Hemen yapmanız gerekenler aşağıdadır;

1. Beklentilerini tam olarak belirlenmek için yönetim ve kilit paydaşlarla ile beklenti toplantıları yapmanız
2. Şirketteki proje portföy yönetimi ve proje yönetimi prosedürlerini gözden geçirmeniz
3. Konu uzmanları ve karar vericiler de dahil olmak üzere diğer proje paydaşlarıyla görüşmeler yapmanız
4. Proje belgelerini incelemeniz
5. Yüksek düzeyde potansiyel sorunlu alanları belirlemeniz gerekir.

Kurtarma proje yöneticisinin etkileşimde bulunduğu tüm paydaşlara yönlendirebileceği ön sorular aşağıdadır;

Proje Portföy Yönetimi Soruları

• Bu projeyi başlatma kararını nasıl verdiniz?
• Bu girişimin başarılı bir şekilde tamamlanmasının ardından hangi değeri veya faydaları gerçekleştirmeyi bekliyord(s)unuz?
• Şirkette proje seçme/önceliklendirme süreci var mı?
• Tüm tedarikçi teklifleri sağlam, tek tip ve ölçülebilir seçim kriterlerine tabi mi?

Proje Yönetimi Soruları

• Şirketin iyi tanımlanmış bir proje yönetimi süreci var mı?
• Projelerini yürütmek üzere nitelikli, sertifikalı proje yöneticileri görevlendiriyor musunuz?
• Proje yöneticileri ve yöneticiler arasında sağlam bir iletişim var mı (yani durum raporları yayınlanıyor mu ve okunuyor mu?)
• Proje yöneticisinin üretmesi gereken minimum önemli proje belgeleri nedir?
• Proje yönetiminiz sektörün en iyi uygulamalarına göre nasıl?

Devamında sorulabilecek detay sorular aşağıdadır;

Proje Portföy Yönetimi

• Neden bu projeyi hayata geçirmeye karar verdiniz?
• Bu proje onaylanmasaydı ne olurdu?
• Bu projenin değeri nedir?
• Proje değerini nasıl ölçüyorsunuz? Stratejilerinizle uyumlu mu?
  • Şirket strateji(ler)niz nedir?
• Bu girişimi gerçekleştirmek için gerekli tüm kaynaklara (finansal ve insani) sahip miydiniz?
• Bu proje politik, sosyal veya iş ilişkileri açısından mantıklı mıydı?
• Bu proje teknolojik ve/veya ekonomik açıdan uygulanabilir miydi?
• Bu proje risk kültürünüz açısından aşırı risk içeriyor mu?
• Bu bir düzenleme projesi mi yoksa işletmede kalma projesi mi?
• Proje portföy yönetimi hedeflerinizin tümüne ulaştınız mı?
  • Ne eksik?
• Sizce bu nasıl giderilebilir?
• Proje Portföy Yönetimi hedeflerinize ulaşmak için hangi değişiklikler uygulanmalıdır?
  • Kapsam
  • Bütçe

Proje Yönetimi

• Sorunlar neler?
• Bunlar neden oldu?
• Bunları nasıl düzeltirsiniz?
• Projeyi kim yönetiyordu?
• Bir proje başlatma belgesi oluşturdu mu?
• Gereksinim Belgesi oluşturdu mu?
• Proje Yönetimi Planı oluşturdu mu?
• Tüm bu belgeler aşağıdaki aşamalardan geçti mi:
  • Paydaş görüşleri
  • Teknik incelemeler
• Aşağıdaki hususlarla ilgili olarak proje yöneticisine herhangi bir baskı uygulandı mı:
  • Son teslim tarihi
  • Bütçe
• Önceden tanımlanmış bir kapsam yönetimi süreciniz var mıydı?
  • Tüm paydaşlara iletildi mi?
• Değişiklik talepleri oldu mu?
• Proje Yöneticisi toplantı tutanaklarını yayınladı mı?
• Proje Yöneticisi durum raporu yayınladı mı?
• Paydaşlar durum raporlarını dikkate aldılar mı?
  • Özellikle “kırmızı” ve “kehribar” olanları?
• Yöneticiler genel olarak proje ekibine, özel olarak ise proje yöneticisine yeterli desteği sağladı mı? Kapılarını açık tuttular mı?
  • Durum raporlarına dikkat ettiler mi?
• Proje tahminleri deneyimli profesyoneller tarafından yapılan hesaplamalara mı dayanıyordu?
• Fonksiyonel Yöneticiler proje yöneticisine gerekli tüm yeterli vasıflı kaynakları sağladı mı?
• Fonksiyonel Yöneticiler proje yöneticisine aşağıdaki hususlarla ilgili olarak projeyi özgürce yürütmesi için yeterli yetki verdi mi:
  • Zaman çizelgesi
  • Kalite
  • İK
  • Riskler
  • Tedarik

Kurtarma Proje Yöneticisi aşağıdaki proje belgelerini incelemelidir;

• Proje başlatma belgesi
• Gereksinim belgeleri
• Tasarım belgeleri (teknik uzmanlara ihtiyaç duyulabilir)
• Proje yönetimi planı
• Durum raporları
• Görüşme notları
• Değişiklik Talepleri
• Diğer önemli belgeler

Kurtarma Proje Yöneticisi, belgelerin ve görüşmeler sırasında alınan bilgilerin analizine dayanarak aşağıdaki soruların yanıtlarını belirlemelidir:

• Bu proje, proje portföy yönetimi açısından hâlâ iyi bir fikir mi?
• Bu girişim proje yönetimi açısından iyi durumda mı?

Her iki sorunun da cevabı “evet” ise önemli bir işlem yapılmasına gerek yoktur. Ancak yukarıdaki sorulardan herhangi birine veya her ikisine birden olumsuz yanıt verilmesi durumunda, kurtarma proje yöneticisi ve yöneticiler aşağıdaki soruları dikkate almalıdır:

• Projenin karşı karşıya olduğu proje portföyü sorunları, kapsamının ayarlanması, yardımcı projelerin uygulanması veya başka bir eylemle önlenebilir mi?
• Projeyi etkileyen proje yönetimi sorunlarını kapsamı daraltarak, bütçeyi artırarak, daha fazla kaynak atayarak vb. çözebilir miyiz?

Yukarıdaki sorulardan herhangi birinin cevabı “hayır” ise, o zaman şirket, “yapılması gereken” girişimler (örneğin, kritik veya düzenleyici) kategorisine girmediği sürece, projeden vazgeçmeyi düşünmelidir.

Bu çalışmanın sonunda projenin “kurtarılabilir” olduğu kabul edilirse, kurtarma proje yöneticisi bir proje kurtarma planı geliştirmeli ve bunu Proje Yönlendirme Komitesine sunmalıdır.

Proje Kurtarma Planı

• Giriş – Proje hakkında kısa bir özet ve hem proje yönetimi hem de proje portföy yönetimi açısından karşılaşılan zorluklar açıklanır.
• Önerilen çözüm –  Sorunları çözmek için proje kapsamı, zaman, bütçe, kalite, ekip tedariki ve iletişimde önerdiği çözümler açıklanır.
• Ayrıntılı proje planı – Yapılaca her şeyi içeren proje yönetimi planı sunulur.
  • Proje Kapsam Yönetimi Planı
  • Proje Zaman ÇizelgesiYönetimi Planı
  • Proje Maliyet Yönetimi PlanıProje Kalite Yönetim Planı
  • Proje Risk Yönetimi Planı
  • Proje Kaynak Yönetim Planı
  • Proje İletişim Yönetim Planı
  • Proje Paydaş Yönetim Planı
  • Proje Tedarik Yönetim Planı

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler