Projelerin başarılı tamamlanabilmesi için paydaş yönetimi çok önemlidir. Paydaş yönetimi küçük projelerde kolayken büyük projelerde hiç kolay olmayan bir konudur. Her paydaşa aynı şekilde yaklaşamazsınız. Projenin başarısı için kritik olan ve olmayan paydaşları belirlemeli, kritik olanlara yakın durmalısınız.

Paydaşları etkin bir şekilde yönetebilmek için sınıflandırmalı ve stratejiler üretmelisiniz.

PMBOK®’ta sınıflandırma için aşağıdaki modeller önerilir;

1. Güç/İlgi
2. Güç/Etki
3. Etkilenme/Güç
4. Önem Modeli (Stakeholder Salience Model)

İlk 3 model, paydaşların paydaşları güç, ilgi, etkilenme faktörleri açısından ikili olarak az-çok, zayıf-güçlü ekseninde değerlendirir. Belirteç modeli ise 3 özelliğe göre değerlendirir.

Paydaş belirtecinin anlamı, yöneticilerin, karar verme sürecinde hangi paydaşlara öncelik vereceklerinin derecesidir. 3 özellik dikkate alınır; Güç,  Meşruluk ve Aciliyet.

Güç

Proje veya çıktıları ile ilgili diğerlerine iş yaptırma veya diğerlerini etkileme gücü. Zorlayıcı, fayda göstererek veya ödüllendirme vb.

Meşruluk

Proje veya çıktıları ile ilgili meşruluğu ya da uygunluğu. İstekli ve projede yer alması gereken paydaşlara daha fazla ilgi gösterilmelidir.

Aciliyet

Acil ilgi gerektiren paydaş gereksinimleri. Bu paydaşların gereksinimleri zaman hassastır, hemen ele alınması gerekir.

Bu parametreler birlikte ele alındığında önceliklendirilmiş paydaş listesi ortaya çıkar. Yüksek puanlı paydaşlara öncelik verilerek zaman kananılır.

Paydaş belirteci sabit bir değer değildir, zaman geçtikçe değişir. Düzenli olarak gözden geçirilmesi gerekir.

Belirteç Modeli için Venn grafiği kullanılır. Her özellik bir daire ile gösterilir. Dairelerin kesişim noktası paydaşların ortak özelliklerini gösterir.

Belirteç grafiği çizmek için her paydaşı için aşağıdaki 8 kategoride sınıflandırmanız gerekir;

1. Kritik
2. Baskın
3. Tehlikeli
4. Bağımsız
5. Gizlenen
6. Keyfi
7. Talepkar
8. Paydaş Değil

Kritik

Çok güçlü, yüksek aciliyet ve yüksek meşruluk sahibi paydaşlar. Koşulsuz adı da verilir.

Baskın

Yüksek güç, yüksek meşruluk ancak düşük aciliyet. Aciliyet düşük olduğu için 2. Sıradadır.

Tehlikeli

Yüksek güç, yüksek aciliyet, düşük meşruiyet olması bu grubu tehlikeli yapar. Dikkatli yaklaşmak gerekir çünkü projede kriz yaratabilirler.

Bağımsız

Yüksek aciliyet, yüksek meşruiyet ama düşük güç. Güçleri az olduğundan yakından yönetmek gerekmeyebilir.

Gizlenen

Yüksek güç, düşük meşruiyet, düşük aciliyet sergileyen potansiyeli olan ama gizlenen paydaşlar. Güçleri olması sebebiyle yakın durulması gerekir.

Keyfi

Yüksek meşruiyet, düşük güç ve aciliyet. Gereksinimleri yerine getirilmeli ancak düşük güç ve aciliyet Proje Yöneticisine sorumluluk yükler. Düzenli iletişim kurarak raporlama almak gerekir.

Talepkar

Yüksek aciliyet, düşük meşruiyet ve güç. Gereksinimleri karşılanmadığında problem yaratabilirler. Sürekli ilgi isterler. Dikkatlice yönetilmeleri gerekir.

Paydaş Olmayanlar

Vakit harcamamanız gerekenler.

• Kritik gruba öncelik vermelisiniz.
• Baskın, Tehlikeli ve Bağımsız grup ikinci sıradadır. Her 2 özellikte yüksek değerdedirler.
• Keyfi, Talepkar, Gizlenen son grupta ele alınmalıdır. Dikkatli izlenmelidirler çünkü belirteçler değişkenlik gösterir.