Toplantıların hedefi olması, bu hedefin katılımcılar açısından anlamlı olması ve hedefe nasıl katkıda bulunacaklarını bilmeleri önemlidir.
Proje Yöneticisi iki tipte toplantı düzenler; Periyodik veya durumun gerektirdiği toplantılar. Düzenli toplantılar ekip, sponsor, müşteri, dış kaynak vb. ile projenin durumunu gözden geçirmek için yapılır.
Dikkat edilmesi gerekenler;
- Toplantı düzenine toplantı yapılacak kişiler ile beraber karar verilmelidir.
- Her toplantıda herkesin olması gerekmez.
- Toplantı gündemleri sınırlı tutulmalı, her konu konuşulmaya çalışılmalıdır.
- Birebir görüşülecek konular herkesin dahil olduğu bir toplantıda konuşulmamalıdır.
- Proje Yöneticisi eğer taktiksel yaklaşıyorsa iletişimi artırmak için bazı toplantıları uzun tutabilir.
- Toplantının 1 saatten fazla sürmemesi, gündemin ve katılımcıların bu doğrultuda belirlenmesi doğru olacaktır.
- Proje Yöneticisinin, proje ekibinin çalışma vaktinden çalmaması, gerekirse birebir görüşmeler ile ilerlemesi gerekebilir. Haftalık, aylık vb. toplantılar proje ekibinin katılımı, proje bağlamında birlikteliği göstermek, ekibin proje için önemini göstermek için faydalı olabilir.
- Tematik toplantılar (risk yönetimi, bütçe vb.) daha seyrek, doğrudan ilgilerle düzenlenmelidir. Bazı toplantılara projeyi destekleyecek proje ekibi dışından katılımcılar çağırılabilir.
- Proje Yöneticisi, toplantılara katılım ve ilgi düzeyini izlemelidir. Katılımın olmaması veya ilgini azalması durumunda sebeplerine odaklanmalı, önlemler geliştirmelidir.
- Yazışarak çözülebilecek konuların toplantılarda gündem edilmemesi ya da sadece özet geçilmesi gerekir.
- Proje Yöneticisi, toplantıları planlanandan erken bitirmeye odaklanmalıdır.
- Proje Yöneticisi, toplantının sadece kendi için olmadığını herkesin yararına olduğunu göstermelidir.
- Proje Yöneticisi, toplantının tamamında olması gerekmeyenleri belirlemeli, zamanlarını çalmamalıdır.
- Toplantıların verimliliğini artırmak için ekibin görüşleri alınmalı, toplantı sonrası değerlendirme yapılmalıdır.
- Toplantı gündemi madde madde olmalı ve önemliden daha az önemliye doğru ele alınmalıdır.
- Sonradan konuşulması gereken konular not alınmalı, toplantının gündeminden sapmaması sağlanmalıdır.
- Proje Yöneticisi, proje başında düzenli toplantılara yönelik kuralları belirlemelidir.
- Toplantının amacına ulaşamayacağı net olarak belli olduğunda iptal edilmeli, başka bir güne ertelenmelidir.
Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:
- Proje İletişimlerini İzleme Ölçütleri
- Projelerde Beyin Fırtınalarını Doğru Yapmak
- Projelerde Ekibin Moralini Bozmadan Odaklamak
- Proje Durum Değerlendirme Toplantılarını Doğru Yapmak
- Toplantı İpuçları
- Projelerde Toplantı Notu Tutma Sanatı
- Proje Tedarikçileri ile İletişim Kurmak
- Proje Ekibinin Fazla Mesai Yapmamasını Sağlamak
- Proje Yöneticisi Nasıl Olmalı?
- Proje Yöneticisi Sık Sık Değişiyorsa – 2
Takip Edin:
