Projelerde gerçekleşen harcamaların etkin bir şekilde raporlanması, proje yöneticilerinin kritik görevlerinden biridir. Bu süreç, projenin mali durumunu izlemek, bütçe ile ilgili kararlar almak ve proje ilerleyişini doğru bir şekilde değerlendirmek için hayati önem taşır.
Proje Maliyet Kategorileri
Proje maliyetleri genellikle iki ana kategoriye ayrılır:
- Görevin İçeriğine Bağlı Maliyetler: Malzeme gibi görevin tamamlanması için gerekli olan maliyetler.
- Görevin Gerektirdiği Süreye Dayalı Maliyetler: Proje teslimi ile ilgili tüm maliyetler (proje yöneticisinin maaşı dahil), yüklenicilerin ve teslimat personelinin zamana dayalı maliyetleri, kiralanan tesis ve ekipmanlar.
Her görevin maliyet temelini anlamak, değerlendirme sürecinde ve her görev için doğru kararlar vermede bize yardımcı olur. Bazı görevler hem içerik hem de zamanla ilgili maliyetler içerebilir ve bu maliyetleri doğru bir şekilde raporlamak, proje yönetiminin başarısı için kritik öneme sahiptir.
Verilerin Ayrıntı Düzeyi
Projeyi görev bazında yönetmek, her görevin harcadığı zaman ve maliyetleri detaylı bir şekilde tanımlamayı gerektirir. Bu, özellikle yüzlerce görevin bulunduğu projelerde muhasebe sistemleri için zorluk yaratabilir. Ayrıca, personelin her göreve ilişkin zaman ve harcamalarını kaydetmesi de zorlu bir süreçtir. Zaman çizelgesi kültürü olmayan bir organizasyonda, bu detayda zaman kaydı yapmak oldukça zahmetlidir. Öte yandan, zaman çizelgesi kültürü olan organizasyonlarda, üst düzey yöneticilerin projeye harcadıkları zamanı dikkatli bir şekilde yönetmek gerekir.
Zamanlama
Harcamaların zamanında raporlanması, proje yönetimi açısından kritik öneme sahiptir. Muhasebe sistemleri genellikle bölüm yöneticilerine yönelik bilgi sağlama amacıyla çalışır ve bu sistemlerin finans ekibinin ihtiyaç duyduğu ayarlamaları yapması zaman alabilir. Bir görevin izlenmesi sırasında iki hafta geç bilgi vermek, sorunun erken fark edilip çözülmesini engelleyebilir ve aşırı harcama krizlerine yol açabilir.
Tamlık
Harcamaların tam olarak raporlanması, muhasebe sistemlerinin gecikmelerinden etkilenebilir. Örneğin, bir tedarikçinin teslimat yaptığı ayın sonunda fatura kesmesi ve bu faturanın ödemesinin birkaç ay sonra yapılması, harcamaların muhasebe sistemine geç yansımasına neden olabilir. Bu da, proje maliyetlerinin tam olarak ve zamanında raporlanmasını zorlaştırır.
Gelecekteki Ödeme Taahhütleri
Tamamlanan faaliyetler için gelecekteki ödeme taahhütlerinin raporlanması da önemlidir. Ev sahibi kuruluşun muhasebe sistemlerinin taahhüt muhasebesini yönetebilmesi, verilen ancak faturalandırılmayan siparişlerin ve alınan ancak ödenmeyen mal ve hizmetlerin raporlanmasını içerir. Ayrıca, personel zamanı, fazla mesai ve diğer harcamaların da doğru bir şekilde muhasebeleştirilmesi gerekir.
Güncel Harcama Bilgileri
Doğru raporlama yapabilmek için harcama bilgilerinin güncel olması gerekir. İşletme sponsoruna haftalık raporlar sunuyorsak, finans bilgilerinin de haftalık olarak mevcut olması gerekir. Muhasebe sistemlerinden gelen bilgilerin daha az sıklıkta alınması durumunda, ara pozisyonları tahmin etmek zorunda kalabiliriz ve bu bilgilerin eksiksiz olmasını sağlamak için ek çaba harcamalıyız.
Sonuç olarak, proje harcamalarının etkin ve doğru bir şekilde raporlanması, proje yöneticilerinin projeyi başarılı bir şekilde yönetmeleri için temel bir gerekliliktir. Bu süreçte, verilerin ayrıntı düzeyi, zamanlılık, tamlık, gelecekteki ödeme taahhütleri ve güncel harcama bilgileri gibi unsurlar dikkatle ele alınmalıdır. Bu şekilde, proje maliyetlerinin doğru bir şekilde izlenmesi ve yönetilmesi sağlanabilir.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
