Takım Temel Kuralları, proje ekibi üyelerinin nasıl davranması gerektiğini belirmek için kullanılan bir teknik olarak önerilmektedir.
Proje Yöneticisinin projenin erken safhalarında ekip üyelerinden beklentilerini netleştirmesi, ortak bir dil ve yaklaşım geliştirmesi yanlış anlaşılmaları ve çatışmaları azaltacak, verimi artıracaktır. İş ahlakı, iletişim, toplantı kuralları gibi konularda ortak prensiplerin belirlenmesi ve ekip tarafından uyulması çok önemlidir. Temel Kurallar belirlendikten sonra her ekip üyesi uymak zorundadır.
Temel Kurallar ekip davranış modelini belirler ve her ekip üyesinin diğerlerine davranış, iletişim, katılım sağlama, işbirliği ve destek verme konularında ortak bir anlayış yaratmayı hedefler.
Temel Kuralları belirlerken aşağıdakilere dikkat edilmesi gerekir;
- Ekip Lokasyonu – Bir arada çalışan ve sanal ekipler için ayrı kurallar belirlenebilir.
- Kültür – Farklı kültürlerden oluşan ekiplerde kişilere göre farklı kurallar belirlenebilir.
- Süre ve/veya Zamanlama -Proje süresince farklı süreçlerde farklı kurallar uygulanabilir.
- Beceri ve Deneyim – Kişisel farklılıklara göre kurallar değişebilir.
Paydaş Katılımının yönetilmesi sürecinde Temel Kuralların, Ekip Başlatma Belgesi içinde yer alması ve paydaş katılımını sağlamak için tüm paydaşlardan beklenen davranışları içermesi gerektiği belirtilmektedir.
Kaynak Yönetimi Planlama sürecinde Ekip Başlatma Belgesinin düzenli olarak gözden geçirilip, güncellenerek, mevcut proje ekibinin ve ekibe yeni katılanların Temel Kuralları anladığının güvenceye alınması gerektiği belirtiliyor.
Proje Ekibinin Yönetilmesi sürecinde ise grup kurallarının, iletişim planlama ve rol tanımları gibi sürekli yapılan proje yönetimi alıştırmalarının yanı sıra Temel Kurallarında çatışmaları azaltacağı belirtilmektedir.
Örnek Temel Kurallar;
- Proje Yöneticisi tüm yazışmalarda cc: de yer alacaktır.
- Toplantılara herkes zamanında katılacaktır.
- Değişiklik talepleri mutlaka yazılı yapılacaktır.
- Tüm ekibi ilgilendiren kararlar ortak alınacaktır.
- Gecikme veya bütçe aşımları fark edildiğinde Proje Yöneticisi haberdar edilecektir.
- Yapıcı geri besleme yapılacaktır.
- Her ekip üyesi diğerlerine yardımcı olacaktır.
- Toplantılara birkaç dakika erken veya tam vaktinde geliriz.
- Öngörülemeyen bir durumun zamanında toplantıya katılmamızı engellemesi halinde, toplantıyı düzenleyen kişiye en kısa sürede bilgi veririz.
- Ekibin diğer üyeleriyle, bizden farklı konumlarda olsalar bile, her zaman saygılı ilişkiler kurarız. Başkalarına herhangi bir sebeple hakaret veya alay etmeyiz.
- Ekibin diğer üyelerinden farklı bir konuma sahip olanlarımız, farklılıklara açık ve yapıcı bir şekilde yaklaşıır. Kırgınlık beslemeyiz ve arkadan konuşmayız.
- Ekip üyeleri arasındaki güven ilişkisini zedeleyecek her türlü davranıştan kaçınırız.
- Aynı fikirde olmadığımızda ve birbirimize olumsuz geri bildirimde bulunmak zorunda kaldığımızda, bunu saygılı bir şekilde yaparız. Neye ve diğer hangi kısımlarına katıldığımızı ana hatlarıyla açıklayarak, birbirimizin pozisyonlarını anladığımızı gösteririz.
- Toplantılara bizimle paylaşılan belge ve bilgileri okuyarak, istenen bilgileri toplayarak, hazırlıklı geliriz.
- Projenin sorunlarını kişiselleştirmekten her zaman kaçınırız.
- Toplantıların süresine uyarız. Hepimiz kendimizi ifade edebileceğimiz süre içinde kalırk ve diğerlerinin zamanlarına saygı gösteririz.
- Toplantılardan sonra, yapılacak işleri ve sorumlularını içeren toplantı notu düzenleriz.
- Gerekli kişileri toplantılara çağırır, katılmalarını sağlarız.
- Toplantıyı gerekçelerini açıklayarak en geç 24 saat önce iptal edebiliriz.
- Toplantılarda tek tek konuşuruz, söz kesmeyiz ve tartışmalara izin vermeyiz.
- Toplantılar sırasında bilgisayarla çalışmayız veya cep telefonu kullanmayız.
- Toplantının organizatörü, ekibe yeni üyelerin tanıtılmasından sorumludur.
- Ekip birbirleriye ilk adlarını kullanarak iletişim kurar.
- Birisiyle bir sorunumuz varsa, onunla mümkün olan en kısa sürede saygılı bir şekilde yüz yüze konuşuruz.
- Acil durumlar haricinde normal çalışma saatleri dışında e-posta göndermeyiz ve işle ilgili konularda konuşmayız.
Belirli bir projeye ve içinde çalışacağınız kültürel ortama bağlı olarak, aşağıdakiler gibi belirli kültürel temalar tanımlanabilir:
- Toplantılar sırasında geğirmeyin, burnunuza ve ağzınıza dokunmayın veya sümkürmeyin,
- Her zaman takımdaki en yaşlı kişinin ilk konuşmasına izin verin,
- Bir soru sormadan önce daima izin isteyin,
- Her zaman bir cevaptan sonra teşekkür edin ve her teşekküre daima “Bir şey değil” diyerek yanıt verin,
- Misafirlerinizi yerel yemek yemeye veya içmeye zorlamayın.
Ekibin bazı üyelerinin bu konuya “bize anaokulu çocukları gibi mi davranıyorsunuz?” diyerek kötü tepki verebileceğini düşünüyorsanız nedenlerini açıklamanız gerekir. Proje ekibi büyüdükçe ve farklı (ulusal ve/veya kurumsal) kültürleri içerdikçe, bu konu giderek daha önemli hale gelir.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Projenin sonucunda ortaya bir ürün çıkacak ise, ürünün kapsamını(özellikleri vb.) netleştirmek için yapılması önerilen yöntemdir.
