PMP Hazırlık – İşleri Yapmak – Sorun Yönetimi – 61

Projelerde Sorun Yönetimi

Projelerde, her şey yolunda gitmeyebilir, doğru yönetilmezse kapsamı, zaman çizelgesini veya maliyeti etkileme potansiyeli olan durumlar ortaya çıkabilir. Bu durumlara sorun adı verilir.

Bu konu, ECO’da aşağıdaki maddelere yöneliktir;

  • Bir riskin ne zaman sorun haline geldiğini anlamak. (EKO 2.15.1)
  • Proje başarısını elde etmek için sorunu en uygun yöntemle ele alın. (EKO 2.15.2)
  • Sorunları çözme yaklaşımı konusunda ilgili paydaşlarla işbirliği yapın. (EKO 2.15.3)

Sorunlar

Proje hedefleri üzerinde etkisi olabilecek mevcut bir durum olarak tanımlanır ve proje ekibinin ele alması gerekir.

İzleme ve kontrol süreçlerinde sorunlar fark edilebilir;

Riskler ve Sorunlar

Risk, projeyi etkileyebilecek bir olay, sorun, gerçekleşmiş ve projeyi etkileyecek olan risktir. Aşağıda bu terimler arasındaki farklar ı görebilirsiniz;

Risk

  • Geleceğe odaklanır
  • Olumlu veya olumsuz olabilir
  • Risk Kayıtlarında belgelenir
  • Verilecek cevaba “risk yanıtı” denir

Sorun

  • Şimdiki zamana odaklanır
  • Her zaman olumsuzdur
  • Sorun Kayıtlarında belgelenir
  • Cevaba “geçici çözüm” denir

Sorun haline gelen birkaç risk örneği:

Risk    

  • Proje yöneticisi projeden ayrılabilir.
  • Bir tedarikçi greve gidebilir.
  • Kar yağışı projeyi durdurabilir ve geciktirebilir.

Konu

  • Proje yöneticisi istifa eder.
  • Tedarikçide grev var.
  • Kar yağışı projeyi durdurdu ve geciktirdi.

Risk Yönetiminin amacı, projenin karşı karşıya kalabileceği riskleri belirlemek ve öncelikli risklere yanıt geliştirmektir. Projeleri “her şey yolunda”dan “büyük bir sorunumuz var”a götüren öngörülemeyen olaylar gerçekleşir ve sorun haline gelirler.

Sorun Kayıtları

Sorun kayıtları, sorunlarla ilgili bilgilerin kaydedildiği ve izlendiği belgedir. Projenin süresince ortaya çıkan ve çözmek için araştırma gerektiren sorunları, tutarsızlıkları veya çatışmaları izlemek için kullanılır.

Amaç proje kapatılmadan önce her sorunu çözmektir. Ancak her zaman gerçekleşmeyebilir çünkü sorun, proje yöneticisinin kontrolü dışında olabilir. Örneğin grev o kadar uzun sürebilir ki proje hedeflerine ulaşılamaz ve proje başarılı bir sonuca varılmadan kapatılır.

Her sorun, onu çözmeye odaklanabilecek yalnızca bir kişiye atanmalıdır.

Sorun Çözme

Bir sorun ortaya çıktığında, derhal Sorun kayıtlarına eklenmelidir. Her sorunun, çözümün ilerlemesini izlemekten ve proje yöneticisine raporlamaktan sorumlu sahibi olmalıdır. Surunun çözümüne ilişkin tahmin edilen tarih gerçekçi olmalı ve bu tarihte çözmek için gayret edilmelidir.

Sorunlar, açık konuların sayısını yönetilebilir bir sayıda tutmak amacıyla her proje durum toplantısının gündeminde yer almalıdır. Sorunların, proje üzerinde artan etkisi tespit edildiğinde proje sponsoruna iletilmelidir.

Bkz: Projelerde Problemlere Yaklaşım

Sorunları Çözme Yönergeleri

Sorun çözümü için aşağıdaki yönergeler izlenir;

  • Kuruluşunuzun Sorun kayıtları şablonunu kullanın veya sıfırdan oluşturun.
  • Potansiyel sorunların, Sorun Kayıtlarına işlenebilmesi için proje yöneticisine derhal rapor etmeleri için proje ekibi üyelerini eğitin.
  • Sorunları, Sorun Kayıtlarına girin, sorunun sahibini ve çözüm için son tarih atayın.
  • İlerlemeyi izleyin ve her proje durumu toplantısında açık olan her sorunu masaya yatırın.
  • Her soruna yanıt geliştirin.
  • Yanıtın etkisini değerlendirin.
  • Yanıtı doğrulayın.
  • Sorunu kapatın.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Takip Edin:

Bir yanıt yazın

E-posta adresiniz yayınlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

1 × 1 =

Bu site, istenmeyenleri azaltmak için Akismet kullanıyor. Yorum verilerinizin nasıl işlendiği hakkında daha fazla bilgi edinin.