Kategori arşivi: Tedarik Yönetimi

Proje Yönetimi ve İş Süreçleri Yeniden Yapılandırma (Business Process Reengineering)

İş Süreçleri Yeniden Yapılandırma, süreçlerin yeniden tasarlanarak verimlilik, süre ve kalitede iyileştirme sağlanmasıdır. Mevcut süreçleri iyileştirerek elde edilen değerin artırılması hedeflenir. Süreçleri yeniden yapılandırma kurum genelinde bakıldığında azaltma ve basitleştirme, daha fazla teknoloji kullanımı anlamına gelir. Zaman ve maliyet kazancı sağlayacak, projeleri doğrudan etkileyen ve etkin olmayan tüm süreçler, problem yaratan ya da motivasyon kaybına yol açan süreçler ele alınabilir.

Proje, Program, Portföy Yöneticisi veya Proje Ofisi İş Süreçlerini Yeniden Yapılandırmak istiyorsa;

  • Müşteri ve şirket genelinde ihtiyaçlara tekrar odaklanmalıdırlar.
  • Mevcut süreçleri masaya yatırmalıdırlar.
  • Süreçleri sayısallaştırmalı, iyileştirilebilecek alanları belirlemelidirler.
  • En fazla gelişim ya da fayda sağlayacak süreç unsurları belirlenmelidir.
  • İlgili sürecin sorumluları ile görüşülmeli ve görüşleri alınmalıdır.
  • Süreç değişikliğinin tüm olası olumlu ya da olumsuz yansımaları değerlendirilmelidir.
  • Süreç baştan sona, tüm girdi-çıktıları ve sorumluları ile birlikte düşünülmelidir.
  • Süreç değişikliği gerekiyorsa proje olarak ele alınmalı, planlanmalı ve hayata geçirilmelidir.

Nerede kullanılabilir?

  • Proje Başlangıç, Planlama, Yürütme, İzleme ve Kontrol, Kapanış,
  • Projenin Kapsam, Zaman, Maliyet, Kalite, İnsan Kaynakları, İletişim, Risk, Tedarik ve Paydaşlara yönelik,
  • Proje Seçimi ve Önceliklendirme,
  • Sponsor, Proje Yönetici ve Proje Ekibi Seçimi ve Performans Değerlendirme,
  • Karar Destek ve Raporlama,
  • Değişiklik ve Problem Yönetimi süreçlerinin iyileştirilmesinde kullanılabilir.

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı hakkında bilgi almak için tıklayınız.

Proje Yönetimi ve Kıyaslama (Benchmarking)

Ürün, süreç veya hizmette yapılacak kıyaslamalarla performansın artırılmasıdır. Organizasyonlar rakiplerini ya da iyi uygulamaları kendi ürün, süreç veya hizmetleri ile kıyaslarlar. Amaç performansı artırmak veya artırıcı faktörleri fark etmektir. Kıyaslamanın kopyalama ile sonuçlanmaması gerekir. Mevcut ürün, süreç veya hizmetlerin inovatif ve farklı bakış açılarıyla geliştirilmesi esastır.

Proje yöneticisi kıyaslama yapmak istiyorsa;

  • Düşük performanslı süreç veya teknikleri belirlemelidir.
  • Performans beklentilerini belirlemelidir.
  • Bu performansı sergileyen iç veya dış kaynakları araştırmalıdır.
  • Belirlediği kaynaklardan performans verisi veya deneyim paylaşımı elde etmeye çalışmalıdır.
  • Verileri analiz etmeli ve fırsatları tanımlamalıdır.
  • Yapılması gerekenleri öneri haline getirmeli ve yönetimin onayına sunmalıdır.
  • Onay sonrası yapılması gerekenleri bir proje yönetim planı dahilinde ele almalı ve sonuçlandırmalıdır.

Nerede kullanılabilir?

  • Proje seçim yöntemlerini geliştirmede,
  • Planlama yöntem, teknik ve araçlarını geliştirmede,
  • Kapsam, zaman, kalite ve maliyet performanslarını artırmada,
  • Ekip performansını artırmada,
  • Tedarik performansını artırmada,
  • İletişim etkinliğini artırmada,
  • Motivasyon, ödüllendirme ve cezalandırma konusunda,
  • Dokümantasyon ve Proje Yönetimi Bilgi Sistemeleri (yazılım vb.) konusunda,
  • Risklerin belirlenmesi, analizi ve yanıt planlamasında
  • Kontrol, izleme ve raporlama tekniklerini geliştirmede kullanılabilir.

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı hakkında bilgi almak için tıklayınız.

Proje Yönetiminde Uzman Görüşü

CBI sector expert accelerate iStock_000019938140XSmallProje Yönetimi süreçlerinde ihtiyaç duyulan girdileri değerlendirmek için zaman zaman uzman görüşüne başvurulur. Bu tür bir değerlendirme ve uzmanlık süreç boyunca herhangi bir teknik veya yönetsel ayrıntıya uygulanabilir. Bu tür bir uzmanlık özel bilgi veya eğitime sahip herhangi bir grup ya da birey tarafından yani çok farklı kaynaklardan sağlanabilir. Örneğin:

  • Örgüt içindeki farklı birimler
  • Danışmanlar
  • Paydaşlar (müşteri ve hamiler de dahil)
  • Mesleki ve teknik dernekler
  • Sanayi odaları

PMBOK® 5

4.1.2.1 Expert Judgment

Expert judgment is often used to assess the inputs used to develop the project charter. Expert judgment is applied to all technical and management details during this process. Such expertise is provided by any group or individual with specialized knowledge or training and is available from many sources, including:

  • Other units within the organization,
  • Consultants,
  • Stakeholders, including customers or sponsors,
  • Professional and technical associations,
  • Industry groups,
  • Subject matter experts (SME), and
  • Project management office (PMO).

Projeler neden başarısız oluyor?

Missing the Target1-      Paydaş beklentilerinin örtüşmemesi, çatışması

2-      Paydaşlar arasındaki letişimsizlik

3-      Yanlı(ş) Proje Yöneticisi

4-      Proje ekibine doğru kişilerin seçilmemesi ve atanmaması

5-      Proje yöneticisinin bir metodoloji ve sisiteminin olmaması

6-      Proje hedeflerinin anlaşılmaması

7-      Müşteriye verilen hesapsız ve yanlış taahütler

8-      Proje başarı ve kontrol kriterlerinin belirlenmemiş olması

9-      Proje planının iyi hazırlanmaması, yönetime onaylatılmaması

10-   Proje süre tahminlerinin gerçekçi yapılmaması

11-   Planların ekip ile paylaşılmaması

12-   Bilgi eksiliği ve eksikliğin geç fark edilmesi

13-   İsteklerin tam olarak anlaşılmamış olması ve/veya gerçekçi olmaması

14-   Projenin tasarımına emin olunmadan aksiyona geçilmesi

15-   Gerekli araş ve teknolojilerin doğru belirlenmemesi

16-   Proje izleme mekanizmasının kurulmamış olması

17-   Dokümantasyon tutulmaması

18-   Aşam geçişlerini yeterince veya hiç kontrol edilmemesi

19-   Ekibin motivasyonu olmaması ve projeyi sahiplenmemesi

20-   Proje Yöneticisinin durumu düzenli kontrol etmemesi, olası problemleri fark etmemesi

 

Proje Yönetiminde Kulağa Küpe – 3

tips_for_project_management41. 5 dakikadan az süren bir toplantı gereksiz olduğunu, 1 saaten fazla olanı iyi yönetilemediği ve katılımcıların çalışarak gelmediklerini gösterir.

42. Her proje yöneticisi bir sonraki projesinin hayalini kurar.

43. İlişkilerinde dikkatli ve samimi ol. Aynı insanlarla ne kadar sık karşılaşabileceğine şaşırırsın.

44. Hata kabul edilebilir ve geri döndürülebilir. Başarısızlığı geri döndürmek zordur. Her zaman B planınız olmalıdır.

45. Problemler birden ortaya çıkmaz. Ben geliyorum diye bağırdığında ya da fısıldadığında duymanız önemlidir.

46. Proje yöneticisi olmak için etnik, genetik veya siyasi bir ayrım yapılamaz. Ama ruhsuz, tembel ve dikkatsizden olmaz.

47. 6 kişiden fazla kişinin olduğu toplantılar bilgi transferinden ibarettir.

48. Dış kaynaklarla arkadaşça ilişki kurmak kabul edilebilir ama arkadaşınızın dış kaynak olması problem yaratabilir.

49. Haftalık raporu anlayan aylık, aylık raporu anlayan yıllık rapor istemez. İstiyorsa o da kendi üstlerine bir şeyler anlatmak istediğindendir.

50. Bir yöneticinin hangi düzeyde raporu anlayabildiği önemlidir. Ne işe yaramayacak fazla detay ne de yanlış karaları verecekleri kadar basit olmalıdır.

51. İşe yarayan çözümü tekrar deneyin ama körü körüne bağlanmayın.

52. Koşmak, düşünmenin yerine geçmez. Gülleri koklamak için biraz durmanız gerekir. Çalışırkende yaptıklarınızın ya da söylediklerinizin sonuçlarını düşünmek için birazda olsa durmak zorundasınız.

53. Patronda olsanız birilerinin problemlerini çözmeye başladığınızda onun için çalışıyorsunuz demektir.

54. Yeni yöneticinin derdi herkesin onların problemlerini çözmeye çalışması, eski yöneticilerin derdi ise kendi problemlerini kendilerinin çözmesinin beklenmesidir.

55. Yöneticilerinizi iyi tanıyın, bazıları şakadan hoşlanır ama bazıları şakalarından hoşlanılmasını bekler.

56. Her çalışanı izleyemezsiniz ama eğer izlerseniz neye bakacağınızı ve neler beklediğinizi bilmelerini sağlayabilirsiniz.

57. Bazıları iyimser doğar ve problemi geç fark ederler. Bazıları kötümser doğar problemler ile beslenirler.

58. Sizden bir şey istendiği an hep en kötü zamandır.

59. Denetleyicilerden ve kontrolörlerden bir şey saklayamzsınız. Onlar ünlerini yakalama üzerinden yapıyorlar.

60. Kafadan atmanın yanlışı olmaz.

61. Bir işi lzleyip hata olduğunda yardım etmeyenin ne olup bittiğinden haberi yok demektir.

62. Karşınızdakilerin bir şeyler bildiğini ya da siz istemeden bir şey yapacaklarını varsayarak işe başlamayın. Gördükçe ve yaşadıkça inanın.

63. Yönetimin ne yaptığını kesinlikle bildiğinizi düşünmeyin. Şüpheye düştüğünüzde sorup öğrenmeye çalışın. Şaşırtıcı cevaplar alabilirsiniz.

Proje Yönetiminde Kulağa Küpe – 2

tips_for_project_management21. Tüm başarılı yöneticiler yetenekli, tüm başarısız yöneticiler yeteneksiz değildir. Şans başarı ya da başarısızlıkta önemli bir rol oynamaya devam eder ve yetenekli ve çalışkan olanları tercih eder.

22. Her zaman yeni kaynak bulamayabilirsiniz, bu yüzden elinizdekilerin kapasitesini ve yeterliliklerini iyi öğrenin.

23. Proje yöneticisi tüm paydaşları neyin motive edeceğini bilmelidir.

24. Projede büyük resmi gören herkes daha iyi iş çıkarır.

25. Kendi biriminizin ve diğer birimlerin çalışanlarını tanımaya çalışın. Tüm birimler, diğer birimler ondan doğru şekilde destek isterlerse yardım etmekten mutluluk duyarlar.

26. Kullandığınız dış kaynakların size en iyi kaynaklarını vermelerini istiyorsanız ona göre davranmalısınız..

27. Dokümantasyon o anın bir resmidir ve sürekli güncellenmediğinde hızla eskir. Önemli olan beklenenin, düşünülenin ve gerçekleşenin kayda geçmesidir.

28. Müşterinizin kim olduğunu ve hedeflerini sürekli hatırlamalı ve gerekiyorsa güncelleme yapmalısınız.

29. Hata durumunda;

* Durumu zaman boyutunda ele alın;

* Bilebildiğiniz sebepleri masaya yatırın ve tekrarlamaması için önlem alın;

* Hemen olaya dalmayın, ne yapacağınıza düşünün, bir planınız olsun;

* Önyargılardan kaçının ve çok hızlı karar vermeyin. Yanlış bir hareket daha çok hataya yol açabilir;

* Nerede duracağınızı bilin.

30. Patronlar sizin yanlış olduğunu düşündüğünüz bir kararı vermek hakkına sahiptirler. Sizin uyarılarınıza rağmen dediklerinde ısrar ediyorlarsa, sonucun en iyisi olması için çalışmanızdan başka yol yoktur.

31. Politik kararlarda mantık aranmaz.

32. Başaramayacağınızdan ya da hata yapmaktan korkmayın, önemli olan size kimin yardım edeceğini biliyor olmanızdır.

33. Deneyim iyidir ama kontrol şarttır. Bir şeyin çalılşacağına inanmaktansa çalıştığını ispatlamak daha iyidir.

34. Herkesin bir şeyleri kendi yöntemi ile yapmalarının bir sebebi vardır. Herkes başarıyla bir işi yapmak ister ama beklentisini doğru koyamayabilir.

35. Patron işin nasıl yapılacağını bilmeyebilkir ama ne istediğini çok iyi bilmelidir. Ne istediğini bilmeyen patron dönme dolaptaki gibi döner durur.

36. Hala toplantılarda ciddi kararlar alındığını düşünenler var. Halbuki öğle yemeklerinde ya da birer bir görüşmelerde veriliyor kararlar.

37. Gözden geçirmeler size bir şey öğretmiyorsa boşuna yapıyorsunuz demektir. .

38. Yönetim yapılan işten anlamıyorsa raporların ve sunumların en basit şekliyle hazırlanması gerekir. Kafası karışan ya da anlamayan yönetim daha çok problem yaratır.

39. Bir şirkette kimin kim olduğunu bilmek çok önemlidir.

40. Bir projenin ne kadar riskli olup olmadığını anlamanın yolu her projenin başında  “nerde çokluk orda b.kluk” sözünü hatırlamaktan geçer.

Proje Yönetiminde Kulağa Küpe – 1

tips_for_project_management1. Bir sonraki aşamayı yapacak olanlar bir önceki aşamadan bi haber olduklarında değişiklik olasılığı artmaktadır.

2. Bir çok ekipman tasarlandığı gibi değil yapanın inisiyatifi ile gerçekleştirilmektedir.

3. Problemlerin kaynağı çoğunlukla insanlardır ancak nadiren itiraf ederler. Beraber çalıştığınız insanları iyi tanıyın ki zayıf noktaları görebilin.

4. Yöneticiler çoğu zaman çalışanların güç ve yetenekleri ile yükselirler.

5. Bir yönetici hem sistem mühendisliğini hem de finans yöneticiliğini yapıyorsa kendi üzerinde açık kalp ameliyatı yapan cerrah gibidir.

6. İşkoliklere ilgi gösterin – eğer yanlış yöne gidiyorlarsa kısa sürede oldukça fazla zarar verebilirler, eğer siz çok yüklerseniz bebek prematüre doğabilir ama sebebinin siz mi kendilerimi olduğu belirlenemeyebilir. Kendilerine yeterince vakit ayırmalarını normal zamanın 1,25 ya da en fazla 1,5 katı çalışmalarına müsaade edin.

7. Her proje şirket bütçesinden payını alır. Her proje gerekli olanı alırsa problem yaşanmaz.

8. Çalışanlar işleriyle ilgilenilmesini severler ama nasılına karışılmasını istemezler. Müşteri kendi istediğinde direttikçe daha hızlı ve fazla öder.

9. Elemanlarınızı ucuza vermeyin. Onlara sormadan çok katılımcılı bir toplantıda atadığınız görevle ilgili karar alırken iki kere düşünün.  Bir işi alıp diğerine verirken işi devredenin sorumluluğunu atlamayın.

10. Proje ekibinin kalitesi problem çözüm becerinizi gösterir.

11. Projeniz ile ilgili karar vericileri bilmeniz ve tanımanız çok önemlidir. Bu karar vericiler ile formal ya da informal iletişim kanallarını kullanarak sürekli iletişim halinde olabilmeniz gerekir.

12. Üstünüzün siz savunmasına ve destek vermesine değecek eforu harcamanız gerektiğini unutmayın.

13. Proje Yöneticisi projesi ile ilgili tüm paydaşlar ile en az bir kez görüşmelidir.

14. Kendinizin verebileceği bir kararı üstlerinizden istemeyin.

15. Yanlış kararlar erkenden verilmişse kurtulma yolu bulunabilir ama doğru kararların geç verilmesi kurtarmaz.

16. Özür getireceğinize yapılacakları düşünerek gelin.

17. Başka projelerdekileri ve yaşananları hor görmeyin. Kendinizi aynı pozisyonda bulabilirsiniz.

18. Egonuz ne kadar yüksekse hatalarınızı kabullenmekte o kadar zorlanırsınız. Böyle bir durumda projelerde yapacağınız hataların devam etmesi ve ekibinde sizin hata yapacağınızı düşünmesi kaçınılmaz olur.

19. Projelerde her zaman hataların olabileceği en başından kabul edilmelidir.

20. Eğer bir çalışanınız bakıyor ama görmüyor, sormuyor ama biliyor, düşünmüyor ama karar veriyorsa kurtulmanın yollarını arayın.