Projelerde bağlam önemlidir. Proje ekipleri, içinde bulundukları ortamın bağlamına bağlı olarak farklı şekilde çalışırlar. Her insan ve ekip benzersizdir. Beş kişilik bir ekip, yirmi kişilik bir ekipten veya elli kişilik bir ekipten farklı çalışacaktır. Her ekip diğer ekiplerden farklı çalışır çünkü her ekipte kendi benzersiz becerileri, tercihleri ve geçmişleri olan farklı insanlar yer alır.

Seçmek ve seçebilmek önemlidir. Proje ekipleri etkili olabilmek için karşılaştıkları durumu ele alacak uygulamaları ve stratejileri seçebilmelidir. Bunun anlamı, mevcut seçeneklerin ne olduğunu, her birini tercih etmenin neye mal olacağını ve her birini ne zaman uygulayıp uygulamayacaklarını bilmeleri gerekir.

Kurumlarda iş yapış tarzının veya çalışma şeklinin diğer ekiplerle işbirliği yapılabilmesi, paydaş memnuniyeti sağlanması adına optimize edilmesi gerekir.

Her proje ekibi başarılı olmak ister. Proje ekibinin başarılı olmak için kendi yöntemlerini seçmesi, deneme-yanılma yoluyla sürekli kendini geliştirmesi gerekir.

“İsmen çevik” ekipler “sahte çeviklik” stratejileri ile başaramazlar. Çevik gibi görünen ama katı kurallara ve ritüellere dayanan eskinin yeni versiyonu yöntemler başarı getirmezler.

Çoğu çocuk çeviktir. Saygılıdırlar, açık fikirlidirler, işbirlikçidirler, öğrenmeye heveslidirler ve her zaman deney yaparlar. Farkında olmadan çevik bir zihniyeti benimsediklerini görebilirsiniz. Fakat deneyimlerinin eksik olması profesyonel anlamda beklenti koymamızı engeller. Doğal bir şekilde işbirliği yapan ve çözüm geliştirme becerilerine sahip, ancak yeterince deneyimli olmasa da, kendi seviyelerindeki projeleri başarabilirler.

Gerçek amacın çevik olmak olması(-mış gibi değil), istenen organizasyonel sonuçlara etkin bir şekilde ulaşmak olması gerekir. Yanlış bir ürün geliştiriyorsanız, mükerrer iş yapıyorsanız, şirkete değer yaratmayan bir konuda çalışıyorsanız çevik olmanın bir anlamı yoktur.

Bir çok proje(Yazılım geliştirme vb.) gerçekleştirmesi ve teslimi karmaşık projelerdir. İyi bir ekip kurmanız, paydaşlarınızla iyi iletişim kurmanız  ve ihtiyaçlarını karşılayan bir çözüm üretebilmeniz gerekir. Bu yolda ihtiyaçları nasıl keşfedeceğinizi, bir çözüm tasarlamayı ve bu çözümü geliştirmeyi, doğrulamayı ve yaygınlaştırmayı bilmeniz gerekir.

Kendi hatalarından ders çıkaranlar akıllı, başkalarının hatalarından ders çıkaranlar zekidir diye bir klişeye inanırım. Benzersiz ya da deneyimlerimizde yer almayan sorunlarla karşılaştığımızda sıfırdan başlamayı tercih edebiliyoruz. Halbuki kurum içinde bir deneyim ve bilgi havuzu olması bizi çevikleştirecek konuların başında gelir. Üretkenliği ve kaliteyi artırmak için kanıtlanmış bilgi ve deneyimler saklanmalı ve erişim sağlanmalıdır. Sıfırdan başlamak yerine kuruma ve duruma özel kendi araç setlerimizi yaratabiliriz. Diğer proje ekiplerinden öğrenmeye odaklanmalıyız.

Diğer bir konu ise “daha hızlı başarısız olmanın daha erken öğrenip başarılı olmayı sağladığıdır. Mevcut seçeneklere ilişkin körlükler(kolektif öz farkındalık eksikliği) kural setlerine uymaya çalışan ekiplerin en büyük sıkıntısıdır. Her proje ekip üyesinin, mevcut süreçleri iyileştirmek ve özelleştirmek için fikirler öne sürmesi gerekir.

Yöntemlere ilişkin iddialar (Scrum ile 2 kat hızlı iş çıkar vb.) çok tutarlı değil. 155 kuruluşu, 1.500 şelale ve 1.500 çevik ekibi kapsayan yakın tarihli bir araştırma, çoğunlukla Scrum’ı takip eden çevik ekiplerin fiili üretkenlik artışlarının yüzde 7 ila 12’ye yakın olduğunu buldu. Kuruluşların çoğunluğunun SAFe’i benimsediği ölçekte, iyileşme yüzde 3 ila 5’e düşüyor.(Quantitative Analysis of Agile Methods Study (2017): Twelve Major Findings. Donald J. Reifer, https://www.infoq.com/articles/reifer-agile-study-2017/

Bu yazı serisinde Retrospektifler, W. Edward Deming’in Plan Do Study Act (PDSA) iyileştirme döngüsü, John Boyd’un OODA (OODA (Observe Orient Decide Act) döngüsü, Kaizen, Hedef Soru Ölçütleri, OKR’ler, Yalın Dönüşüm, Minimum Uygulanabilir Değişiklik ve Ürün kavramı, Süreçleri Uyarlama, Görselleştirme ve Şeffaflık, Kolaylaştırma gibi konular yer alacak.

Neyin işe yarayıp yaramadığını deneyerek öğrenmek zorundayız. Uzmanlıkları olmayanlar karşılaştıkları sorunları ele almada bocalarlar. Öncelikle kendi yöntemlerine başvururlar ama yöntemlerine körü körüne bağlı oldukları için çözüm üretemezler.

Nasıl çalışacağımız belirlemek için yapacağımız çalışmalarda etkili kolaylaştırma işe yarar sonuçlar üretir;

• Kısa oturumlar
• Açık bir gündem (beklentilerin net olduğu)
• Tüm proje ekibi katılımı
• Deneyimli bir kolaylaştırıcı
• Uygun çalışma alanı

Böyle bir çalışmada;

• Proje Ekip Üyelerinin rol ve sorumlulukları
• Proje ekibini nasıl organize etmeyi/yapılandırmayı düşündüğümüzü
• Hangi yaşam döngüsünü takip edeceğimizi
• Hangi uygulamaları/stratejileri izleyeceğimizi
• Bitmenin tanımını
• Hangi araçları kullanacağızı masaya yatırmalıyız.

Amacınız doğru yönde ilerlemek, neyin işe yarayıp neyin yaramadığını öğrenmek olmalıdır. Böylece ekibinizin kendi çalışma şeklini tanımlayabilirsiniz. Bu çalışma sonunda Ekip Çalışma Kuralları (Team Charter) ortaya konulabilir.

Özetlemek gerekirse

• Disiplinli Çevik Teslim (DÇT) ekipleri çalışma yöntemlerini kendileri seçer.
• Hem “çevik olmanız” hem de “çevik olmayı” bilmeniz gerekir.
• Projelerde çözümler (teslimler) karmaşıktır, nasıl yapılacağına dair kolay bir cevap yoktur.
• Disiplinli Çevik (DÇ), proje ekibinin çözüm sunmak ve kendi tercihlerini belirlemesi için şüpheci yaklaşımı tercih eder.
• Diğer çalışanların veya ekiplerin benzer zorluklarla karşılaştığını ve üstesinden geldiğini bilmek ve onların deneyimlerinden ders çıkarmak önemlidir.
• Yöntemlere mahkum olmamak, sürekli iyileştirmeyi benimsemek önemlidir.
• Gerçek amaç, çevik olmak/hızlı olmak değil, istenen organizasyonel sonuçlara etkin bir şekilde ulaşmaktır.
• Daha iyi kararlar daha iyi sonuçlara yol açar.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler