Meeting Promoter Score (MPS), toplantıların verimliliğini ve ekip üzerindeki etkisini ölçmek için kullanılan bir değerlendirme yöntemidir. Net Promoter Score (NPS) kavramından uyarlanmış olan MPS, toplantılara katılanların memnuniyet düzeyini ve bu toplantıları başkalarına önerme eğilimlerini belirlemek için uygulanır. Projelerde, toplantıların etkin yönetimi hem zamanın verimli kullanılması hem de ekip içi iletişimin ve iş birliğinin güçlendirilmesi açısından kritik öneme sahiptir.

Meeting Promoter Score (MPS) Nedir?

MPS, toplantıya katılanlara şu soruyu sorarak başlar:

• “Bu toplantıyı başkalarına tavsiye eder misiniz?”

Katılımcılar bu soruya 0 ile 10 arasında bir puan verir. Daha sonra bu puanlar, katılımcıların toplantı hakkındaki genel görüşlerini anlamak için üç kategoriye ayrılır:

1. Promoter’lar (Destekçiler): 9-10 puan verenler. Toplantıyı faydalı ve etkili bulanlar.
2. Passive’ler (Tarafsızlar): 7-8 puan verenler. Toplantıyı ne iyi ne de kötü olarak değerlendirenler.
3. Detractor’lar (Eleştiriciler): 0-6 puan verenler. Toplantıyı verimsiz veya gereksiz bulanlar.

MPS Hesaplama Formülü:

MPS = (%Promoter’lar) – (%Detractor’lar)

Sonuç, -100 ile +100 arasında bir değer alır.

Projelerde MPS Kullanımının Önemi

1. Toplantı Verimliliğini Ölçmek:
   • Toplantıların gerçekten değer yaratıp yaratmadığını anlamaya yardımcı olur.
   • Verimsiz veya gereksiz toplantıların sayısını azaltarak ekip kaynaklarını daha etkili kullanmayı sağlar.
2. Katılımcı Memnuniyetini Artırmak:
   • MPS, toplantıların ekip üyeleri üzerindeki etkisini ölçerek daha katılımcı dostu bir ortam yaratmaya katkıda bulunur.
3. Sürekli İyileştirme:
   • MPS geri bildirimleri, toplantı süreçlerini sürekli geliştirmek için kullanılabilir.
4. Zaman Yönetimi:
   • Etkisiz toplantılar nedeniyle kaybedilen zamanı minimize ederek projeye odaklanmayı artırır.
5. Ekip İletişimini Güçlendirmek:
   • Daha iyi tasarlanmış toplantılar, ekip içi iletişim ve iş birliğini artırır.

MPS’in Projelerde Uygulama Süreci

1. Değerlendirme Sürecini Başlatma:
   • Her toplantı sonrasında, katılımcılardan MPS sorusuna yanıt vermeleri istenir.
2. Veri Toplama:
   • Katılımcıların verdiği puanlar anonim olarak toplanır ve analiz edilir.
3. Sonuçların Hesaplanması:
   • Promoter’lar ve Detractor’ların yüzdesi hesaplanarak MPS değeri belirlenir.
4. Geri Bildirim Analizi:
   • Katılımcılara ayrıca açık uçlu sorular sorularak toplantının güçlü ve zayıf yönleri hakkında daha ayrıntılı bilgi toplanabilir.
     • Örnek: “Bu toplantıyı daha iyi hale getirmek için neler yapılabilir?”
5. İyileştirme Eylemleri:
   • MPS sonuçlarına ve geri bildirimlere göre toplantıların süresi, formatı, içerik yapısı ve katılımcı profili gibi unsurlar gözden geçirilir.
6. Periyodik İzleme:
   • Toplantılar düzenli olarak MPS ile değerlendirilir ve yapılan iyileştirmelerin etkisi ölçülür.

MPS Uygulama Örnekleri

Örnek 1: Sprint Planlama Toplantıları

Bir yazılım geliştirme ekibi, sprint planlama toplantılarının MPS’ini ölçmek için şu adımları uygular:

• Her toplantıdan sonra ekip üyelerine “Bu toplantıyı faydalı buldunuz mu?” sorusu sorulur.
• MPS değeri -30 olarak hesaplanır, çünkü birçok ekip üyesi toplantının gereksiz detaylarla dolu olduğunu belirtmiştir.
• Geri bildirimlere göre, toplantılar daha odaklı hale getirilir ve süresi kısaltılır.
• 2 sprint sonra MPS değeri +20’ye yükselir.

Örnek 2: Proje Durum Toplantıları

Bir büyük inşaat projesinde, haftalık durum toplantılarının etkinliği değerlendiriliyor:

• İlk değerlendirmede MPS +10’dur, çünkü bazı katılımcılar toplantıları verimli ancak fazla uzun bulmaktadır.
• Katılımcılar arasında rol ve sorumlulukların daha net belirlenmesi ve kısa bir ön toplantı gündemi paylaşılması sağlanır.
• Sonuç olarak, 2 ay içinde MPS +40’a çıkar.

MPS’in Avantajları

1. Ölçülebilirlik:
   • Toplantı verimliliğini objektif bir metrikle ölçmeyi sağlar.
2. Ekip Katılımını Artırma:
   • Katılımcılar, geri bildirimleriyle toplantı süreçlerini etkileyebildiklerini hisseder.
3. Hızlı ve Basit:
   • Tek bir soru ile kapsamlı içgörüler elde edilir.
4. Verimsiz Toplantıların Azaltılması:
   • Gereksiz toplantılar tespit edilerek ekip kaynakları daha etkili kullanılabilir.

MPS’in Zorlukları ve Sınırlamaları

1. Yüzeysel Geri Bildirim Riski:
   • MPS yalnızca sayısal bir değer sunar; neden-sonuç ilişkisini anlamak için ek geri bildirimler gereklidir.
2. Uygulama Sürekliliği:
   • Düzenli ölçüm ve geri bildirim toplama, uzun vadede katılımcılar için sıkıcı hale gelebilir.
3. Kültürel Farklılıklar:
   • Bazı kültürlerde geri bildirim verme eğilimleri değişebilir, bu da sonuçları etkileyebilir.

Başarılı MPS Kullanımı İçin İpuçları

1. Açık ve Kapsayıcı Olun:
   • Katılımcılara MPS’in amacını ve toplantıların iyileştirilmesine yönelik önemini açıklayın.
2. Geri Bildirimi Teşvik Edin:
   • Açık uçlu sorularla katılımcıların görüşlerini paylaşmalarını kolaylaştırın.
3. Sonuçları Paylaşın:
   • MPS sonuçlarını ve yapılan iyileştirme adımlarını ekip ile paylaşarak şeffaf bir ortam yaratın.
4. Düzenli Olarak Kullanın:
   • MPS ölçümünü, yalnızca bir kez değil, proje boyunca düzenli aralıklarla uygulayın.

Meeting Promoter Score (MPS), projelerde toplantıların verimliliğini ve ekip üzerindeki etkisini ölçmek için güçlü bir araçtır. Toplantılar, ekip içi iletişim ve iş birliğinin en kritik unsurlarından biridir; bu nedenle toplantıların kalitesini düzenli olarak değerlendirmek, projelerin başarısını artırır. MPS, yalnızca verimsiz toplantıları azaltmakla kalmaz, aynı zamanda ekip üyelerinin memnuniyetini ve motivasyonunu da destekler. Etkili bir MPS uygulaması, daha verimli bir proje yönetimi sürecine önemli katkılar sağlar.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler