Kategori arşivi: Araç&Teknikler

Proje Yönetiminde Teklif Sahibi Konferansları (Bidder conferences)

Teklif Sahibi Konferansları, olası tedarikçilerin tedariğe yönelik net ve ortak bir anlayışa sahip olmasını sağlamak için ihale veya teklif hazırlığından önce ilgili satıcılarla yapılan toplantılardır. Ayrıca yüklenici konferansları, girişimci konferansları veya ihale öncesi konferanslar olarak da bilinirler.

Teklif sahibi konferansı, teklif gönderildikten sonra planlanır. İlgilenen ve uygun satıcılara projeyle ilgili soru sorma şansı vermek için yapılır. Satıcıların ilgilenip ilgilenmediğini ve şirketlerinin işi tamamlamaya uygun olup olmadığını daha iyi anlamalarını sağlayacaktır.

Teklif sahibinin konferansının ne kadar kısa bir süre sonra gerçekleşeceği, teslim süresine bağlıdır. Çok kısa geri dönüş süresi söz konusuysa tekliften sonraki ilk günlerde planlanır. Her zaman teklif sahibi konferansı yapılmayabilir. Teklif sahibinin konferansının yapılıp yapılmayacağı veya ne zaman gerçekleşeceği şartnamelerde yer almalıdır. 

Bir ay veya daha uzun bir süre için geçerli olan teklifler için, teklif sahibinin konferansı genellikle verildiği tarihten itibaren bir veya iki hafta içinde gerçekleştirilir. Teklif öncesi konferans olarak da adlandırılan teklif sahibinin konferansı, genellikle proje çalışmasının gerçekleştirileceği yerde yapılır. Potansiyel teklif sahipleri için soruların yanıtlanmasının yanı sıra, teklif sahiplerine çalışma sahasını ziyaret etme şansı verecektir. Teklif sahibinin konferansı bazen proje yöneticisi tarafından sahanın gösterilmesini içerebilir.

Teklif sahibinin konferansları, sözleşmeden sözleşmeye değişiklik gösterecektir. Bazı teklif öncesi konferansları zorunlu, bazılarının ise isteğe bağlı olacaktır. Teklif sahibini konferansı gerekliyse, belgelerde “zorunlu” olarak belirtilecektir. Konferans zorunlu değilse, çoğunlukla “isteğe bağlı” veya “zorunlu değil” olarak belirtilecektir. 

Satıcılar, paydaşların ve Proje Yöneticisinin olduğu toplantıya çağırılır. Toplantıda satıcıdan beklentiler açıklanır. Satıcılar sorular sorarak gereksinimleri netleştirmeye çalışırlar. Satıcıların tekliflerini doğru bir şekilde hazırlamaları için yapılır. Satıcı tekliflerinde satıcı ile ilgili genel bilgiler, satıcının referansları, projenin kapsamı, gereksinimler ve teslimatlar yer alır. Teklifler Proje Yöneticisine veya ilgili paydaşa gönderilerek tedarik süreci başlatılır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Tetkikler (Audits)

Proje başlangıcında süreç tetkikleri, proje kapanışında proje sonu tetkikleri yapılır.

Entegre Değişiklik Kontrolünde konfigürasyon kalemlerinin doğrulanması için yapılır. Konfigürasyon doğrulama ve tetkikleri proje konfigürasyon kalemlerinin bir bütün olarak doğru olduğunu denetlemek, değişikliklerin kayıt altına alınmasını, değerlendirilmesini, onaylanmasını, izlenmesini ve doğru uygulanmasını güvence altına almayı amaçlar. Böylelikle konfigürasyon dokümanında yer alan fonksiyonel gereksinimlerin gerçekleştirilmesi sağlanmaya çalışılır.

Kalite tetkikleri proje aktivitelerinin şirket ve proje politika, süreç ve prosedürlerine uygunluğunu denetlemek için genellikle Proje Ofisi tarafından yapılan yapılandırılmış bağımsız bir süreç olarak tanımlanır.

Kalitenin Yönetilmesi sürecinde tetkik, yapılandırılmış ve bağımsız bir süreç olarak proje aktivitelerinin şirket ve proje politika, süreç ve prosedürlere uygunluğunu denetlemek için önerilen bir yöntemdir. Kalite Tetkikleri genellikle proje dışından kişi(ler) veya şirketin iç kontrol departmanı, Proje Ofisi ya da dış kaynak tarafından gerçekleştirilir. Kalite tetkiklerinin hedefleri aşağıdakilerdir;

  • İyi ve en iyi deneyimlerin uygunlandığını garantilemek,
  • Uygunsuzlukların, farkların ve eksikliklerin tanımlanması,
  • Şirket içi deneyimlerin benzer projelerde uygulanabilmesi için paylaşılmasını sağlamak,
  • Ekip verimliliğini artırıcı pozitif beslemeleri proaktif olarak gerçekleştirmek,
  • Denetim sonuçlarının Alınan Derslere kaydını sağlamak

Eksikliklerin giderilmesi kalite maliyetini düşürecek, proje ürününün sponsor ve müşteri tarafından onaylanma olasılığını artıracaktır.

Kalite tetkikleri planlı veya rastgele, iç ve dış denetçiler tarafından yapılabilir.

Kalite Denetimleri, Onaylanmış değişiklik taleplerinin (güncellemeler, düzeltici eylemler, kuruların giderilmesi ve önleyici eylemler) hayata geçirildiğini onaylar.

Risklerin izlenmesi sürecinde risk yönetimi sürecinin verimliliğini değerlendirmek için kullanılır.

Proje Yöneticisi Proje Risk Yönetimi Planında yer aldığı şekli ile belirli aralıklarla risk tetkikleri yapmaktan sorumludur. Risk tetkikleri proje gözden geçirme toplantılarında yapılabilir ya da konuya özel toplantı düzenlenebilir. Risk tetkikleri yapılmadan önce hedefleri ve format netleştirilmelidir.

Risk tetkiklerine ilişkin sonuçlar risk raporlarında yer almalıdır.

Tedarik tetkikleri özelinde bakıldığında sözleşmenin ve sözleşmeye ilişkin süreçlerin tamlık, netlik ve verimlilik açısından değerlendirilmesidir. Tedariklerin Kontrolü sürecinde tedarik sürecinin yapılandırılmış gözden geçirmesi için önerilen yöntemdir. Tedarik tetkikleri içeriği ve kuralları tedarik sözleşmesinde yer alır. Tetkik sonuçları alıcı ve satıcı Proje Yöneticileri ile paylaşılarak projede gerekli ayarlamaların yapılması sağlanmaya çalışılır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Benzer Tahminleme (Analogous Estimating)

Aktivite sürelerinin, maliyetlerin ve kaynakların tahmin edilmesinde benzer aktivite veya projeden elde edilen geçmiş veriler var ise Benzer Tahminleme yöntemi kullanılabilir.

Benzer tahminlemede geçmiş proje veya aktiviteye ilişkin kapsam, süre, maliyet, bütçe, büyüklük, ağırlık, karmaşıklık vb. parametreler gelecekteki projelerin tahminlemelerinde temel veya referans olarak kullanılabilir.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Bu yöntemde kullanılacak parametreler geçmiş proje veya aktivitelerin “gerçekleşme” verileri olmalıdır.
  • Brüt Değer Tahmini Yaklaşımı olarak düşünüldüğünde mevcut projenin özelliklerine (karmaşıklık vb.) tahminlerde düzenleme yapılması gerekebilir.
  • Benzer Tahminleme genellikle proje ile ilgili yeterli detayda bilgi bulunmadığı zamanlarda tercih edilir.
  • Diğer tekniklere göre daha az süre ve efor harcanırken netlik seviyesi düşüktür.
  • Benzer tahminleme tüm projede kullanılabileceği gibi projenin bazı aşamalarında diğer tekniklerle beraber kullanılabilir.
  • Geçmiş proje veya aktiviteler mevcut proje ile benzerlik göstermiyor ve proje ekip üyeleri geçmiş verileri değerlendirme deneyimine sahip değilse tercih edilmemelidir.
  • Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi süreci özelinde düşünürsek geçmiş proje veya aktivitelerde kullanılan kaynaklar (personel, ekipman, malzeme vb.) üzerinden tahminleme yapılmasıdır. Özellikle Proje Yöneticisinin hızlı bir şekilde üst seviye aşama sorumlularını belirlemesinde tercih edebileceği bir yöntemdir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Çevik Sürüm Planlama (Agile Release Planning)

Çevik Sürüm Planlama, ürün geliştirilmesi ile ilgili vizyon ve yol haritası doğrultusunda sürümlerin (genellikle 3-6 aylık olarak) üst seviye zaman zaman çizelgesi özetidir.

Çevik Sürüm Planlama, ürüne ilişkin hedeflerin gerçekleştirilmesi, bağlılıkların  ve engellerin giderilmesi için ürün sahibinin ve ekibin ne kadar çalışmaya ve süreye ihtiyacı olduğunu belirlemek için gerekli döngü (iteration) ve geliştirme süreç (sprint) adetlerini içerir.

Eğer sürümler müşteri için bir değer üretiyorsa, zaman boyutunda hangi döngüde neyin başarılacağı (üretileceği) görülebileceği için proje zaman çizelgesinin anlaşılması kolaylaşmaktadır.

Agile (Çevik) Proje Yönetimi ile ilgili bilinmesi gereken 12 terimi açıklayan bu yazıya göz atmalısınız: https://tr.linkedin.com/pulse/bilmeniz-gereken-12-agile-proje-y%C3%B6netim-terimi-sinan-erdin%C3%A7

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde İlan Verme (Advertising)

Projelerde İlan Vermek, tam ve açık rekabeti sağlamayı amaçlayan bir devlet sözleşmesi fırsatının resmi bir bildirimi olarak tanımlanıyor. (Government Extension to the PMBOK® Guide – Third Edition) Yapılacak bildirimin bir gazetede, özel yayınlarda veya devlet kurumlarının yayınlarında olabileceği belirtiliyor. Kısaca söylemek gerekirse proje ile ilgili tedarikler potansiyel satıcıları bulmak için önerilen bir tekniktir diyebiliriz.

Tedariklerin Yürütülmesi sürecinde önerilen bir tekniktir.

İlan vermek genel anlamıyla bir ürün veya servisin alıcılarına veya potansiyel alıcılarına ulaşmak için kullanılır. Projelerde ise potansiyel satıcılara ulaşmak için kullanılır.

İlan vermek, potansiyel satıcılara teklif (Request for Proposal – RFP) için hazır olunduğunu bildirmek için kullanılır.

Proje ile ilgili ilanlarda etik kurallara uyulması, yanıltma, yanlış yönlendirme yapılmaması çok önemlidir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Ekip Kurma

Proje ekipleri birbirlerine benzemezler. Kalıcı veya geçici olan proje ekipleri benzer ve zıt özellikler içerirler. Bir çok ekibin performanslı çalışması zaman gerektirir. Ekip üyeleri arasındaki farklılıklar (bilgi, deneyim, ünvan, iş yapma şekli vb.) çatışmalara yol açabilir. Çatışmalar yönetilebilirler, yaratıcılığa ve ekip çalışmasına olan ihtiyacı artırlar.   

Proje başlangıcında ekip kurmanın faydaları;

  • İşbirliği artar, ekip üyeleri arasında bilgi paylaşımı artar, ekip üyeleri proje çıktısındaki önemlerini fark ederler,
  • Nitelikli iletişim artar,
  • Kaynaklar daha verimli kullanılır,
  • Karar verme hızlanır, aksiyon almada beklemeler azalır.
  • Ekip çalışmalarının sorumluluğunu alma artar,
  • Daha kaliteli sonuçlar ortaya çıkar. 

Basitleştirme ve Kolaylaştırma verimli ekip kurma, ekip içi problemleri çözme için kullanılan bir tekniktir.

Nasıl Yapılır?

  1. Kişisel değerlendirmeler yapılır.
  2. Ekip davranışları izlenir.
  3. Ekip üyeleri ile birebir görüşmeler yapılır.
  4. Karşılıklı bilgi paylaşımı yapılır.
  5. Ekip bir araya getirilir.
  6. Proje ekibinin amacı ve hedefleri paylaşılır.
  7. Rol ve sorumluluklar atanır.
  8. İzleme ve kontrol yapılır.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Her projenin başında bir ekip olarak nasıl çalışılacağına odaklanılmalıdır. Özellikle başlangıç toplantılarında proje ile ilgili bilgiler verilir, rol ve sorumluluklar tanımlanır. Her proje ekip üyesinin sorumluluklarını ve kendisinden ne beklendiğini anlaması önemlidir. Aynı zaman her ekip üyesinin diğer ekip üyelerinin rol ve sorumluluklarını anlamaları önemlidir. 
  • Her ekip üyesi anlamlı ve gerçekçi bir işin parçası olmayı ister. Gerçekçi olmayan beklentiler ekip çalımasını olumsuz etkilerler. Proje Yöneticileri dengeyi sağlamalı, proje için doğru olanın yapılmasını ortak bir anlayış ile sağlamaya çalışmalıdırlar. Bireysel performanslar ekip performansında buluştuğunda önemli başarılar elde edilir.
  • Ekip bütününde ve bireysel olarak dürüst, yapıcı ve açık geri beslemeler yapılması gerekir. Proje Yöneticisi kendi tutum ve davranışlarını da gözden geçirmeli ve düzenlemelidir. 
  • Ekibin önündeki engeller kaldırılmalı, tüm iletişimler desteklenmeli, başarılar ödüllendirilmeli, ekip üyeleri ile empati kurulmalıdır. 
  • Sosyal aktiviteler, ekip egzersizleri ile birliktelik güçlendirilmeli, etkileşim artırılmalıdır.
  • Ekip Kurma (Team Development), proje ekibinin sosyal ilişkilerini ve işbirliğini geliştirmek, dayanışma ortamı kurmayı hedefler.
  • Ekip Kurma aktiviteleri proje gözden geçirme toplantılarında 5 dakikalık çalışmalarla yapılabileceği gibi profesyonel olarak organize edilmiş aktivitelerle gerçekleştirilebilir.
  • Ekip kurma aktivitelerinin hedefi bireysel ekip üyelerinin birlikte verimli çalışmalarını sağlamaktır.
  • Ekip kurma aktiviteleri özellikle farklı lokasyonlarda çalışıp yüz yüze iletişim kurma fırsatı bulamayan ekip üyeleri için önemli bir fırsattır.
  • Ekip kurma çalışmaları proje başlangıcından itibaren sürekli olarak yapılmalıdır.
  • Proje ortamlarındaki değişiklikler ekip kurma çalışmalarının yenilenmesini ve farklı kurgularda yapılmasına yol açabilir.
  • Proje Yöneticisi proje ekibinin fonksiyonalitesini ve performansını sürekli izlemeli, ekip problemlerine ilişkin önleyici ve düzeltici faaliyetleri hayata geçirmelidir.
  • Proje Ekibi Oluşturma konusunda Tuckman Teorisini PMP sınavına hazırlananlar ilgili yazılarımdan öğrenebilirler: Ekip Oluşturma 1. Aşama2. Aşama3. Aşama4. Aşama5. Aşama

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Nominal Grup Tekniği

Nominal Grup Tekniği, Beyin Fırtınasının başka bir türü olarak fikirlerin ölçeklendirilmesi ve önceliklendirilmesi için kullanılır. Çok sayıda görüşün, ortak katılım ile önceliklendirilmesini, puanlama yoluyla proje ekibinin görüş birliğine varmasını sağlar. Hızlı karar almak gerektiğinde tercih edilebilir.

Özellikle Gereksinimlerin Toplanması sürecinde önerilen Nominal Grup Tekniği 4 adımdan oluşur;

  1. Adım – Soru ya da problem Proje ekibine sunulur. Her Proje Ekip üyesi konuşmadan kendi fikir veya önerisini bir kağıda yazar ve Proje Yöneticisine verir.
  2. Adım – Proje Yöneticisi tüm fikirleri toplu olarak Proje Ekibinin görebileceği tahtaya yazar.
  3. Adım – Her fikir, öneri Proje Ekip üyelerinin tamamı anlayana kadar tartışılır.
  4. Adım – Grup üyeleri oylama yaparak fikir, önerileri önceliklendirirler. Örneğin 1 hiç desteklemiyorum, 5 çok destekliyorum vb. Netlik sağlanamayan durumlarda, oylama bir kaç kez yapılabilir. En yüksek oy alan(lar) kabul edilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde İlişki Ağları

Proje Yöneticisinin ve proje ekibinin birbirleri arasında ve diğer departman, firma çalışanlarıyla etkileşim içinde olmaları ve iletişim kurmaları çok önemlidir.

Proje Bilgilerinin Yönetilmesi sürecinde İlişki Ağı Kurma, resmi olmayan sosyal etkileşimi ve internetten sosyal ağların kullanımını kapsar. Projelerde kurulan ağlarla paydaşlar arasında bilgi paylaşım altyapısı kurulabilir. Örneğin online sohbet odaları uzmanlar için belirli konuların tartışılması ve sorularının yanıtlanması konusunda yardımcı olabilir, whatsapp uygulamaları ile proje ekipleri iletişim kurabilirler.

Proje İletişimlerinin Yönetilmesi sürecinde yeni kontakların oluşturulması ve diğerleriyle bilgi paylaşımında kullanılabilir. İlişki ağlarının problemlerin çözülmesinde, paydaşların aksiyonlarını etkilemede, işlere ve çıktıların oluşmasına desteklerini artırarak performansın artırılabileceği belirtiliyor.

Paydaş Katılımının İzlenmesi sürecinde ise farklı seviyelerdeki paydaşlardan bilgi toplamada kullanılabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Oylama

Projelerde matematiksel yöntemlerle karar vermenin zor olduğu veya kişisel görüşlerin önem kazandığı durumlarda oylama yapılır.

Oylama 3 şekilde olabilir;

  • Oybirliği – Herkesin hem fikir olması,
  • Çoğunluk – %50’den fazlanın tercihini kabul etme,
  • Nispi Çoğunluk – En çok ortak oylananı seçme.

Hangi süreçlerde kullanılabilir;

  • Proje İşlerinin İzlenmesi ve Kontrolü sürecinde elde edilen bilgiler doğrultusunda geleceğe yönelik kararların alınmasında kullanılır.
  • Entegre Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi sürecinde değişikliklerin onaylanması, ertelenmesi veya reddedilmesi ile ilgili olarak kullanılır.
  • Gereksinimlerin Toplanması sürecinde birden fazla alternatifin olası sonuçlarına yönelik olarak gelecekte alınabilecek aksiyonlar ile ile ilgili kullanılır. Ürün gereksinimlerinin ortaya çıkartılması, sınıflandırılması ve önceliklendirilmesine yarar.
  • Kapsamın Doğrulanması sürecinde proje ekibi ve paydaşların onayını almak için kullanılır.
  • Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi sürecinde Çevik Yöntemler doğrultusunda yeni bir kavram geldi; fist of five. Türkçesini yazmakta zorlanıyorum ama beşten yumruk olur diyeceğim. 5 parmağın birleşmesinin gücü anlatılmaya çalışılıyor. Bu teknikte Proje Yöneticisi ekibin desteğini sorduğunda kapalı yumruk desteklemiyorum, açık beş parmak tam destekliyorum anlamına geliyor. Eğer ekip üyesi üçten az parmak gösterirse konunun tartışılması gerektiği anlaşılıyor. Proje Yöneticisi üç veya daha fazla parmak gösterilene kadar süreci tekrar ediyor ve bir sonraki karara geçiliyor.
  • Maliyetlerin Tahmin Edilmesi sürecinde mevcut tahminlerin netliğini artırmak ve yeni tahminleri belirlemek için kullanılır.
  • Paydaş Katılımının İzlenmesi sürecinde paydaş katılımı ile ilgili beklentiler, sapmalar konusunda geliştirici kararları almak için kullanılır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Çoklu Kriter Karar Analizi

Çoklu Kriter Analizi, sistemik ve analitik bir yaklaşımla, matris kullanılarak risk seviyeleri, belirsizlik, değerleme ve değerlendirme konularında ölçeklendirmeye yarar.

Nerelerde kullanılır;

  • Entegre Değişiklik Kontrol Sürecinde önceden tanımlanmış kriterler doğrultusunda değişiklik taleplerinin değerlendirilmesinde kullanılır.
  • Gereksinimlerin Toplanması sürecinde farklı fikirlerin risk seviyelerinin ve belirsizliğin değerlendirilebilmesi için kullanılır.
  • Kapsamın Tanımlanması sürecinde gereksinimlerin, zaman çizelgesinin, bütçenin ve kaynakların önceden belirlenmiş kriterler doğrultusunda değerlendirilebilmesini sağlar.
  • Kalite Yönetiminin Planlanması sürecinde problemlere ilişkin uygun çözüm alternatiflerinin önceliklendirilmesi için kullanılır. Önceliklendirme matrisi bu süreçte kullanılır. Kriterler önceliklendirilip, ağırlıklandırıldıktan sonra her alternatif için matematiksel bir skor üretilir. Tüm alternatifler matematiksel skora göre sıralanır. Bu süreç aynı zamanda kalite ölçütlerinin önceliklendirilmesinde de tercih edilebilir.
  • Kalite Yönetilmesi Sürecinde, proje ve ürün kalitesini etkileyecek kriterlerin değerlendirilmesinde kullanılır. Projelerle ilgili kararlara örnek olarak farklı uygulama senaryoları, tedarikçi seçimi, ürün kararlarına ilişkin örnek olarak yaşam çevrimi maliyeti, zaman çizelgesi, paydaş memnuniyeti ve ürün hatalarının giderilmesine yönelik riskler sayılabilir.
  • Kaynakların Edinilmesi sürecinde proje ekibinin seçiminde veya malzeme, ekipman tercihlerinde kullanılabilir. Kriterler kaynakların önem ve değerlerine göre farklılık gösterebilir. Proje ekibine ilişkin örnek kriterler aşağıdaki gibidir;
    • Uygunluk – İstenilen zamanda kaynağın uygunluğu
    • Maliyet – Kaynağın eklenmesinin bütçeye etkisi
    • Yapabilirlik – Ekip üyesinin isle ilgili yeterliliği

        Bazı kriterler kaynak özelinde olabilir,

    • Deneyim: Ekip üyesinin benzer proje deneyimi olması
    • Bilgi – Ekip üyesinin müşteri, benzer projeler, teknoloji vb. konularda bilgi sahibi olması
    • Beceriler – Proje araçları kullanımı vb. ekip üyesinin becerileri
    • Tutum – Ekip üyesinin ekip çalışmasına yatkınlığı
    • Uluslararası Faktörler – Ekip üyesinin lokasyonu, zaman dilimi ve iletişim yeterlilikleri
  • Risk Yanıtlarının Planlanması sürecinde riske yanıt stratejisinin değerlendirilmesinde ve önceliklendirilmesinde kullanılır. Riske yanıt maliyeti, yanıtın olasılık ve hasara etkisi, kaynak uygunluğu, zaman kısıtları, risk gerçekleşirse etki düzeyi, risk gerçekleşirse diğer ilişkili risklere etkisi, ikincil riskler kriterler olarak sayılabilir. Seçilen yanıt stratejisi proje sürecinde etkisiz hale gelirse değiştirilmelidir.
  • Paydaş Katılımının İzlenmesi sürecinde paydaş katılımına yönelik uygulamaların değerlendirilmesi ve önceliklendirilmesi için kullanılır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler