Sanal Ekipler

Artık birçok proje ekibi, aynı yerde olmayan birden çok üyeye sahip sanal ekiplerdir. Sanal ekipler, yüz yüze görüşmeye çok az zaman ayırarak veya hiç zaman harcamadan rollerini yerine getiren ortak bir amacı olan bir grup insan olarak tanımlanır. Bu yaklaşım, daha yüksek becerilere sahip ekip üyelerini daha düşük maliyetlerle bulmak için fırsatlar yaratır.

Sanallaştırma, iletişimi yönetmek ve etkili ekip performansı sağlamak için zorluklar yaratır. Sanal ekipler, yüz yüze iletişimi kolaylaştırmak, dosyaları depolamak ve paylaşmak, online görüşmeler ve wiki’ler oluşturmak, ekibin takvimini yönetmek için teknoloji çözümlerinden yararlanılabilir. Çevik araçlar, görünürlüğü artırmak ve işbirliğini teşvik etmek için görev panolarının, iş bitirme çizelgelerinin ve diğer bilgi yayıcılarının hazırlanmasına ve paylaşılmasına olanak tanır. Bilgi yayıcı (information radiator), herkesin en son bilgileri hızlı bir şekilde görebilmesi için oldukça görünür bir yere yerleştirilen görsel ekranlar için kullanılan genel bir terimdir.

Çoğu zaman, sanal ekip üyeleri birden çok farklı konumdadır. Bazı sanal ekiplerin ara sıra fiziksel toplantıları olabilir, bazıları ise hiçbir zaman yüz yüze görüşmeyebilir. Sanal ekip oluşturma, birkaç nedenden dolayı daha zordur;

• Ekip üyeleri coğrafi olarak dağınık olduğunda, ekip ruhu ve işbirliği duygusu sağlamanın yollarını bulmak, bağ kurmak ve ekip kimliği oluşturmak zor olabilir.
• Ekipler yüz yüze görüşemediği için iletişim ve bilgi paylaşımının çeşitli teknoloji türlerine dayanması gerekir. Ancak, ekipteki herkesin birbirinden güvenilir bir şekilde bilgi iletebilmesi ve bilgilere erişebilmesi için elektronik işbirliğini yönetmek zor olabilir.
• Dağınık bir ekipte roller, raporlama ve performansı izlemek daha zor olabileceğinden, bireysel katkılar gözden kaçabilir.

Ekip İçi Proje Sorumlulukları

Proje ekibi içindeki sorumlulukların tanımlanması bir dizi faktöre bağlıdır. Bazı ekipler, bireysel ve ekip sorumluluklarını açıkça tanımlar ve devreder, diğerleri kendi kendini organize edebilir ve ekip üyeleri kimin hangi işi yapacağını belirlerler.

Bir sorumluluğu yerine getirmek için uygun bir kaynağın belirlenmesi aşağıdakilere bağlıdır;

• Deneyim: Ekip üyesi, aktiviteyi gerçekleştirmek için gerekli deneyime sahip mi?
• Bilgi: Ekip üyesi, müşteri ihtiyacı, önceki uygulamalar ve bu projenin özel durumları hakkında ilgili bilgilere sahip mi?
• Beceriler: Ekip üyesi ilgili becerilere sahip mi?
• Tutum: Ekip üyesi diğer ekip üyeleriyle işbirliği yapma yeteneğine ve isteğine sahip mi?
• Uluslararası faktörler: Ekip üyesinin konumu, saat dilimi ve iletişim ihtiyaçları göz önünde bulunduruluyor mu?

Yeni bir ekip oluşumu sırasında, ekiple projenin amaç ve hedefleri, proje ekibinin sorumlulukları ve sorumlulukların ekip rolleri ve becerilerine göre beklenen uyumu hakkında çalışmalı, ekip üyeleri ile görüşmeler yapmalısınız.

Çevik yaklaşımda, ekipler iş gereksinimlerini değerlendirerek ve ekibin hedeflerine ulaşmasına yardımcı olmak için işi nasıl ve kimin yapacağına karar vererek kendi kendilerini organize edeceklerdir. Geleneksel yaklaşımlar, iş kırılım yapısının parçası olarak belirli ekip üyelerine aktivitelerin atanmasını içerebilir. Açık iletişim ve etkili işbirliği, seçilen spesifik proje yönetimi yaklaşımından bağımsız olarak kritik öneme sahiptir.

Bütçe ve Harcama

PMP Sınavı açısından baktığımızda aksi belirtilmediği sürece (Satınalma Dept vb.), Proje yöneticisi, proje bütçesinden ve ödemelerden sorumludur. Kaynak gereksinimleri, projenin ihtiyaçları, kaynak mevcudiyeti ve diğer faktörler göz önüne alındığında en uygun maliyetli kaynak kullanılarak karşılanmalıdır.

Kaynak Ataması

Proje yöneticisi, projeye atanan ekip üyelerini, rollerini ve sorumluluklarını, proje organizasyon şemasını belgeler. Bu belgeler proje yönetim planının önemli bir parçasını oluşturur.

Proje İhtiyaçlarını Karşılamak için Ekip Becerilerini Sürekli Olarak Değerlendirme ve Yenileme Yönergeleri

Proje başlangıcında, proje yöneticisi, proje ekibinin işi yürütmek ve projenin çıktılarını üretmek için ihtiyaç duyduğu bilgi, beceri, nitelikler ve deneyim konusunda belirli bir düzeyde farkındalığa sahip olmalıdır.

Proje ilerledikçe, proje ekibi ve proje yöneticisi, ekibin beceri setindeki boşlukları belirlemek için müşteri ihtiyaçlarını ve ekip yeteneklerini daha iyi anlamalıdırlar.

Proje yöneticisinin olası eksiklikler için sık sık yapoması ve eksiklikleri gidermek için uygun mekanizmaları belirlemesi gerekir. Bunlar şunları içerebilir:

• İhtiyaç duyulan yeni kaynakların belirlenmesi.
• Ekibin eksik beceri setlerini geliştirmesini sağlamak için eğitim gereksinimlerini belirlemek.
• İhtiyaçları değerlendirmek, planları ve çıktıları gerektiği gibi değiştirmek için müşteriyle ek diyalog gerektiren bilgi boşluklarının belirlenmesi.

Ekip Bilgi Aktarımını Sürdürmek İçin Yönergeler

Önemli bir proje zorluğu, ekip üyeleri arasında, özellikle sanal ekiplerde bilgi paylaşımını yönetmektir;

• Temel amaç, ekip arasında işbirliğini kolaylaştırmak ve görünürlüğü teşvik etmektir.
• Ekip başlatma belgesi geliştirmenin bir parçası olarak, güncelleme sıklığı, sürüm kontrolü ve destekleyici araçlar dahil olmak üzere bilgi paylaşımını kolaylaştırmak için yöntemler ve bunların kullanımına ilişkin ekibin üzerinde anlaşmaya varacağı yaklaşımı belirlemelidir.
• Çevik uygulamalar, paydaş topluluğu genelinde proje durumuna ilişkin görünürlük yaratmak amacıyla bilgi yayıcıları kullanırlar.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler