Birden Fazla Projede Çalışan Kaynakları Dengelemek

Şirketler mevcut kaynakları ile bir çok proje gerçekleştirmeye çalışırlar. Bu yüzden proje ekibinde yer alanlar çoğunlukla başka projelerde de yer alırlar.

Projeler içerikleri itibari ile birbirleri ile ilintili olabilir veya olmayabilirler. Bazen tek ortak noktaları paylaşmak zorunda oldukları personeldir. Bu problemin temel çözümü her projenin düzgün bir şekilde planlanmasında ve plan sürecinde olası çatışmaların görülmesinde yatar. Kaynak çakışmaları öncelikle plan üzerinde fark edilerek düzeltilmelidir.

Proje ilerledikçe, projede geri kalan işler sürekli gözden geçirilmeli, güncelleme veya değişiklikler sonrasında kaynak çakışması olup olmadığına bakılmalıdır.

Fonksiyonel Yöneticiler, proje ekiplerine atadıkları personellerinin iş planlarını takip etmeli, atamalarında doğru ve uygun kaynağı seçerken dikkatli davranmalıdırlar.  

Proje ekip üyeleri, diğer proje işleriyle çakışan görevlendirme durumunda hemen Proje Yöneticisini haberdar etmelidirler.

Proje Yöneticileri, aktivitelere kaynak atadıktan sonra, efor ve süre tahminlerinin, takvim dikkate alarak yapılmasını sağlamalıdırlar. Örneğin bir aktivite ne kadar süre ve efor ile tamamlanır yerine aktivite 1 Şubat’ta başlarsa ne kadar sürede ve efor ile tamamlanır sorusunu sormalıdırlar. Departmanların ve kişiler dönemsel yoğunlukları değişkenlik gösterir.

Proje Yöneticisi kontrolü, iletişimi ve koordinasyonu sağlayamayacağı, iletişim kuramayacağı şekilde kaynak atamaları yapmamalıdır. Her proje ekip üyesine belirli bir zaman ayırılması gerekir ve toleranslı yaklaşılması şarttır.

Kaynak çakışmalarının hızlı bir şekilde görülmesi ve planların erişilebilir olması için Proje Yönetimi yazılımları kullanmak fayda sağlayacaktır.

Kaynak çakışmaları fark edildiğinde kaynakların standart bir efor koymaları yerine düzenlemeler yapılabilir. Örneğin her gün 2 saat efor ayırmak yerine pazartesi ve salı 2 saat, çarşamba 1 saat ve cuma 3 saat ayırılması.

Ek kaynak gerekliliği çakışma yaratabilecekse plan üzerinde alternatifler değerlendirilmelidir.

Kaynak çakışması durumunda ilgili kaynağın Fonksiyonel Yöneticisi ile görüşülüp, departman içi önceliklerin gözden geçirilmesi ve destek istenebilir.

Proje Yöneticisi, projesinin şirket özelinde önceliğine göre kaynak atamalarının yapılması konusunda Sponsor’dan destek isteyebilir. Çalışanlara önceliklerin hatırlatılması gerekebilir.

Kaynak çakışması durumunda iç kaynaklar ile çözüm üretilemiyorsa dış kaynak alternatifleri araştırılmalıdır.

Kaynakların performans düşüklüğü sebebiyle çakışmalar ortaya çıkmaya başlarsa, proje ekip üyesinin değiştirilmesi düşünülmelidir.

Planların gerçekçi yapılması ve işi yapacak olanların planlamaya dahil edilmeleri çok önemlidir. Olası çakışmalara ilişkin ekibin çekinceleri dinlenmeli ve dikkate alınmalıdır.

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Beğendiniz mi? Patreonda yer alan kanalımızdan aylık abonelik ile bizi destekleyin!
Paylaşın:

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

8 + fifteen =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.