Kategori arşivi: Organizasyon

Proje Yöneticisi Mesaisini Nasıl Yönetmeli?

Çoğu proje yöneticisi, bir yandan çalıştığı departmanda sorumlu olduğu işleri yapar bir yandan da projesini yönetmeye çalışır. Mevcut sorumluluklarının çokluğu veya yoğunluğu projeye ayırabileceği kaliteli zamanı doğrudan etkiler.

Önerilerim aşağıdaki gibidir;

  • Sürprizler (problemler, ek talepler vb.) hiç bitmez. İş düzeninizi gözden geçirin, öğleden önce ve sonrası sürprizleri için bir boşluk bırakmaya çalışın.
  • Önemli ve zor işleri öğleden sonraya ertelemeyin, öğlene kadar tamamlayın.
  • Günün sonunda değerlendirme yapın ve sonraki günün yapılacaklarını belirleyin.
  • Proje planınıza bakarak ileriki dönemlerde projenin ne kadar vaktinize ihtiyaç duyacağını çıkarmaya çalışın, yönetim ile uygunluğunuzu ayarlayın.
  • Teorik kapasitenize göre planlama yapmayın. Deneyimlerinize dayanarak gerçekçi taahhütlerde bulunun.
  • Proje Yönetimi sorumluluklarınızı (planlama, kontrol, raporlama vb.) listeleyin. Ne kadar vaktinizi alacağını hesaplayın. Rutin gerçekleştireceğiniz proje sorumluluklarınızı planlayın.
  • Proje planınızda mutlaka proje yönetimi aktiviteleri olsun. Neye, ne kadar efor harcayacağınızı ve vakit alacağını planınızda gösterin.
  • Sorumluluklarınızı önceliklendirerek listeleyin. Önceliklendirmede şirkete katacağı değeri, zaman hassasiyetini ve aciliyeti, başarıyla tamamlamanın sizin için anlamını, yapılmazsa sonuçlarının ne olacağını dikkate alın. Çok acil olması önemli olduğu anlamına gelmeyebilir.
  • Departman sorumluluklarınızla proje işlerinizi gün, hafta veya aya dengeli bir şekilde dağıtın. İşlerin delegasyonunun veya transferinin mümkün olup olmadığını belirleyin. Delegasyon veya transferi anlamlı zaman katkısı olduğu noktalarda tercih edin.
  • Yönetime departman ve proje öncelikleri konusunda danışın, yönetim ile hizalanın.
  • Projeye ayırdığınız zamanı kaybetme durumuna karşı beklenmedik durum eylem planınızı hazırlayın.
  • Sorumluluklarınızı yerine getirmenize engel ek taleplere nasıl hayır diyebileceğinizi değerlendirin.
  • Günlük rutininizde olmaması gerektiğini düşündüğünüz sorumlulukları yöneticiniz ile konuşun.

Kendi ritminizi bozduğunuzda faydadan çok zarar ortaya çıkacağını, problemlerin ve hataların artacağınızı, ilişkilerinizin ve iletişiminizin zarar göreceğini unutmayın.

Paylaşın:

Proje Yöneticisi Aynı Anda Kaç Proje Yönetebilir?

Hemen hemen her eğitimde “Bir proje yöneticisi aynı anda kaç proje yönetebilir?” sorusuyla karşılaşıyorum. Bir kişinin aynı anda kaç proje yönetebileceği, yönetmesi gereken ekibin büyüklüğüne, projenin karmaşıklığına ve proje iş akışlarının sürekliliğine bağlıdır.

Aynı anda bir kişi tek iş yapabilir diye düşünebiliriz. Ancak şirketlerde aynı anda bir çok proje yürütülmeye çalışılır ve proje yöneticisi birden fazla proje ile uğraşabilir.

Proje Yöneticisinin projeyi kontrol edebilmesi için belirli bir düzeyde ilgi göstermesi gerekir. Aksi takdirde problemler yaşanmaya başlar. Birden fazla projede çok sayıda ekip üyesi ve problem ile uğraşılmak zorunda kalınır.

Proje Yöneticisinin mesaisi saat olarak değil yüzde olarak düşünülmelidir. Yani 8 saat mesai yapacak bir proje yöneticisi için, hiç proje yönetmeyecekse %100 uygunluk söz konusudur. Her proje için bu yüzdesinden bir pay vermelidir.

Örneğin bir proje olduğunu kabul edelim, proje yöneticisi vaktinin %50’sini ayırsın. Proje Yöneticisi ayırdığı %50 eforunu proje ekip üyelerine ve yapılacak işlere bölmelidir. Ör. %40’ı  ekip üyeleri ile iletişim, %5 raporlama, %5 izleme, kontrol, problem çözme vb.

Birden fazla proje ile uğraşacak proje yöneticisinin delegasyon yetkisi ve becerisi, yönetmesi beklenen proje sayısını etkiler.

Daha basit ve küçük projeler daha az ilgi isterken büyük ve karmaşık projeler daha çok ilgi isterler. Büyük ve karmaşık projelerde problemlerin olumsuz yansımaları daha büyük olur. Proje Yöneticisinin az sayıda büyük proje, çok sayıda küçük proje yönetebileceği söylenebilir. Bir sayı vermek mümkün değildir.

Proje Yöneticisi, birbiri ile bağlantılı olan projelerde ortak kaynak kullanımı, bilgi ve deneyimin kullanılması amacıyla görevlendirilebilir. Birbirinden çok farklı projelerin tek kişi tarafından yönetilmesi zordur.

Proje Yöneticisine birden fazla proje verildiğinde zaman zaman birine odaklanması gerekebilir. Bu durum karmaşıklığı az ve esnekliğe sahip projelerde problem yaratmayabilir. Esnekliği olmayan ve karmaşık projeler aynı anda tek bir Proje Yöneticisine verilmemelidir.

Paylaşın:

Kurumu Proje Yönetimine İkna Etmek

“Hem projeyi gerçekleştireceğim, hem de proje yönetimi mi yapacağım?” sık duyduğum sorulardan biridir. Projelerde zaman ve bütçe baskısı olduğunda planlama, dokümantasyon vb. konuların zaman kaybettirdiği düşünülüyor. Yönetim de umursamayıp yeter ki işi bitirin, planlama ile vakit kaybetmeyin, çalışın diyerek kendi derdine düşüyor. Aynı yönetim bir süre sonra neden problemler yaşandığını, gecikildiğini, bütçelerin aşıldığını sorgulamaya başlıyor. Halbuki Proje Yönetimi, yapabilenler için ne fazla mesai ne de fazla iş yükü anlamına gelir.

Küçük projeleri az planlama ve dokümantasyon, sistemik bir yaklaşım olmadan yönetmek mümkün olabilir ama büyük projeler hem karmaşık hem de yüksek bütçeli projeler olduğu için bu tip yaklaşımlar ciddi problemlere yol açar.

Proje Yönetimine şirketin her seviyesinde direnç gösterenler çıkar. Direnç gösterenler her zaman olacak ama yapılabilecekler de yok değil;

  • Proje Yönetiminin uygulanması için finansal argümanları kullanarak güçlü sponsor desteği yaratabilirsiniz. Proje yönetimi yaparak daha düşük maliyetlerin gerçekleştirilebileceğini ispatlayamıyor olsanızda daha kontrollü bir ortamın yönetimi kolaylaştıracağı kesindir. Farklı senaryolar altında olası maliyet ve bütçe sapmalarının ne olabileceğini gösterin.
  • Beklenen performansın planlanma ve kontrol ile izlenebileceğini gösterin.
  • Değişikliklerin kontrol altına alınmadığında ne tip problemlere yol açabileceğini, zincirleme etkilerini gösterin.
  • Proje Yönetiminin bir maliyet değil yatırım olarak görülmesini sağlayın. Proje Yönetimine harcanan efor ve paranın hangi oranda kayıpları azaltabileceğini gösterin.
  • Projeyi disiplinli bir şekilde yönetmenin getireceği faydaları açıklayın, deneyimlerinizden örnekler verin.
  • Benzer firmaların proje yönetimi yaklaşımı ile kazanımlarını araştırın ve paylaşın.
  • Proje Yönetimi ile yaklaşımlarınızda en fazla kazanımı elde edebileceğiniz alanlara yönelin. Projelerde en sık yaşanan ve önemli sıkıntı yaratan konulara odaklanın. Fark yaratmaya başladığınızda destek bulmaya başlayacaksınız.
  • Ekibin direnci ya da isteksizliğini gidermek için benzer bir yaklaşım sergilemek gerekir. Ekibin en çok sıkıntı duyduğu konulara odaklanmalısınız. Örneğin bir çok ekip üyesi deneyimsizliğin etkisiyle planlama için fazla zaman harcamak zorunda kalır. Hem harcadığı zamanı problem eder hem de planlamayı keyifli ve üretken bulmaz. Halbuki ekip üyesi yapacağı planlarsa önünü net görebilir, öncelikleri konusunda şüphelerini giderebilir. Gelecekte yaşayacağı problemleri ortadan kaldırmak veya hafifletmek için yapması gerektiğini anlamasını sağlayın.
  • Sadece şansa güvenerek, umut ederek ve dualarla başarılamayacağını açıklayın.
  • Projelere yavaş başlayıp giderek hızlanmak daha doğrudur. Proje ekibine yol gösterin, proje yönetimi konusunda eğitin. Proje ekibinin işbirliği ve koordinasyonunu geliştirin. Yaşanan durumları ve problemleri proje yönetimi açısından ele alın.
  • Proje ekibinin farklı bakış açılarını dinleyin ve dikkate alın. Proje Yönetimi sabit kuralların uygulanması değildir. Sürekli geliştirilebilir ve iyileştirilebilir esnek süreçler ile gerçekleştirilmesi gerekir. Önemli olan kavramlara sahip çıkmaktır. Örneğin zaman önemlidir, zaman planlamasının nasıl yapılacağını ekip ile proje özelinde ele alın.
  • Proje üzerinde baskı kuranlarla baskı kurdukları konuda birlikte çalışın. Yönetim agresif bir bitiş tarihi verdiyse zaman planına odaklanın ve yönetimi işe katın.
Paylaşın:

Proje Ekip Performansı Nasıl Yönetilmeli?

Proje yönetmek, insan yönetmektir. Proje ekibini yönetmek sadece moralleri yüksek tutup herkesin işini tamamlamasını sağlamaktan ibaret değildir. Ekibin bir bütün olarak çalışması, doğru işleri, doğru yapmasını sağlamaktır. Proje ekibi bir zincirdir ve en zayıf halkası kadar güçlüdür.

Her proje yöneticisi, proje ekip üyelerinin en yüksek performansla çalışmasını ister. Tarihler tutmalı, bütçe aşılmamalı, prosedürlere uymalı ve şirket kültürüne uygun davranılmalıdır. İyi ekip üyeleri bireysel başarıya değil proje başarısına kendilerini adamalıdırlar.

Düşük performanslılar projeye tam olarak adapte olmaz, gereken zamanı ve eforu ayırmazlar. Bu ekip üyeleri için yapılması gerekenler;

  • Projedeki performansını ölçümleyecek ölçütleri geliştirmek ve izlemek
  • Geri besleme yapmak ve geri beslemelerini dinlemek
  • Ekip üyesinin beklentilerini ve sizin ondan beklentilerinizi, hedeflerini sık gözden geçirmek
  • Performansı yükseltebilecek farklı işbirliği, yöntem vb. geliştirmek

“Yüksek” performanslılar, projeye kendilerini adamış olanlardır. Zamanında veya erken iş bitirmeler, bütçeyi tutturma vb. beklentileri karşılayan bir tablo çizerler. “Aşırı” performanslılar ise bir süre sonra bireyselleşir, egoları ön plana çıkmaya başlar, şov yapmaya başlarlar. Aşırı performanslılar için yapılması gerekenler aşağıdaki gibidir;

  • Aşırı performanslıları, düşük performanslılar gibi proje için problem olarak görmeniz gerekir. Ekip birbirine yakın düzeyde iş gerçekleştirdiğinde başarılıdır. Birisinin herkesten fazla iş yapması problemlere yol açacaktır.
  • Aşırı performanslılarla yüzleşmeniz gerekir. Diğer ekip üyeleri ve genel proje performansına olumsuz yansımaları paylaşın. Aşırı performanslılar birlikte çalıştıkları ekip üyelerini rakip görebilir, takım oyunundan uzaklaşabilirler.
  • İşlerini yeniden düzenleyin. Ekip çalışmasına, prosedürlere ve şirket kültürüne uygun bir şekilde projedeki görev desenini yeniden belirleyin.
  • Aşırı performanslıların güçlü taraflarını ekibi ve ekip çalışmasını geliştirmek için kullanın. Ekipten daha hızlı ilerleyebiliyorsa, kazandıkları zamanı ekibe destek olması için değerlendirin.

Son olarak düşük veya aşırı performanslılarla hangi noktada ipleri koparabileceğinizi bilmeniz gerekir. Elinizden geleni yapmalısınız. Eğer bir gelişme sağlanamıyorsa proje ve ekip için doğru kararları almak zorunda olduğunuzu unutmayın.

Paylaşın:

İlk Projesini Yöneteceklere

Bugüne kadar karşılaştığım Proje Yöneticilerini çoğu “kazara” proje yöneticisi olmuşlardı. Yani belirli bir departmana belirli bir iş tanımıyla alınmışlar, bir proje ortaya çıktığında yöneticilerinin atamasıyla kendilerini proje yöneticisi olarak bulmuş kişilerdi.

Eğer size sürpriz bir proje yöneticiliği sorumluluğu verilirse öncelikle şirket içinde yol gösterecek ve ihtiyacınız olduğunda yardım edecek kişileri belirleyerek başlayın. Bir ekibi yönetmek ve deneyimlerinizi faydaya çevirmek için nasıl bir yaklaşımda bulunmanız gerektiğini belirleyin. Unutmayın yöneteceğiniz ekibin bilgi ve deneyim seviyesi, şirket kültürü ve ortam çok önemlidir.

Muhtemelen o güne kadar sadece kendi uzmanlığınızda işler ile uğraştınız, projelere destek verdiniz. Proje Yönetimi kendi uzmanlığınızı göstermekten çok diğerlerini koordine etmeye dayanır. Sorumluluklarınızın ve alışkanlıklarınızın size yarar yerine zarar getirebileceğini unutmayın.

Ekibin güvenini kazanmak, onları tanıyarak yaklaşımlarını öğrenmek, delegasyon ve işbirliğinin ayrılmaz bir parçasıdır. Bu konuda harcayacağınız zamanı yatırım olarak düşünün.

Bazıları köpekten korkarlar, köpekler karşılarındakilerin korkularını hissedince tehdit olarak algılar, rahatsız olurlar. Proje Yöneticiliğinde korkunuzu belli etmemeniz güven sağlamanız için önemlidir. Sizi zayıf gösterecek kararsızlık, tereddüt, sorumluluk almama, mazeret bulma, suçlama vb. davranışlardan kaçının.

Sizin nasıl çalıştığınızı gören, bilen yöneticiler ve paydaşlardan destek alabilirsiniz. Yaptıklarınızı abartmayın, başarmaya odaklanın.

Uzman olduğunuz konu proje için önemli olabilir. İyi bildikleriniz ve deneyimlerinizle, güçlü taraflarınızla liderlik yapın.

Projenin erken safhalarındaki (gereksinimlerin tanımlanması, planlama vb.) kazanımlar sonraki süreçlerde ekibin size desteklemesini sağlayacaktır.

Deneyimli bir prje yöneticisinden kurum kültürü ve kaynaklar ile en başarılı yaklaşımın ne olması gerektiğini öğrenmeye çalışın. Şirketinizde proje yönetimi eğitimleri alınıyorsa kaçırmayın. Proje Yönetimi ile ilgili temel bilgiler için videolar izleyin, kitap okumaya çalışın. Projenizin konusu ile ilgili proje yönetimi makaleleri, örnek projeler bulmaya çalışın. Proje yönetmeye başlayanlar öncelikle başlangıç ve planlama ile ilgili ne yapacaklarını listelemelidirler.

Diğer işleriniz devam ederken projeyi yönetmeniz gerekiyorsa ne kadar vaktinizi ayırmanız gerektiğini belirlemeye çalışmalısınız. Her işi kendiniz yapamazsınız. Kendi uzmanlığınızdaki işleri yapabilirsiniz ama diğer proje işlerini delege edebilmeniz gerekir.

Paylaşın:

Acil Bitmesi Gereken Karmaşık Projeler İçin Öneriler

Teknik ve organizasyonel açıdan karmaşık projelere aceleyle başlayıp bir an önce bitirilmesi istendiğinde problemler yaşanmaya başlar. Kafadan atma bitiş tarihleri ciddi baskı oluşturur. Problemler, proje üzerindeki kontrolün kaybedilmesine yol açar.

Proje teknik açıdan karmaşıksa iyi planlama, organizasyonel bir karmaşıklık söz konusuysa güçlü sponsor ve etkin iletişim önem kazanır.

Yapılması gerekenler;

  • Sponsor ve paydaşlarla yapılması şart olan işlerin, başarı ve başarısızlık tanımlarının netleştirilmesi gerekir. Proje teslimatlarının faydalarının net olarak ortaya konmalı, yazılı hale getirilmelidir. Böylelikle kaynaklar ve bütçe güvence altına alınır.  
  • Problemlerin eskalasyon ve çözümlenmelerine ilişkin yöntem belirlenmeli, yönetim zamanında destek vermeyi garantilemeli, Proje Yöneticisine gerekli yetkiler tanımlanmalıdır.
  • Proje Yöneticisi, proje süresince sponsor ve kilit paydaşlarla sık sık bir araya gelerek projeye ilişkin iyi ve kötü haberleri paylaşmalıdır.
  • Küçük problemler kördüğüm olmadan çözülmeli, proje üzerinde baskı yaratmasına engel olunmalıdır.
  • Projenin kaynak sürekliliği sağlanmalıdır. Kaynakların katılımı izlenmeli, önceliklerinin değişmesi vb. durumlara sponsorun desteği alınarak anında müdahale edilmelidir.
  • Proje ekibinin, performansını etkileyen faktörler (çalışma ortamı vb.) ile ilgili problemler giderilmelidir.
  • Proje planları ilerleyiş esnasında “gelecekteki işler” dikkate alınarak güncellenmeli, projenin raydan çıkması engellenmelidir.
  • Proje ekibinin proje gereksinimlerini net olarak anlaması, yapılan planların gereksinimleri karşılaması sağlanmalıdır.
  • Projenin tamamı net olarak planlanamayabilir. Yakın dönem (önümüzdeki 15 gün, 1 ay vb.) detaylı olarak planlanmalı, gelişmelere göre planlar güncellenmelidir.
  • Paydaşların planları onaylamaları ve temel çizgilere uygun organize olmaları sağlanmalı, kontrol edilmelidir.
  • İletişim, problem, karar, satınalma, değişiklik vb. süreçler projenin gerektirdiği hıza uygun, basit ve etkin olmalıdır.  
  • Agresif planlar, izleme ve kontrolde disiplin gerektirir. Plandan sapmaların erken fark edilebilmesi şarttır.
  • Problemlerin ekiple birlikte ele alınması, ekip içinde çözülebilecekken yönetime aktarılmaması gerekir.
  • İletişimler net, durum raporları kolay anlaşılır olmalıdır. Önemli kilometre taşlarına vurgu yapılmalı, proje başarısını doğrudan etkileyecek içeriğe sahip olmalıdır.

Paylaşın:

Proje Yönetimine Uygun Kişilik Tipleri

Bir projeye uygun kişilik tipi projenin tipine, büyüklüğüne ve ekibin deneyim seviyesine bağlı olarak değişir.

Projeler ekip çalışmasına dayanır. Bu sebeple Proje Yöneticilerinin dışa dönük olmaları gerekir. İçe dönük proje yöneticileri işleri yapmaktan sorumlu olan ekip üyeleri ile gerektiği kadar iletişim kurmadıkları için kontrolü kaybedebilirler. Proje Yöneticileri zaman zaman problemlere sezgileriyle yaklaşsalar dahi doğru karar vermek için diğer paydaşlarla bilgi isteme veya bilgiyi netleştirmek için sık iletişim kurmak zorundadırlar.  

En önemli kişilik özelliklerinden biri kişilerin işlere yaklaşımıdır. Proje Yönetimi planla ve yap prensibine dayanır. Kervanı yolda dizmek yerine planlı davranış sergileyenlerin daha uygun olduklarını söyleyebiliriz.

Proje Yöneticileri projenin gerektirdiği kadar teknik bilgiye sahip olmalıdırlar. Bazı projelerde proje yöneticisinin teknik bilgisi değil iletişim ve koordinasyon becerisine gereksinim duyulabilir. Küçük projelerde teknik bilgi ön plana çıkarken büyük projelerde liderlik önemli hale gelir. Bunun anlamı proje ekibini motive edebilen, doğru delegasyon yapan ve detaylara yeterince hakim olmasıdır.  

İyi proje yöneticileri doğru detaylara odaklanır, koordinasyon sağlayan, projenin ve ekibinin önündeki engelleri kaldırırken yoldan çıkmamasını sağlayabilenlerdir.

Proje Yönetimi “mükemmellik” yerine “yeterince iyiyi” arar. Önemli olan hedeflenen faydayı, iş değerini sağlamaktır. Kapsam, zaman ve maliyet arasındaki etkileşimleri iyi anlayıp yönetmektir.

Proje Yöneticilerinin iyimser olması önemlidir. Güven duyulan kişiler arasından seçilmelidir. Proje ciddi problemler yaşıyor olsa bile dürüst iletişimden vazgeçmeyecek biri olmalıdır.

Zaman zaman paydaşlarla yaşanacak olumsuzlukları, düzeltebilmek ve rayına oturtabilmek gerekir. Bu stratejik düşünen proje yöneticisinin yapabileceği bir şeydir.

İyi proje yöneticileri her zaman bir çözüm olduğunu varsayıp, pozitif bir yaklaşımla problemlerin üzerine giderler.

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Arabuluculuk

Proje Yöneticisi, proje paydaşları arasında ortak çözülmesi gereken konularda arabuluculuk yapmak zorundadır. Arabuluculuk, problem çözme ve müzakere tekniklerinin iyi bilinmesini gerektirir.

Proje Yöneticileri ekiplerine karşı yönetimden, yönetime karşı ekiplerinden sorumludurlar. Projelerde işler kötü gittiğinde hem yönetim hem de proje ekibi Proje Yöneticisinin yeni yollar bulmasını, yaklaşım veya yöntemleri ile tarafların uzlaşacağı yeni bakış açılarını ortaya çıkarmasını beklerler.

Proje Yöneticileri çoğunlukla konunun uzmanlarını bir araya getirerek veya yüz yüze görüşmeler yaparak çözüme gitmeye çalışırlar. Konunun uzmanı olunması problem çözme konusunda beceriyi beraberinde getirmeyebilir. Bu noktada Proje Yöneticilerine çok iş düşer;

  • Problem ile ilgili doğru kişinin belirlenmesi ve takviminin uygunluğu vereceği desteği doğrudan etkiler. Proje Yöneticisi doğru alternatifleri bulabilmek için ilgili paydaşın kaliteli zamanına ihtiyaç duyar. Doğru kişiyi doğru zamanı ayıracak şekilde ikna etmesi önemlidir.
  • Proje Yöneticileri problem çözme tekniklerini çok iyi bilmeli ve problemlere doğru teknikle yaklaşmaları gerektiğini unutmamalıdırlar. Problem Çözme ile ilgili diğer yazılarım için buraya tıklayınız.
  • Proje Yöneticisi, problem çözmeye istekli kişileri bulmak zorundadır. Bu kişiler genellikle işinin rutinin sıkılmış farklı heyecanlar arayan çalışanlardır. Proje Yöneticilerinin kurum içindeki yetkinlikleri bilmesi ve doğru kişilerle iyi iletişim içinde olması önemlidir.
  • Problemle ilgisi olmayan kişiler şaşırtıcı çözümler üretebilirler. Onlara problemin kendi dillerinde anlatılması ve “Sen böyle bir durum olsan ne yapardın?” şeklinde yaklaşılması olumlu sonuçlar verebilir. Ör. Büyük bir veri transferi ile ilgili problem lojistik tarafının büyük montanlı transferleri ile ilişkilendirerek çözüm bulmak olasıdır.

Paylaşın:

İstenmeyen Proje Ekip Üyeleri

Proje Yöneticileri bazen yetersiz, düşük performanslı veya “torpilli” olan kaynaklar ile idare etmek zorunda kalırlar. Birlikte çalışmak istemezler ama başka şansları yoktur.

Bazı proje ekip üyeleri tutum ve davranışlarıyla projenin ilerleyişini olumsuz etkileyebilirler. Proje Yöneticisi bu durumlarda ekip üyesini değiştirmek ya da projeden uzaklaştırmak ister. Ne var ki proje ekip üyelerinin daha üst bir yönetici tarafından kayırılması veya torpilli olması sebebiyle bunu gerçekleştiremezler.

Öte yandan bazı proje ekip üyeleri torpilli oldukları için istemedikleri bir duruma düştüklerinde kin gütme ve yönetime ispiyonlama potansiyeline sahiptirler.

Proje Yöneticileri açısından problem, düşündüklerinden daha büyüktür. Problem aslında çatıştıkları veya ekipte istemedikleri kişi değil onu koruyan ve kollayandır. Ekip üyesini kollayan kişi ne kadar üst düzeyse tehlike o kadar büyüktür. Böyle durumlarda yönetime hükmetmeye ve karşı çıkmaya çalışmak Proje Yöneticisinin kaybetmesine yol açar.

Proje Yöneticisi mantıklı alternatifleri düşünmeli, aceleyle davranmamalıdır. Duruma uygun davranış ve uygulama değişikliklerini değerlendirmelidir.

Proje Yöneticilerinin şirket içi iletişimlerini artırmaları ve stratejik ortaklıklar kurmaları önemlidir. Bu tip bir durumda kendi müttefiklerini devreye sokmayı düşünebilirler. Böyle bir yaklaşımda çok dikkatli ve hassas davranılması, daha büyük problemlerin çıkıp çıkmayacağının iyice değerlendirilmesi gerekir.

Proje Yöneticileri, değiştiremedikleri proje ekip üyelerini, önemli görevlerden izole edecek şekilde projeyi yeniden yapılandırmayı düşünebilirler. Yeniden yapılandırmanın faydalarını çok iyi tanımlamaları ve tüm unsurları bir arada düşünmeleri gerekir. Bir yanlışı düzelteyim derken daha çok probleme yol açılmamalıdır.

Bazen istenmeyen proje ekip üyesini projeden uzaklaştıracak görevlendirme yapılabilir. Ekipten uzaklaştırmak, diğer ekip üyeleri üzerindeki olumsuz etkileri en aza indirecektir.

İstenmeyen ekip üyesi ile birebir ilgilenmek, koç ya da danışman ile çalışmasını sağlamak düşünülebilir. Böylelikle kontrol altında tutulabilir.

Toplantı düzeninizi ve katılımcılarınızı gözden geçirip, istenmeyen ekip üyesini toplantılardan uzak tutabilirsiniz.

Paylaşın:

Projelerde Problemlere Yaklaşım

Projeler dinamiktir. Zaman geçtikçe Proje Yöneticisini sıkıntıya sokacak gelişmeler ortaya çıkabilir. Proje Yöneticisi politik davranmak, zor kararlar almak zorunda kalabilir.

Problemi Netleştirin – Öncelikle problemin ne olduğu konusunu netleştirmeniz gerekir. Eğer problem net olarak tanımlayabiliyorsanız ne yapmaya başlayacağınızı, nasıl devam edeceğinizi ve nasıl sonlandıracağınızı kestirme şansınız var demektir.

Sizin probleminiz mi? – Aceleyle davranırsanız kendinizi sizi ilgilendirmeyen bir problemi çözmeye çalışırken bulabilirsiniz.

Beklersem ne olur? – Bazı problemler doğaları gereği ortaya çıktıktan sonra kendiliklerinden çözülürler. Öte yandan yaşanan problemin beklentileriniz doğrultusunda bir zarar verip vermeyeceği konusunu iyi düşünün.

Kimin problemi? – Problemin asıl sahibini bulun. Problemler doğu kişi tarafından sahiplenilmezse daha çok soruna yol açabilirler. Sizi ilgilendirmeyen problemler konusunda işgüzarlık yapmayın. Problemi çözene destek olmakla çözmeye çalışmayı birbirine karıştırmayın.

Doğru problem çözmek – Doğru problemi çözmüyorsanız çözüm bulmanın bir anlamı yoktur. Bazen problemin tamamı değil bir kısmı sizin sorumluluğunuzda olabilir.

Problemi parçalara ayırmak – Bazen probleme uzaktan ve dikkatli baktığınızda parçalar halinde görebilirsiniz. Parça parça çözüm üretmek mantıklı olduğunda bir sıraya koyun.

Yardım İstemek – Yardım istemek zayıflık ya da bilgisizlik göstergesi değildir. Destek istemeden problem çözmeye çalışmak daha kötü sonuçlar doğurabilir. Bağımsız davranmak kontrolü sizde hissettirebilir ama olmayabilir. Problemi tüm sahipleri birlikte ele almalıdırlar. Kapasiteniz kadar performans gösterebileceğinizi unutmayın ve destek isteyin.

Nasıl bir destek yardımcı olur?– Deneyiminiz ve bilginizle çözemediğiniz problem zordur. Başka bakış açılarına, deneyim ve bilgi sahiplerinin desteğini isteyin.

Yüzleşmek – Başka çalışanların hareketlerinden kaynaklanan problemlerde, karşımızdakileri değiştirmeye çalışırız. Bu durum ilişkilere zarar verebilir. Bu durumda karşınızdakine yaşadığınız problem anlatabilir ya da ne istediğinizi söyleyebilirsiniz.

Ne biliyorum? – Deneyimlerinizi ve bilgilerinizi stres altında etkin bir şekilde kullanamayabilirsiniz. Sakinleşin ve kendinize zaman tanıyın.

Paylaşın: