PMBOK 6’da 4. Bölüm Proje Entegrasyon Yönetimi’nin altına yeni bölüm eklendi: Proje Bilgilerinin Yönetilmesi. Proje Bilgilerinin Yönetilmesi mevcut bilgilerin kullanılarak ya da yeni bilgilerin edinilerek proje hedeflerine ulaşılmasını sağlamak ve kurumsal öğrenmeyi desteklemektir.
Faydaları, proje çıktılarını güçlendirmek ve geliştirmek, operasyonları ya da gelecekteki faz ve projeleri destekleyecek bilgilerin yönetilmesini sağlamak olarak sayılabilir.
Tüm proje süresince gerçekleştirilir.
Bilgi, “açık-sayısal” (sayı, kelime ve resimlerle ifade edilebilen) ve “örtük-sözlü” (düşünce, inanç, deneyim, know-how) olarak ikiye ayrılır. Bilgi yönetiminin her iki tipi kullanım amacı; mevcut bilgiyi yeniden kullanma ve yeni bilgi yaratmaktır. Bu amacı gerçekleştirmek bilgi paylaşımı ve bilgi entegrasyonu (farklı departmanlar, disiplinler, proje yönetimi) ile gerçekleştirilir.
Bilgi yönetiminin sadece dokümantasyondur ve paylaşılır düşüncesi yanlıştır. Örneğin, proje sonunda alınan derslerin çıkarılması, ileride kullanılacağı anlamına gelmez. Sayısallaştırılmış ve yanlış yorumlama ve uygulamaya yol açmayacak bilgiler şekilde kayda alınması ve paylaşılması gerekir. Bu sebeple alınan derslerin ilgili uzmanlarca ele alınması olası kişi ve durumlar açısından değerlendirilmesi ve sonrasında yayınlanması gerekir.
Kurum açısından projelerde yer alanların beceri, deneyim ve bilgi seviyelerinin yeterli olması gerekir. İnsanları bilgi paylaşmaları ya da diğerlerine ilgi göstermeleri için zorlayamazsınız. Şirkette güven ortamı yaratılmalıdır. Bu sebeple kullanılacak bilgi (kişilerarası ilişkiler) ve enformasyon (yazılıp paylaşılacak bilgiler vb.) yönetimine ilişkin teknik ve araçlarının iyi belirlenmesi gerekir.
PMP Sınavına hazırlananlar için önemli olan sürecin girdileri, araç&teknikleri ve çıktıları aşağıdaki gibidir;
4.4.1 Proje Bilgilerinin Yönetilmesi: Girdiler
4.4.1.1 Proje Yönetimi Planı
4.4.1.2 Proje Belgeleri
- Alınan Dersler Kayıtları
- Proje Ekibi Atamaları
- Kaynak Kırılım Yapısı
- Kaynak Seçim Kriterleri
- Paydaş Kayıtları
- 4.4.1.3 Teslimatlar
4.4.1.4 Organizasyonel Çevre Faktörleri
4.4.1.5 Organizasyonel Süreç Varlıkları
4.4.2 Proje Bilgilerinin Yönetilmesi: Araçlar ve Teknikler
4.4.2.1 Uzman Değerlendirmesi
- Bilgi Yönetimi
- Bilgilendirme Yönetimi
- Kurumsal Öğrenme
- Bilgi ve Enformasyon Yönetimi Araçları
- 4.4.2.2 Bilgi Yönetimi
4.4.2.3 Enformasyon Yönetimi
4.4.2.4 Kişilerarası ve Ekip Becerileri
- Aktif Dinleme
- Basitleştirme
- Liderlik
- Bağlatı kurma
- Politik farkındalık
4.4.3 Proje Bilgilerinin Yönetilmesi: Çıktılar
4.4.3.1 Alınan Dersler Kayıtları
4.4.3.2 Proje Yönetimi Planı Güncellemeleri
4.4.3.3 Organizasyonel Süreç Varlıkları Güncellemeleri
Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;
[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]