Proje Yönetiminde Ayrıştırma (Decomposition), proje kapsamı ve proje teslimatlarını daha küçük, daha yönetilebilir bileşenlere bölmek için kullanılan bir tekniktir.
İş Kırılım Yapısının (İKY) Oluşturulması sürecinde, proje kapsamının ve proje teslimatlarının daha küçük ve daha yönetilebilir bileşenlere bölünmesi için kullanılır. Çalışma paketi, maliyet ve sürelerin tahmin edilebileceği ve yönetilebileceği İKY’nin en alt seviyesidir.
Çalışma paketleri için ayrıntı seviyesi, projenin büyüklük ve karmaşıklık derecesine göre değişir. Ayrıştırma seviyesi genellikle projenin etkili bir şekilde yürütülmesi için gereken kontrol gerekliliğine göre belirlenir.
Toplam proje çalışmasının çalışma paketlerine ayrıştırılması için aşağıdakiler yapılabilir;
- Teslimatlar ve bağlantılı çalışmalar saptanır ve analiz edilir,
- İKY yapılandırılır ve düzenlenir,
- Üst İKY seviyeleri daha alt seviyedeki ayrıntılı bileşenler ayrıştırılır,
- İKY bileşenleri için tanımlama kodları oluşturulur ve atanır,
- Teslimatların ayrıştırılma derecesinin uygun olduğunun doğrulanması yapılır.
İKY farklı yaklaşımlarla oluşturulabilir. Bu yaklaşımların en popüleri Yukarıdan Aşağıya Yaklaşım olmakla beraber, proje yönetimi kılavuzları veya İKY şablonları kullanılabilir. Aşağıdan Yukarıya Yaklaşım genelde en alt seviyedeki bileşenleri bir araya getirmek için tercih edilir.
İKY oluşturmada aşağıdaki yaklaşımlar dikkate alınarak Ayrıştırma yapılabilir;
- Proje Yaşam Döngüsü fazları esas alınarak, ürün ve proje fazlarına ayrıştırma,
- Ana Teslimatlar dikkate alınarak gerçekleştirmek için gereken aktivitelere ayrıştırma,
- Tematik olarak (Ör. Proje dış kaynaklarının işleri) ayrıştırma,
- Çevik yaklaşım kullanılıyorsa proje kullanıcı hikayelerine ayrıştırılabilir,
- Organizasyonel yapı dikkate alınarak ayrıştırma yapılabilir.
Dikkat edilmesi gerekenler
- Ayrıştırmanın doğrulanması için alt seviyedeki İKY bileşenlerinin üst seviyedeki ilgili teslimatların tamamlanması için gerekli ve yeterli bileşenler olduğunun belirlenmesini gerekir.
- Farklı teslimatlar, farklı ayrıştırma seviyelerine sahip olabilir.
- Bir çalışma paketine ulaşabilmek için, bazı teslimatlar için yapılacak çalışmaların sadece bir sonraki seviyeye ayrıştırılması gerekirken bazı çalışmalar için ek ayrıştırma seviyeleri gerekli olabilir. Çalışmalar daha küçük ayrıntı seviyelerine ayrıştırıldıkça, çalışmaları planlama, yönetme ve kontrol etme kabiliyeti de artar. Ancak, aşırı ayrıştırma üretken olmayan yönetim çabalarına, kaynakların verimsiz bir şekilde kullanılmasına ve çalışmaların yerine getirilmesindeki verimliliğin düşmesine ve farklı İKY seviyelerindeki verilerin güçlükle bir araya getirilmesine, kontrol zorluklarına yol açabilir.
- Ayrıştırma özellikle çok yakın bir tarihteki teslimat ya da bileşene ilişkin yapılamıyor olabilir.
- Proje yönetim ekibi İKY’nin ayrıntılarının geliştirilebilmesi için genellikle teslimat ya da alt bileşenle ilgili fikir birliğine varılmasını bekler. Bu teknik bazı yerlerde yaklaşan dalga planlaması olarak anılır.
- İKY, proje yönetimi çalışması da dahil olmak üzere tüm ürün ve proje çalışmalarını temsil eder. Hiçbir çalışmanın atlanmaması ve fazladan hiçbir çalışmanın yapılmaması için, en alt seviyedeki çalışmaların tamamı daha üst seviyelere doğru toparlanmalıdır. Buna bazı yerlerde %100 kuralı denir.
Aktivitelerin Tanımlanması sürecinde Ayrıştırma, proje kapsamının ve proje teslimatlarının daha küçük ve daha yönetilebilir bileşenlere bölünmesi olarak tanımlanır. Aktiviteler, bir iş paketinin tamamlanması için gereken çabayı temsil eder.
Dikkat edilmesi gerekenler
Aktivite listesi, İKY, ve İKY Sözlüğü, sıralı veya eşzamanlı olarak geliştirilebilir.
İKY ve İKY sözlüğü son aktivite listesinin geliştirilmesi için bir temel teşkil eder.
İKY içindeki her bir iş paketi, iş paketi teslimatlarının üretilmesi için yapılması gerekli olan aktivitelere ayrıştırılır. Ekip üyelerinin ayrıştırmaya dahil edilmesi, daha iyi ve daha kesin sonuçlar alınmasını sağlayabilir.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:
- Proje Yönetiminde Aşağıdan Yukarıya Tahminleme (Bottom-up estimating)
- PMP Hazırlık – Kapsam – 26
- Proje Yönetiminde Kontrol Listeleri
- Proje Aktivitelerini Tanımlamak
- PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 35 – Proje Performans Alanları – GELİŞTİRME YAKLAŞIMI VE YAŞAM DÖNGÜSÜ – 1
- Projelerde Geç Fark Edilen Hataları Önlemek
- Proje Yönetiminde Yaklaşan Dalga Planlaması (Rolling Wave Planning)
- Proje Kalite Yönetiminde Çeviklik
- PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 69 – Uyarlama – 1
- Proje Yönetiminde Parametrik Tahmin (Parametric estimating)
