12 – DEĞİŞİMİ ETKİNLEŞTİRMEK
Projeler, organizasyonları mevcut durumlarından başka bir duruma geçirirler. Bu yüzden değişiklikten etkilenen paydaşların, yeni ve farklı davranış ve süreçlerin benimsenmesi ve sürdürülmesi için hazırlanmaları gerekir.
Temel Prensipler
- Değişime yönelik yapılandırılmış yaklaşım, bireylerin, grupların ve organizasyonun mevcut durumdan gelecekte arzu edilen bir duruma geçişine yardımcı olur.
- Değişiklik, organizasyonun içinden veya dışından kaynaklanabilir.
- Tüm paydaşlar değişimi benimsemediğinde değişimi etkinleştirmek zor olabilir.
- Kısa sürede çok fazla değişiklik yapmaya çalışmak değişim yorgunluğuna ve/veya direncine neden olabilir.
- Paydaş katılımı ve katılıma yönelik motivasyonel yaklaşımlar, değişimin benimsenmesine yardımcı olur.
Günümüzün iş ortamında ürünler, hizmetler, süreçler ve iş yapış tarzlarında geçerliliği korumak, tüm organizasyonlar için zordur. Geçerlilik, paydaşların ihtiyaç ve isteklerine duyarlı olmayı gerektirir. Paydaşların yararına olacak istek ve önerileri sürekli olarak değerlendirmek, değişikliklere hızla yanıt vermek ve değişimin aracıları olarak hareket etmek gerekir.
Proje yöneticileri, organizasyonu değişikliklere hazır tutmak için hazır olmalıdırlar. Projeler, tanımları gereği yeni bir şey yaratırlar yani değişimin aracılarıdır.
Değişim yönetimi, bireyleri, grupları ve organizasyonları mevcut durumdan, arzu edilen faydaların gerçekleştirileceği gelecekteki duruma geçirmek için kapsamlı, döngüsel ve yapılandırılmış bir yaklaşım benimsemektir. Bu yaklaşım projeyle ilişkili değişikliklerin tanımlandığı, belgelendiği ve ardından karar verildiği entegre proje değişiklik kontrolünden farklıdır.
Organizasyondaki değişiklik, ihtiyaç veya istek şeklinde iç kaynaklardan kaynaklanabilir. Değişim, teknolojik gelişmeler, demografik değişiklikler veya sosyoekonomik baskılar gibi dış kaynaklardan kaynaklanabilir. Her değişiklik, değişikliği yaşayan grup ve grubun etkileşimde bulunduğu diğer gruplar tarafından bir dereceye kadar uyarlama içerir.
Değişim, paydaşlar tarafından uygulanırken aynı paydaşlar için sonuçları olur. Değişim, paydaş değişikliği getirebilir. Bu durum istenen teslimatın yanı sıra amaçlanan sonucu sağlamak için proje işlerinin kolaylaştırılmasını sağlayabilir.
Organizasyonda değişimi sağlamak zor olabilir. Bazı çalışanlar, değişime dirençli ve riskten kaçınıyor olabilirler. Organizasyon kültürü muhafakzakar olabilir.
Etkili değişim yönetimi, güçlü strateji yerine motivasyonel strateji kullanır. Paydaşların katılımı ve iki yönlü iletişim, değişimin benimsenmesi ve özümsenmesinin gerçekleşebileceği veya dirençli olanların ikna edilebileceği bir ortam yaratır.
Proje ekibi üyeleri ve proje yöneticileri, değişikliğin müşteriler tarafından başarıyla benimsenmesi veya özümsenmesi olasılığını artırmak için ilgili paydaşlarla birlikte çalışmalıdırlar. Bu yaklaşım, değişiklikle ilgili vizyon ve hedeflerin projede erkenden iletilmesini ve değişiklik için katılımı sağlar. Değişikliğin faydaları ve iş süreçleri üzerindeki etkisi, proje boyunca organizasyonun tüm seviyeleri ile paylaşılır.
Değişimin hızını, değişim iştahına, maliyetine ve paydaşların ve çevrenin değişimi özümseme kabiliyetine göre uyarlamak gerekir. Çok kısa sürede çok fazla değişiklik, değişim doygunluğu nedeniyle dirence yol açabilir. Paydaşlar, değişimin daha fazla değer üreteceği veya sonuçları iyileştireceği konusunda oybirliğiyle hemfikir olsalar bile, daha fazla fayda sağlayacak konular üzerinde çalışmakta zorluk çekebilirler. Faydaların gerçekleşmesini teşvik etmek ve ilk duruma geri dönmeyi önlemek için değişikliği güçlendirmeye ve sürdürmeye yönelik aktiviteler gerçekleştirilmelidir.
Paydaşların proje yaşam döngüsü boyunca değişimi benimseme tutumlarını ve ihtiyaçlarını anlamak, dikkate almak, başarı olasılığını artırır.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
