Proje Sürekliliği için Bilgi Transferini Sağlayın
Proje ekibi üyelerinin işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları anda doğru bilgiyi edinmeleri gerekir. Proje yöneticisi, ekibin hazırlıklı olması için bilgiyi nasıl toplayacağını, kullanacağını, dağıtacağını ve diğer projelere aktaracağını belirlemelidir.
Bu konu, ECO’da aşağıdaki maddelere yöneliktir;
- Düzenli bilgi transferi sağlayın. (EKO 1.6.4)
- Ekibin bilgi ile ilgili proje sorumluluklarını gözden geçirin. (EKO 2.16.1)
- Çalışma ortamı için bilgi beklentileri belirleyin. (EKO 2.16.2)
- Bilgi birikimi transferi için yaklaşımı netleştirin. (EKO 2.16.3)
Bilgi Türleri
Bilgi iki ana türe ayrılır: Açık ve Örtük Bilgi. Açık bilgi(1) kelimeler, sayılar ve resimler gibi semboller kullanılarak kodlanabilen bilgidir. Örtülü bilgi(1) inançlar, deneyimler ve içgörüler gibi ifade edilmesi ve paylaşılması zor kişisel bilgilerdir. Proje yöneticisi, proje ekibi üyelerinin proje boyunca edindiği bilgi, beceri ve deneyimlerden yararlanmak için her iki tür bilgiyi de yönetmelidir.
Açık bilgiyi toplamak ve saklamak nispeten kolay olsa da, gerçekleri çevreleyen bağlamı değil, yalnızca gerçekleri yakalamaya yarar. Bilgi Birikimi Yönetimi, bilinenleri takip etmekten ve ardından bunu proje ekibi ve paydaşlarla paylaşmaktan daha fazlasıdır. Bilgi Birikimi Yönetiminin alınan derslerle ilgilenmekten daha fazlasıdır.
Örtülü bilgiyi yönetmek için projeye dahil olanlar arasında güven oluşturmak, güveni sürdürmek gerekir. Böylece deneyimlerini başkalarıyla paylaşmaya istekli olurlar. Proje Ekibi, projeye özel deneyimler sayesinde, bilgiyi daha tam olarak anlayabilir ve kullanabilir.
Bilgi Birikimi Yönetimi
Projelerde Bilgi Birikimi Yönetimi üç düzeyde mevcuttur: Bireysel, Proje ve Organizasyon.
Bireysel düzeyde, her ekip üyesinin, atandığı görevin kapsamına, zaman çizelgesine ve maliyetine uygun olarak işlerini nasıl gerçekleştireceğini bilmesi gerekir. Ekip üyesi belirli bir aktivite için gerekli bilgiye sahip değilse, bunu üç yöntemden biriyle edinebilir,
- Bilmediklerini öğrenmek için konuyu araştırmak.
- Bilgi boşluğunu doldurmak için diğer ekip üyeleriyle işbirliği yapmak.
- Projenin veya kuruluşun bilgi deposunu incelemek.
Proje düzeyinde odak, projenin hedeflerine ulaşmaktır. Proje yöneticisi, diğer projelerle ilgili proje yöneticilerinden bilgi isteyebilir. Diğer proje deneyimlerini mevcut projeye uygulayabilir. Proje Yönetim Ofisi (PYO), organizasyon içinde proje yönetimi için standartların tanımlanması ve sürdürülmesi amacıyla var olduğu için mükemmel bilgi kaynağıdır.
Organizasyonel bilgi düzeyi, programları veya portföyleri yönetmekle ilgilidir. Program veya portföy yöneticisi, bilgiyi kendi özel ihtiyaçlarına uyarlamak amacıyla diğer program veya portföy yöneticilerinden bilgi isteyebilirler.
(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 100.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
