyi tanımlanmayan işlere “aşık” olurlar çünkü ne yaparlarsa yapsınlar “mazeretleri” hazır olur. İşini seven ve severek yapanlar iyi tanımlanmayan işlerden mutsuz olurlar, sadece kendi işlerine odaklanmazlar, kendilerinden önceki ve sonraki işleri de hesaba katarlar.