11 – UYARLANABİLİRLİK VE DAYANIKLILIĞI KABUL ETMEK
Organizasyonun ve proje ekibinin, projenin değişime uyum sağlaması, olumsuzluklardan kurtulması ve çalışmalarını ilerletmesi için benimsedikleri yaklaşımlarına uyarlanabilirlik ve dayanıklılık kazandırması gerekir.
Temel Prensipler
- Uyum, değişen koşullara cevap verme yeteneğidir.
- Esneklik, etkileri absorbe etme, gerileme veya başarısızlıktan hızla kurtulma yeteneğidir.
- Teslimatlardan ziyade sonuçlara odaklanma, uyarlanabilirliği kolaylaştırır.
Projeler, çeşitli aşamalarda zorluklarla veya engellerle karşılaşır. Proje ekibinin yaklaşımında uyarlanabilirliği ve esnekliği bir arada ele alması, ortaya çıkan etkileri yönetmesine ve ekip gelişimine yardımcı olur.
Uyarlanabilirlik, değişen koşullara cevap verme yeteneğidir.
Dayanıklılık, birbirini tamamlayan iki özellikten oluşur: etkileri yönetme, aksilik veya başarısızlıktan sonra hızla toparlanma yeteneğidir.
Hem uyarlanabilirlik hem de esneklik, projeler üzerinde çalışan herkes için yararlı özelliklerdir.
Projeler başlangıçta planlandığı gibi ilerlemezler. Projeler, tüm iç ve dış faktörlerden (gereksinimler, sorunlar, paydaşlar vb.) etkilenirler.
Projede bazı konularda başarısız olunabilir veya beklentileri karşılamayabilir ve bu durum proje ekibinin yeniden bir araya gelip düşünmesini ve planlamasını gerektirebilir. Örneğin bir projede, projenin yürütülmesi sırasında mevzuat değişikliği, planları değiştirebilir. Bu tip durumlarda proje ekibinin projeyi ilerletmek için durumu ele alması gerekir. Projelerin erken aşamalarda yapılan plan ve taahhütlere bağlı kalma düşüncesi, yeni veya öngörülemeyen faktörlerin ortaya çıkmasından sonra, istenilen değeri üretme potansiyelini sınırlayabilir.
Kapsam kayması (müşterinin isteği dışında iş yapma) gibi sorunlardan kaçınmak için uyarlamanın, uygun değişiklik kontrol süreci gibi bütünsel bir bakış açısıyla yapılması gerekir.
Proje ortamında, uyarlanabilirliği ve esnekliği destekleyen yetenekler aşağıdadır:
- Uyumu hızlandırmak için kısa geri bildirim döngüleri (Kısa döngülerle değer üretimi, Çevik Yaklaşım)
- Sürekli öğrenme ve iyileştirme bakış açısı
- Geniş becerilere sahip proje ekipleri ve gerekli her beceri alanında kapsamlı bilgiye sahip bireyler (Uzman ekipler)
- İyileştirme fırsatları için projenin düzenli olarak denetlenmesi ve uyarlanması (Sürekli gözden geçirme ve iyileştirme)
- Çeşitli deneyimleri yakalamak için proje ekiplerinde çeşitliliğe gidilmesi (farklı kültür, departman ve deneyime sahip çalışanlar)
- İç ve dış paydaşları bir araya getiren açık ve şeffaf planlama (Açık ve net iletişim, görünülürlüğü sağlama)
- Fikirleri test etmek ve yeni yaklaşımları denemek için yapılacak küçük ölçekli prototipler ve deneyler (Erken hata yapma)
- Yeni düşünme ve çalışma biçimlerinden yararlanma yeteneği (Başka fikirlere açık olmak)
- İşin hızı ile gereksinimlerin kararlılığını dengeleyen süreç tasarımı (Duruma uygun ve gerektiği kadar)
- Açık kurumsal görüşmeler (İletişim)
- Aynı veya benzer geçmiş çabalardan öğrenme ve anlama (Alınan Dersler)
- Birden çok olası senaryoyu tahmin etme ve birden çok olasılığa hazırlanma yeteneği ve istekliliği (Varsayım Senaryo analizi, Eğer Olursa Analizi)
- Karar vermeyi son ana kadar ertelemek (Kanban Yaklaşımı)
- Yönetim desteği
- Hız ve dengeyi dengeleyen açık uçlu tasarım (Hız ve çıktıları dengeleyecek bir tempo tutturmak)
Teslimatlardan ziyade sonuçlara odaklanmak ve öngörmeye çalışmak, başlangıçta planlanandan daha iyi sonuç elde edilebilecek çözümleri mümkün kılabilir. Örneğin, proje ekibi, orijinal tanımlanmış teslimattan daha güçlü sonuçlar sağlayacak alternatif bir çözüm bulabilir.
Alternatiflerin araştırılması iş gerekçesinin tamamlanması ile projenin kapanması arasında herhangi bir zamanda yeni bir çözüm ortaya çıkarabilir.
Proje sırasında adaptasyon fırsatları ortaya çıkabilir. Proje ekibi, fırsatı değerlendirebilmek için proje sponsoruna, ürün sahibine veya müşteriye fırsatı (durumu) aktarmalıdır. Eğer yapılmış bir sözleşmenin var ise türüne bağlı olarak, uyarlamadan kaynaklanan bazı değişiklikler için müşterinin onayına ihtiyaç duyulabilir.
Projelerde beklenmeyen değişiklikler ve koşullar fırsatlar yaratabilir. Proje ekipleri, değer teslimini optimize etmek için problem çözmenin yanı sıra değişikliklere ve planlanmamış olaylardan fırsatları yakalama konusunda projeye bütünsel yaklaşmalıdır. Planlanmamış bir olayda, proje ekipleri kazanılabilecek potansiyel olumlu sonuçları (fırsatları) araştırmalıdır. Örneğin, bir değişikliği geciktirmek piyasada bu özelliği sunan ilk ürün olma avantajı sağlayabilir.
Projede uyumu ve dayanıklılığı sağlamak, iç ve dış faktörler değiştiğinde proje ekiplerinin istenen sonuca odaklanmasını sağlar ve aksiliklerin olumsuz sonuçlarından etkilenmemeleri sağlar. Yukarıda sıralanmış özellikler, proje ekiplerinin hatalardan veya aksiliklerden hızla kurtulabilmeleri ve değer sağlamaya yönelik ilerleme kaydetmeye devam edebilmeleri için öğrenmelerine ve iyileştirmelerine yardımcı olur.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
