Kategori arşivi: Araç&Teknikler

Proje Yönetiminde Yaklaşan Dalga Planlaması (Rolling Wave Planning)

Yaklaşan Dalga Planlaması (Rolling Wave Planning), projeyi planlayacak yeterli detayın olmadığı, belirsizliğin yüksek olduğu durumlarda, uzun vadeli işlerin genel, yakın vadeli işlerin detaylı olarak planlandığı tekrara dayalı planlama tekniğidir.

Ayrıştırma (Decomposition), proje kapsamı ve proje teslimatlarını daha küçük, daha yönetilebilir bileşenlere bölmek için kullanılan bir tekniktir. Ayrıştırma uzak gelecekteki teslimat ya da alt bileşenler için yapılamayabilir. Proje Yönetimi Ekibi, teslimat ya da alt bileşen ile ilgili detayların netleşmesi sonrasında İş Kırılım Yapısının detaylarını geliştirir. Bu tekniğe Yaklaşan Dalga Planlaması adı verilir.

Proje Zaman Yönetimi konusunda gelecekteki eğilimlere ve çevik yöntemlere baktığımızda İş Listesine (backlog) dayalı yinelenen programlamanın (iterative scheduling),Yaklaşan Dalga Planlamasının bir formu olarak uyarlanabilir yaşam döngülerinde (örneğin ürün geliştirmede çevik yaklaşım vb.) kullanıldığını görebiliriz. Bu yaklaşımda, gereksinimler, Kullanıcı Hikayeleri şeklinde toplanıp, önceliklendirilir, belirli zaman aralıklarında geliştirmeler ve gözden geçirmeler yapılır. Böylelikle geliştirme yaşam döngüsünde yeni istekler, değişiklikler giderek netleşir ve hayata geçirilebilir.

Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlanması sürecinde Alternatif Analizi ile sınırlı kalmamak kaydıyla kullanılabilr. Alternatif Analizi, hangi zaman çizelgesi metodolojisinin kullanılacağını veya farklı metodların nasıl bir arada kullanılabileceğini belirlemeye yarar. Aynı zamanda zaman çizelgesinin hangi detayda olması gerektiğini ve Yaklaşan Dalga Planlamasının hangi sıklıkta, dönemlerde yapılacağını, gözden geçirleceğini, güncelleneceğini belirlemekte kullanılır. Zaman çizelgesini yönetmek için gerekli detay seviyesi ile bu seviyeyi güncel tutmak için gerekli olan sürenin dengelenmesinin her proje için belirlenmesi gerektiği belirtiliyor.

Aktivitelerin Tanımlanması sürecinde yinelenen planlama tekniği olarak, yakın dönemde gerçekleştirilecek işlerin detaylandırılması olarak tanımlanır. Aşamalı Olgunlaşma kapsamında, çevik ve şelale yaklaşımlarında iş paketlerinde, planlama paketlerinde ve sürüm planlamada kullanılabileceği belirtiliyor.

Proje Yaşam Döngüsünde yer alan işler, bulundukları noktaya göre gerekli detay seviyesinde ele alınmalıdır. Stratejik Planlamanın erken dönemlerinde bilgi az olabilir, sadece iş paketleri seviyesinde kalınır. Proje ilerledikçe bilgi artar, iş paketleri aktivitelere dönüştürülür.  

Son olarak, Yaklaşan Dalga Planlaması sonucunda ortaya çıkan aktiviteler, Aktivitelerin Tanımlanması sürecinin çıktısı olan Aktivite Listesinde yer alır.

Beni şaşırtan bir konu, Yaklaşan Dalga Planlamasının kapsam, maliyet, kaynak ve kalite konularında önerilmemesidir. 

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

 

 

Proje Yönetiminde Projenin Finanse Edilmesi (Financing)

Projenin finanse edilmesi, bütçenin belirlenmesi sürecinde projenin gerektirdiği paranın, fonların elde edilmesi olarak tanımlanmaktadır. Özellikle uzun vadeli altyapı, endüstriyel veya kamu hizmetleri için dış kaynaklardan finans elde edilebilir.  Dış kaynaklardan fon sağlanması, fon sağlayanın özel beklentiler koyabileceği ve karşılanması anlamına gelebilir.

Proje Sponsorunun, projenin maliyet ve nakit akışı gerekliliklerine göre gerekli finansal kaynakları bulması, ihtiyaç duyulduğunda kullanılabilmesini sağlaması gerekir.

Projenin maliyetinin doğru hesaplanması, ne zaman, ne kadar paraya ihtiyaç duyulacağının belirlenmesi çok önemlidir.

Projenin finanse edilmesi ile ilgili çalışmalar Proje Başlatma Belgesi ile başlar. Projenin resmi olarak başlangıcı sayılan Proje Başlatma Belgesi, projenin onaylanmasını sağlayan İş Gerekçesini ve buna bağlı kaba bütçeyi, yapılan fizibilite çalışmalarının sonuçlarını içerir. Yatırım kararını vermeye yönelik ön çalışmalar finansal kaynaklara ilişkin bilgileri içermelidir.

Proje Maliyet Yönetimi, projenin onaylanan bütçede tamamlanmasını hedefler. Proje maliyet yönetiminde maliyetler,  aktivite bazında tüm kaynaklar (personel, ekipman, malzeme vb.) dikkate alınarak aşağıdan yukarıya yaklaşımla aşama/faz ve proje bütününde belirlenir. Rezervler eklenerek bütçe oluşturulur.

Aktivite düzeyinde maliyet tahminlerinin doğruluğu ve netliği, harcamalar ve fon gerekliliklerinin belirlenmesi için çok önemlidir.

Nakit Akışı Analizi, Program Yönetiminde gelirlerin ve giderlerin zaman boyutunda ele alınmasıdır. Özellikle inşaat sektöründe belirli bir kilometre taşına ulaşıldığında ortaya konulan işin değeri hak ediş vasıtasıyla müşteriden alınırken maliyetler yönetilmeye çalışılır. Portföy Yönetiminde ise portföyün dengelenmesi açısından ele alınır.

PMI’ın Construction Extension to the PMBOK® Guide–2008 (İnşaata Özel Proje Yönetimi) Proje Finans Yönetimi adı altında özel bir bölümde konuyu açıklamaktadır.  (Bakınız: Sayfa 159)

Proje Maliyet Yönetimi aktivitelerin ve projenin maliyetlerine odaklanırken İnşaat Ekinde yer alan Proje Finans Yönetimi nakit akışına odaklanmaktadır.

Benzer yaklaşımı Program Yönetiminde Finansal Yönetim başlığı altında görebilirsiniz.

Proje Yönetiminde Maliyet Temel Çizgisi, aktivite maliyetlerinin zaman içinde kümülatif toplamını gösterir. Aktivite gerçekleştiğinde maliyetin oluşacağını varsayar. Dikkat edilmesi gereken vadeli alımlarda gerçek para çıkışının aktivitenin maliyetinin gerçekleştiği zamanda değil, yapılan anlaşmanın koşullarına göre gerçekleşecek olmasıdır.

Proje Finansmanı ile ilgili Wikipedia’daki güzel açıklayıcı bilgilere buraya tıklayarak ulaşabilirsiniz.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Bağımlılık Belirleme ve Entegrasyon (Dependency determination and integration)

Aktivitelerin Sıralanması sürecinde aktiviteler arasında mantıksal ilişki oluşturmak ve kullanılan bağımlılık tipinin belirlenmesi için kullanılan tekniktir.

Bağımlılıklar Zorunlu veya İsteğe bağlı, İç ve Dış olarak tanımlanabilirler. Bu noktadan hareketle İsteğe bağlı İç ve Dış Bağımlılıklardan, Zorunlu İç ve Dış Bağımlılıklardan bahsedilebilir.

Zorunlu Bağımlılıklar – İşin doğasında var olan ya da yasal olarak ya da sözleşme nedeniyle gerekli olan bağımlılıklardır. Zorunlu bağımlılıklar genellikle fiziksel kısıtları içerir. Örneğin temeli atmadan üst yapıya başlayamazsınız. Zorunlu bağımlılıklara bazen katı mantık veya fiziksel bağımlılıklar da denir. Teknik bağımlılıklar her zaman zorunlu olmayabilir. Proje ekibinin, aktivitelerin sıralanması işlemi sırasında hangi bağımlılıkların zorunlu olduğunu belirlemesi çok önemlidir.

Zorunlu bağımlılıklar, zaman çizelgesi kısıtları ile karıştırılmamalıdır.

İsteğe Bağlı Bağımlılıklar ya da Yumuşak Mantık (Soft Logic) – Deneyimlere göre ya da projeler özelinde sıralamanın isteğe göre yapılmasıdır. Örneğin testler yazılım bittikten sonra başlayabileceği gibi yazılım devam ederken başlatılabilir. İsteğe bağlı bağımlılıkların olası etkilerinin izlenebilmesi için kayıt altına alınması gerekir.  Paralel çalışma teknikleri kullanıldığında, isteğe bağlı bağımlılıklar gözden geçirilmeli, gerekli değişiklikler yapılmalı gerekirse isteğe bağlı bağımlılık kaldırılmalıdır.  Proje ekibi, aktivitelerin sıralanması işlemi süecinde hangi bağımlılıkların isteğe bağlı olduğunu belirlemelidir.

Harici Bağımlılıklar – Proje aktiviteleri ile proje dışı aktiviteler arasındaki ilişkileri içerir. Bu bağımlılıklar genellikle proje ekibinin kontrolü dışındadır. Örneğin bir yazılım projesinde testler, dış kaynaktan satın alınan donanımın teslimatına bağlı olabilir ya da bir cafe açmak için belediyeden bazı izinlerin alınması gerekebilir. Proje yönetim ekibi, aktivitelerin sıralanması sürecinde  hangi bağımlılıkların harici olduğunu belirlemelidir.

Dahili bağımlılıklar – Proje aktiviteleri arasındaki genellikle proje ekibinin kontrolündeki bağımlılıklardır. Örneğin Finans Müdürünün onayı olmadan ödeme yapılamaması (dahili zorunlu bağımlılık) vb. Proje yönetim ekibinin, aktivitelerin sıralanması sürecinde dahili bağımlılıkları belirler.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Ayrıştırma (Decomposition)

Proje Yönetiminde Ayrıştırma (Decomposition), proje kapsamı ve proje teslimatlarını daha küçük, daha yönetilebilir bileşenlere bölmek için kullanılan bir tekniktir.

İş Kırılım Yapısının (İKY) Oluşturulması sürecinde, proje kapsamının ve proje teslimatlarının daha küçük ve daha yönetilebilir bileşenlere bölünmesi için kullanılır. Çalışma paketi, maliyet ve sürelerin tahmin edilebileceği ve yönetilebileceği İKY’nin en alt seviyesidir.

Çalışma paketleri için ayrıntı seviyesi, projenin büyüklük ve karmaşıklık derecesine göre değişir. Ayrıştırma seviyesi genellikle projenin etkili bir şekilde yürütülmesi için gereken kontrol gerekliliğine göre belirlenir.

Toplam proje çalışmasının çalışma paketlerine ayrıştırılması için aşağıdakiler yapılabilir;

  • Teslimatlar ve bağlantılı çalışmalar saptanır ve analiz edilir,
  • İKY yapılandırılır ve düzenlenir,
  • Üst İKY seviyeleri daha alt seviyedeki ayrıntılı bileşenler ayrıştırılır,
  • İKY bileşenleri için tanımlama kodları oluşturulur ve atanır,
  • Teslimatların ayrıştırılma derecesinin uygun olduğunun doğrulanması yapılır.

İKY farklı yaklaşımlarla oluşturulabilir. Bu yaklaşımların en popüleri Yukarıdan Aşağıya Yaklaşım olmakla beraber, proje yönetimi kılavuzları veya İKY şablonları kullanılabilir. Aşağıdan Yukarıya Yaklaşım genelde en alt seviyedeki bileşenleri bir araya getirmek için tercih edilir.

İKY oluşturmada aşağıdaki yaklaşımlar dikkate alınarak Ayrıştırma yapılabilir;

  • Proje Yaşam Döngüsü fazları esas alınarak, ürün ve proje fazlarına ayrıştırma,
  • Ana Teslimatlar dikkate alınarak gerçekleştirmek için gereken aktivitelere ayrıştırma,
  • Tematik olarak (Ör. Proje dış kaynaklarının işleri) ayrıştırma,
  • Çevik yaklaşım kullanılıyorsa proje kullanıcı hikayelerine ayrıştırılabilir,
  • Organizasyonel yapı dikkate alınarak ayrıştırma yapılabilir.

Dikkat edilmesi gerekenler

  • Ayrıştırmanın doğrulanması için alt seviyedeki İKY bileşenlerinin üst seviyedeki ilgili teslimatların tamamlanması için gerekli ve yeterli bileşenler olduğunun belirlenmesini gerekir.
  • Farklı teslimatlar, farklı ayrıştırma seviyelerine sahip olabilir.
  • Bir çalışma paketine ulaşabilmek için, bazı teslimatlar için yapılacak çalışmaların sadece bir sonraki seviyeye ayrıştırılması gerekirken bazı çalışmalar için ek ayrıştırma seviyeleri gerekli olabilir. Çalışmalar daha küçük ayrıntı seviyelerine ayrıştırıldıkça, çalışmaları planlama, yönetme ve kontrol etme kabiliyeti de artar. Ancak, aşırı ayrıştırma üretken olmayan yönetim çabalarına, kaynakların verimsiz bir şekilde kullanılmasına ve çalışmaların yerine getirilmesindeki verimliliğin düşmesine ve farklı İKY seviyelerindeki verilerin güçlükle bir araya getirilmesine, kontrol zorluklarına yol açabilir.
  • Ayrıştırma özellikle çok yakın bir tarihteki teslimat ya da bileşene ilişkin yapılamıyor olabilir.
  • Proje yönetim ekibi İKY’nin ayrıntılarının geliştirilebilmesi için genellikle teslimat ya da alt bileşenle ilgili fikir birliğine varılmasını bekler. Bu teknik bazı yerlerde yaklaşan dalga planlaması olarak anılır.
  • İKY, proje yönetimi çalışması da dahil olmak üzere tüm ürün ve proje çalışmalarını temsil eder. Hiçbir çalışmanın atlanmaması ve fazladan hiçbir çalışmanın yapılmaması için, en alt seviyedeki çalışmaların tamamı daha üst seviyelere doğru toparlanmalıdır. Buna bazı yerlerde %100 kuralı denir.

Aktivitelerin Tanımlanması sürecinde Ayrıştırma, proje kapsamının ve proje teslimatlarının daha küçük ve daha yönetilebilir bileşenlere bölünmesi olarak tanımlanır. Aktiviteler, bir iş paketinin tamamlanması için gereken çabayı temsil eder.

Dikkat edilmesi gerekenler

Aktivite listesi, İKY, ve İKY Sözlüğü, sıralı veya eşzamanlı olarak geliştirilebilir.

İKY ve İKY sözlüğü son aktivite listesinin geliştirilmesi için bir temel teşkil eder.

İKY içindeki her bir iş paketi, iş paketi teslimatlarının üretilmesi için yapılması gerekli olan aktivitelere ayrıştırılır. Ekip üyelerinin ayrıştırmaya dahil edilmesi, daha iyi ve daha kesin sonuçlar alınmasını sağlayabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Maliyetlerin Bir Araya Getirilmesi (Cost aggregation)

Proje Yönetiminde Maliyetlerin Bir Araya Getirilmesi (Cost aggregation), aktivite düzeyindeki maliyetlerin iş paketleri veya Kontrol Hesapları doğrultusunda birleştirilmesidir.

Proje bütçesi, proje için ayrılmış toplam para demektir. Proje Yönetiminde bütçenin belirlenmesi bir gerekliliktir. Bütçe belirleme, proje ekip üyeleri ve/veya ilgili finans uzmanları ile projenin karmaşıklık seviyesi dikkate alınarak yapılır.

Bütçenin Belirlenmesi sürecinde önerilen teknik, aktivite düzeyinde yapılan tahminlerin iş paketleri veya kontrol hesapları düzeyinde toplanarak toplam proje bütçesinin hesaplanmasını öngörmektedir. Finansal Limit Uzlaşması ve Rezerv Analizi ile birlikte ele alınması gerektiği unutulmamalıdır.

Faydaları

  • Maliyetlerin bir araya getirilmesi zaman çizelgesi üzerinde harcamaların izlenebilmesini sağlaması sağlar.
  • Proje Yöneticilerinin aktiviteleri maliyetleri ile takip edebilmelerini sağlar.
  • Bu sürecin çıktısı maliyet performans temel çizgisidir. Hem maliyetleri hem nakit akışını göstermesi açısından harcamaların ve fon gerekliliklerinin görülebilmesini sağlar.
  • Maliyetlerin en alt seviyede kontrol edilmesi, problemlerin erken fark edilebilmesini ve gerekli ayarlamaların zamanında yapılabilmesini sağlar.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde İçerik Şemaları (Context diagram)

Proje Yönetiminde İçerik Şemaları (Context diagram), profesyonel sistemlerin (süreç, ekipman, bilgisayar sistemi, vs.), insanlar ve diğer sistemlerle (aktörler) nasıl etkileşim içinde olduğunu gösteren ürün kapsamının görsel olarak tasvir edilmesi için kullanılır. 

Kapsam Yönetiminin Planlanması sürecinde İçerik Şemaları iş sistemine yapılan girdileri, iş sistemine girdileri sağlayan aktör/aktörleri, iş sisteminden gelen çıktıları ve çıktıyı alan aktör/aktörleri göstermek için kullanılır.

İçerik şemalarında genellikle aşağıdaki kurallara dikkat edilir;

  • Süreçler – Daire
  • Dış Girdiler – Dikdörtgen
  • Veri Saklama Noktaları – Çift yatay çizgi ya da elips
  • Veri akışı – ok çizgisi

İçerik Şemaları system analiz ve tasarımında kullanılır. Proje Yönetiminde kapsamın modellenmesi için tercih edilir. İş süreçleri arasındaki etkileşimleri, gerçekleştirilecek sistemin girdi ve çıktılarını göstermek için kullanılabilir.

İçerik şemaları zamanlama, sıralama ve senkronizasyon gerekliliklerini göstermez. Akış şeması değildir.

Faydaları

  • Sistemin diğer sistemlere sınırlarını ve kapsamını gösterir.
  • Şemayı anlamak için teknik uzmanlığa gerek yoktur.
  • Basit sembollerle kolayca hazırlanabilir.
  • Kolayca detaylandırılabilir.
  • Tüm proje paydaşları için kapsamın anlaşılmasını kolaylaştırır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde İletişim Teknolojileri (Communication Technology)

Proje paydaşları arasında bilgi transferi için kullanılan spesifik araçlar, sistemler, bilgisayar programları İletişim Teknolojisi olarak tanımlanır. 

Proje Ekibinin Geliştirilmesi sürecinde bir arada çalışma ve sanal ekipler için önemlidir. Bir arada çalışan ekipler için uyumlu ortam önemlidir. Farklı zaman dilimlerinde çalışan sanal ekiplerin birbirlerine uyum sağlayabilmelerine olanak tanır.

Kullanılan İletişim Teknolojilerine ilişkin örnek vermek gerekirse;

  • Paylaşılmış Portal – Internet sitesi, intranet gibi bilgilerin paylaşıldığı ve saklandığı yapılar ekipler için verimli çalışma ortamı yaratırlar.
  • Video Konferans – Ekiplerin etkin iletişimi için önemlidir.
  • Sesli Konferans – Ekipler için raporlama ve güven sağlama konusunda önemli bir araçtır.
  • E-posta – Mesajlaşma 

İletişim Yönetiminin Planlanması olarak düşündüğümüzde paydaşlar arasındaki bilgi alışverişinin çok farklı şekillerde gerçekleşebileceğini göz önünde tutmak gerekir. Ortak yöntemler olarak; görüşmeler, toplantılar, yazılı belgeler, veritabanları, sosyal medya ve web siteleri örnek verilebilir.

İletişim teknolojisinin seçimini etkileyen faktörler aşağıdaki gibidir;

  • Bilgi İhtiyacının Aciliyeti – Bilgi ihtiyacının aciliyeti ve şekli projeden projeye, projedeki aşamadan aşamaya farklılık gösterebilir.
  • Uygun Teknoloji – Proje bilgilerinin transferi için proje süresince gerekli teknolojinin ve altyapının uygun olması gerekir.
  • Kolay Kullanım – Tercih edilen teknoloji kullanıcıların kolay kullanımına uygun olmalı, gerekiyorsa kullanıma ilişkin eğitimler verilmelidir.
  • Proje Ortamı – Yüz yüze görüşme veya sanal ortam tercihi proje ortamına göre yapılmalıdır. Aynı veya farklı zaman dilimi, dil, kültür vb. faktörler dikkate alınmalıdır.
  • Bilgi Hassasiyeti ve Gizliliği – Eğer bilgilere ilişkin hassasiyet ve gizlilik var is eek güvenlik kuralları getirilmeli, çalışanlar için sosyal medya politikaları geliştirilerek bilginin uygun davranış, güvenlik ve koruma sağlanmaya çalışılmalıdır.

İletişimin Yönetilmesi sürecinde, İletişim Teknolojilerini etkileyen faktörler; ekibin bir arada olması, bilgilere ilişkin gizlilik gereklilikleri, ekip üyeleri için uygun kaynaklar, toplantı ve görüşmelere ilişkin şirket kültürüdür.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde İletişim Gereksinimleri Analizi (Communication Requirements Analysis)

Etkin iletişim proje yönetiminin başarısında çok önemlidir. Proje paydaşlarının doğru zamanda doğru bilgilere ulaşmaları gerekir. Bu yüzden İletişim Gereksinimleri Analizi çok önemlidir. 

İletişim Gereksinimleri Analizi, paydaşlarla yapılacak görüşmeler, atölye çalışmaları ve geçmiş projelerden alınan derslerden hareketle paydaşların iletişim gereksinimlerinin belirlenmesidir.

İletişim Gereksinim Analizinde iletişim kanal sayısı çok önemlidir. Paydaş sayısı iletişim kanal sayısını belirler. (İletişim kanal sayısı N=Paydaş Sayısı  İletişim Kanal Sayısı=N(N-1)/2))

İletişim kanal sayısı sayesinde Proje Yöneticisi ne kadar iletişim kurulması gerektiğini belirleyebilir.

İletişim Yönetiminin Planlanması sürecinde proje paydaşlarının bilgi gereksinimlerinin belirlenmesi için kullanılır. Gereksinimler, ihtiyaç duyulan bilginin değerinin analizi sonrasında, bilgilerin birleştirilerek tip ve format olarak belirlenmesiyle gerçekleştirilir.

Proje iletişim gereksinimlerinin belirlenmesinde aşağıdaki kaynaklar kullanılabilir;

  • Paydaş Kayıtları ve Paydaş Katılımını Sağlama Planından paydaşların bilgi ve iletişim gereksinimleri,
  • Potansiyel iletişim kanalları (yüz yüze, bir kişi bir çok kişiye veya bir çok kişi bir çok kişiye vb.),
  • Organizasyon Şeması kullanılarak ihtiyaçlar,
  • Proje organizasyonu, paydaş sorumluluk, ilişki ve bağımlılıkları,
  • Kişileri geliştirme yaklaşımı,
  • Projeye dahil olan disiplinler, departmanlar ve özel durumlar,
  • Projede yer alan sayısına ve lokasyonlar,
  • İç bilgi gereksinimleri,
  • Dış bilgi gereksinimleri
  • Yasal gereksinimler, dikkate alınarak belirlenebilir.

İletişim Gereksinimleri İletişim Yönetimi Planına kaydedilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde İletişim Modelleri (Communication Models)

İletişim Modeli, proje süresince iletişim sürecinin nasıl olacağını açıklayan süreç, şema vb.dir.

İletişim Yönetiminin Planlanması sürecinde üç şekilde ele alır;

  • Basit – Gönderen ve alıcı
  • Interaktif – Gönderen-alıcı-geri besleme
  • Karmaşık – Gönderenler – Alıcılar ve aralarındaki iletişimlerin karmaşıklığı

Basit Gönderen/Alıcı İletişim Modeli – İletişim iki taraf arasındaki bir süreç olarak ele alınır. Önemli olan mesajın iletilmesidir, anlaşılması değildir. Aşağıdaki adımlardan geçer;

  • Kodlama -Mesaj iletilmek üzere sembollere, yazıya veya sese dönüştürülür.
  • Mesajı iletme – Mesaj iletişim kanalından gönderilir. Mesaj çeşitli faktörlerden dolayı olumsuz etkilenebilir. (örneğin bilinmeyen teknoloji, yetersiz altyapı vb.)
  • Deşifre Etme – Ulaşan mesaj alıcı tarafından anlaşılır hale gelir.

Basit İnteraktif İletişim Modeli – Gönderici ve alıcı arasındaki iletişim sürecidir ve mesajın anlaşıldığına emin olunur. Mesafe, taraflar arasındaki anlayış farklılıkları, bilgi yetersizliği veya ilgisizlik süreci olumsuz etkileyebilir. Basit Gönderen/Alıcı Modelindeki sürece ek olarak aşağıdakiler yer alır;

  • Mesajın Alındığını Bildirme – Alıcı mesajı aldığına dair yanıt döner. Bu yanıt mesajın anlaşıldığını garantilemez.  
  • Geribildirimde Bulunma/Yanıt Verme – Mesaj deşifre edilip anlaşılmışsa alıcı düşünce ve fikirlerini mesajı gönderene iletir. Eğer gönderici, gönderdiği mesaj ile aldığı yanıtı eşleştirir ise iletişim başarılı olmuş demektir. Geribildirimde Bulunma/Yanıt Verme, kişiler arasında aktif dinleme varsa gerçekleşir.
  •  İletişim sürecinde, gönderen mesajı iletmekten, mesajın anlaşılır ve tam olmasından sorumludur.

Alıcı, aldığı mesajın bütünlüğünden, mesajı ve ihtiyacı olan açıklamanın iletildiğini aldığını bildirmekten, geri bildirimde bulunmaktan sorumludur.

Açıklayıcı grafik aşağıdaki gibidir;

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde İletişim Yöntemleri (Communication methods)

Proje paydaşları arasında bilgi transfer için kullanılan sistemli prosedür, teknik ya da süreçlerdir. 

  • İnteraktif İletişim– Birden fazla tarafın gerçek zamanlı iletişimi – Telefon, mesajlaşma, sosyal medya, video konferans
  • İtme İletişimi – Bilgi almak isteyenlere doğrudan mesaj gönderme – Mektup, e-posta, rapor, faks, sesli mesaj, blog yazısı, basın duyurusu vb. Bu yöntem mesajın teslim alındığını ve nalaşıldığını garantilemez.
  • Çekme İletişimi – Çok ve büyük bilgi veya ilgili varsa güvenliğe dikkat edilerek bilgiye erişimlerini sağlama – web sitesi, intranet, e-öğrenme, alınan dersler bilgi tabanı, bilgi depoları vb.

İletişim Yönetimi Planında yer alan iletişim gereksinimleri farklı yaklaşımlarla gerçekleştirilebilir;

  • Kişilerarası İletişim – Bilgi bireyler arasında karşılıklı değiştirilir – Yüz yüze görüşme vb.
  • Küçük Grup İletişimi – 3-6 kişi arasındaki grupların bilgi paylaşımı yapması
  • Umumi İletişim – Tek bir konuşmacı bir gruba konuşarak
  • Kalabalık İletişim – Genellikle grupla birebir iletişim kurmadan, bir kişinin büyük bir gruba mesaj iletmesi.  
  • Sosyal Ağlar  – Sosyal ağlar ve bilgisayar sistemleri ile mesajı iletme

Örnek yöntemler;

  • Duyuru Panoları
  • E-bültenler
  • Çalışanlara gönderilen mektuplar
  • Basın Duruları
  • E-posta ve intranet mesajları
  • Web siteleri
  • Telefon Görüşmeleri
  • Sunumlar
  • Ekip Toplantıları, Bilgilendirmeleri
  • Odak Gruplar
  • Yüz yüze görüşmeler
  • Danışılan Gruplar,
  • Çalışan Forumları
  • Sosyal Medya

İletişimlerin Yönetilmesi sürecinde paydaş grupları değiştiğinde veya paydaşların beklentileri, gereksinimleri değiştiğinde uyum sağlayabilecek “esnek” yöntemler tercih edilmelidir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler