PMP Hazırlık – Yüksek Performanslı Bir Ekip Oluşturma – 6

Personal Branding Coaches In Northern Virginia

Proje Ekibi Temel Kurallarını Tanımlayın

Ekibin etkili bir şekilde performans göstermesi için, organizasyon kuralları ve ekip dinamikleri gibi bağlama dayalı proje temel kurallarını toplu olarak tanımlamaları gerekir.

Bu konu, ECO’da aşağıdaki etkinleştiricilere yöneliktir.

Temel kuralları toplu olarak tanımlayın.
Ekip üyeleriyle temel kuralları paylaşın. (EKO 1.12.1)
Temel kurallara bağlılığı teşvik eden bir ortam oluşturun. (EKO 1.12.2)
Temel kural ihlallerini yönetin ve düzeltin. (EKO 1.12.3)

Aşağıdaki çıktılar ve araçlar, bu konuda ele alınan etkinleştiricilerle ilgilidir;

Takım Başlatma Belgesi

Müzakere Becerileri

Takım normları

Çatışma yönetimi
Beyin Fırtınası
Etik Kurallar

Proje Ekibi Başlatma Belgesi

Ekibin çalışmalarını birlikte yürütürken değerlerini, tutumlarını ve uygulamalarını oluşturmasını sağlayan belgedir. Aşağıdakileri içermelidir;

Ekibin ortak değerleri.
Ekip iletişimi ve araçların kullanımı için yönergeler.
Ekibin kararları nasıl alacağı.
Anlaşmazlıklar ortaya çıktığında ekibin nasıl çözeceği.
Ekibin nasıl ve ne zaman toplanacağı.
Diğer ekip anlaşmaları (ortak saatler, iyileştirme faaliyetleri gibi).

İdeal olarak, ekip tarafından ve ekibin aktif katılımıyla oluşturulmalıdır. Periyodik olarak gözden geçirilmeli ve güncellenmelidir.

Temel Kurallar

Temel kurallar, ekip üyeleri için davranış kurallarına ilişkin açık beklentiler belirlemektir. Temel kurallar, proje yönetimi bağlamında kabul edilebilir ve kabul edilemez olarak kabul edilen tüm eylemleri içerir.

Proje Ekibi Başlatma Belgesinin bir amacı, ekip üyelerinin beklenen davranışları hakkında bir dizi ortak temel kural oluşturmaktır. Takım, açıkça tanımlanmış bir dizi temel kuralı taahhüt ederek, performans için beklentiler belirler, karışıklık riskini azaltır ve performansı iyileştirir. Yüksek performanslı ekiplerin birbirlerinin çalışmalarını, beklentiler ve iletişim konusunda net kuralları ve kaçınılmaz olarak ortaya çıktıklarında ekip üyeleri arasındaki çatışmalarla nasıl başa çıkacaklarını görebilmeleri gerekir. Ekip, önceden net temel kurallar belirleyerek, kendisi için beklentileri belirlerken performansını sürdürmek ve norm haline getirmek için kendisine bir araç sağlamış olur.

Temel Kurallara Bağlılığı Destekleyen Bir Ortam

Proje yöneticisi, ekiplerin etkili bir şekilde çalışabileceği ve güven oluşturabileceği bir ortam yaratmayı amaçlar. Temel kurallar, ekibin kendi kurallarını sahiplenmesini, ekibin birlikte nasıl çalışacağı konusunda kendi beklentilerini belirlemesini ve kaçınılmaz olarak ortaya çıkacak çatışmaları ele almak için etkili mekanizmalar oluşturmasını sağlayarak bu amaçlara katkıda bulunur. Buradaki kilit hedefler, etkili ekip işbirliğini kolaylaştırmak, çalışma ve ilerlemenin görünürlüğünü teşvik etmek ve ekibin mümkün olduğu kadar kendi kendini organize etmesini ve kendi kendini yönetmesini sağlamayı içerir.

Müzakere Becerileri

Müzakere, bir ekibin anlaşmaya varmak için yaptığı tartışmayı tanımlar. Projlerde, roller ve sorumluluklar, öncelikler, görevler ve çıktılar üzerinde müzakereler yapılacaktır. Tüm ekip üyeleri, gerektiğinde kendi aralarında ve diğer paydaşlarla müzakere konusunda iyi beceriler geliştirmelidirler.

İç ve Dış Ekip Üyeleri Arasındaki İletişim

Ekibin, ekip dışındaki paydaşlarla düzenli iletişim kurması gerekir. Çoğu durumda, proje ekibinin diğer dış ekiplere bağımlılıkları olabilir ve aralarında etkin beklenti yönetimini sağlamak için işbirliği gereklidir. Etkili bir proje ekibi başlatma belgesi, ekip içindeki iletişim protokollerinin (ekip toplantıları, paylaşılan takvimler vb.) yanı sıra geri bildirim vermek, bağımlılıkları yönetmek ve uyumu sağlamak için harici paydaşlarla periyodik iletişimi içerebilir.

Takım Normları

Proje Ekibi Başlatma Belgesinin amacı, takım normlarını veya takımın beklenen davranışlarını belirlemektir. Projenin başında bu normları oluşturmak için zaman ayırmak, ekibin proje ilerledikçe zorlukların üstesinden gelmesini kolaylaştırır. Bu normlar şunları içermelidir: