Proje yönetiminde sponsorların rolü, projenin başarısı için kritik öneme sahiptir. Sponsorlar, proje için gerekli kaynakları sağlar, üst yönetimle iletişimi kolaylaştırır ve projenin stratejik hedeflerle uyumlu olmasını garanti eder. Sponsorların projeye olan bağlılığı ve yetkinlikleri, projenin başarısını doğrudan etkiler. Sponsorlar, dört ana tipte sınıflandırılabilir:
1. Etkili Sponsor
Etkili sponsor, projeye tamamen bağlıdır ve aşağıdaki özelliklere sahiptir:
- Projeye tam olarak bağlıdır.
- Gerekli kişilik özelliklerine sahiptir.
- Organizasyon içinde yeterince yüksek bir seviyede yer alır.
- Sponsorun rol ve sorumluluklarını tamamen anlar.
Etkili bir proje sponsorunun değerini, projenin organizasyon için değerinin ve sponsorun başarılı bir projede oynadığı rolün ürünü olarak tanımlayabiliriz. Başarılı bir proje için kritik olan sponsorun etkinliğidir. Gerçekten etkili sponsorlar bulmak zordur. Desteklenmeli, proje yöneticisi ve proje ekibi tarafından takdir edilmelidir.
Etkili sponsor, kuruluşta uygun kıdeme sahip olacak, proje yöneticisiyle yakın çalışacak, ona akıl hocalığı yapacak, proje yönetiminin temellerini anlayacak, proje için destek ve kaynaklar konusunda pazarlık yapacak ve gerçeklere dayalı kararlar alabilecektir. Projelerin büyüklüğüne ve karmaşıklığına bağlı olarak, etkili proje sponsoru birden fazla projeye sponsor olabilir. Çoğu kuruluşta sponsorun başka sorumlulukları da olacaktır. Etkili sponsor, zamanını uygun şekilde yönetebilecek ve gerektiğinde yardım alabilecektir.
Etkili bir sponsorun, proje yönetim ekibi tarafından karşılanması gereken bazı temel gereksinimleri vardır. Proje sürecine dahil olma ihtiyacı duyarlar, sürekli zamanında bilgi akışına ihtiyaç duyarlar, proje yöneticisine güvenebilmelidirler (ve tam tersi!), proje taahhütlerini yönetmede yardıma ihtiyaç duyarlar ve paydaşlarla toplantılara hazırlanmada yardıma ihtiyaç duyarlar.
Etkili bir sponsor, devam etmek için gerçek bir gerekçe olmadığında, yani amaçlanan iş hedefleri artık elde edilemez olduğunda projeyi durdurabilir. Bir projeyi yürütürken, devam etmek için artık bir gerekçe kalmadığında durdurmak başarısızlık anlamına gelmez aksine, sponsorun ve proje yönetim ekibinin karakter gücünü ve keskin iş anlayışını gösterir.
Bu tür sponsorlarla çalışırken minnettar olunmalı ve tam destek sağlanmalıdır.
2. Etkisiz Sponsor
Etkisiz sponsor, projeye yeterince bağlı olmayan ve aşağıdaki özelliklere sahip bir kişidir:
- Projeye tam olarak bağlı değildir.
- Gerekli kişilik özelliklerine sahip değildir.
- Organizasyon içinde uygun bir seviyede yer almaz.
- Sponsorun rol ve sorumluluklarını anlamaz.
Etkisiz sponsorlar, süre ve maliyet aşımı şeklinde başarısız bir projenin olasılığını büyük ölçüde artırır ve organizasyonun stratejik hedeflerine ulaşmasını zorlaştırırlar. Etkisiz sponsorlar, çeşitli nedenlerden dolayı başarısız olabilirler:
- Proje sponsorunun gerçek rolünün belirsizliği
- Sponsorun yetersiz eğitim veya deneyimi
- Sponsorun karar alma konusunda isteksiz veya yetersiz olması
- Sponsorun organizasyonda etkili olabilmesi için çok düşük bir seviyede olması
- Diğer yönetim yükümlülükleri nedeniyle çok meşgul olması
- Sponsorun sorumluluklardan kaçınmak için bilerek zaman harcaması
- Sponsorun kişisel meselelerle meşgul olması
- Sponsorun rolünü üstlenmek konusunda isteksiz olması
Bu tür sponsorlarla karşılaşıldığında, sorunların etrafından dolaşmanın bir yolunu bulmak gereklidir. Sponsorluğun “neden” ve “nasıl” konusunda yeterince eğitim almamış ve öğrenmeye istekli her sponsor eğitilebilir. Eğitim, resmi kursları veya deneyimli sponsorlar tarafından iş başında eğitimi içerebilir. Çok deneyimli proje yöneticileri, deneyimsiz sponsora liderlik edebilir ve yardımcı olabilir.
3. Eksik Sponsor
Eksik sponsor, henüz proje için uygun bir sponsor bulunamaması durumudur:
- Proje için uygun bir sponsor henüz belirlenmemiştir.
- Potansiyel uygun sponsorlar başka projelerle meşguldür.
- Mevcut sponsor başka sorumluluklara kaymıştır.
- Üst yönetim sponsor atamayı gerekli görmemektedir.
Eksik sponsorlar, proje sorumluluklarını yerine getirmek için müsait değildir. Bu, proje sahibi proje yönetim ekibine ek bir yük getirir. Proje yönetim ekibinin birkaç üyesi, proje sponsoru olarak hareket edebilir. Sponsor pozisyonunun uzun süre boş kalması beklendiğinde, sponsor sorumlulukları farklı yöneticiler arasında bölünebilir. Alternatif olarak, proje ekibindeki yöneticiler, belirli bir süre için proje sponsoru vekili pozisyonuna dönüşebilir.
4. İsteksiz Sponsor
İsteksiz sponsor, projeye hiç bağlı olmayan bir kişidir:
- Projeyi kariyeri için sınırlayıcı bir felaket olarak değerlendirir.
- Projenin ömrü boyunca bağlı kalmak istemez.
- Projenin mevcut sorumluluklarını azaltacağını öngörür.
- Proje onların tercih ettiği seçenek değildir.
- Projenin başarısızlıkla sonuçlanacağına dair kehanetlerini gerçekleştirmek ister.
İsteksiz sponsorlar, ilerlemeyi engelleme çabalarında açıkça veya pasif-agresif olabilirler. İsteksiz sponsorlar proje başarısı üzerinde çok olumsuz etkilere sahip olabilir ve proje yönetim ekiplerini demoralize edebilirler. İsteksiz sponsorlar, proje ekibi üyelerine toksik bir ortam yaratarak projeden ayrılmalarına yol açabilirler.
İsteksiz bir sponsorla uğraşırken dikkate alınabilecek yaklaşımlar şunlardır:
- Profesyonel olun: İsteksiz bir sponsora kişisel saldırılarda bulunmayın. Suçlamayın, çözümler arayın veya önerin.
- İsteksiz sponsoru bilgilendirin: Proje toplantıları öncesinde, zor kararlar gerektiren konuları isteksiz sponsorla görüşün.
- Kapsamlı bir şekilde belgelendirin: Proje yönetimi gereklerini eksiksiz ve zamanında yerine getirin.
- Destek bulun: Üst düzey destekçilerden projenin değerini vurgulamalarını isteyin.
- Gayriresmi katılım: İsteksiz sponsorun saygı duyduğu kıdemli bir yöneticiyle projeyi görüşmesini sağlayın.
- Otomatik ateşleme: İsteksiz sponsorların eylemleriyle kendilerini yok etmelerine izin verin.
Proje sponsorlarının projeye olan etkisi, projenin başarısını doğrudan etkiler. Doğru sponsoru seçmek ve onların projeye tam olarak bağlı olmasını sağlamak kritik öneme sahiptir. Proje yöneticileri, sponsorların rollerini ve sorumluluklarını anlamalarını ve projeye tam destek vermelerini sağlamak için gerekli adımları atmalıdır.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
