SWOT Analizi (SWOT Analysis), organizasyon veya projenin güçlü yönlerinin, zayıflıklarının, fırsatların ve tehditlerin analizi için kullanılan bilgi toplama tekniğidir.
Adını, Streghts (Güçlü Yönler), Weaknesses (Zayıf Yönler), Opportunities (Fırsatlar) ve Threats (Tehditler) kelimelerinin baş harflerinden alır.
PMI, PMBOK® Guide 6’da Risklerin Tanımlanması sürecinde analiz, organizasyonun güçlü ve zayıf yönlerinin belirlenmesiyle başlar ve genellikle projeye, organizasyona ya da onun iş alanına odaklanır.
SWOT analizi, proje için organizasyonun güçlü yönlerinden kaynaklanan fırsatları ve organizasyonun zayıf yönlerinden kaynaklanan tehditleri belirler. Organizasyonun güçlü yönlerinin tehditleri ne ölçüde dengelediği ve zayıf yönlerle başa çıkmada kullanılabilecek fırsatlar incelenir.
SWOT Analizi temel olarak, tehditlerin ortadan kaldırılması ve fırsatların değerlendirilebilmesi amacını güder. Aktivitelerin ulaşabilecekleri potansiyele, ilgili risklerin olumsuz etkilerini azaltmak ya da ortadan kaldırmakla ulaşılabileceği düşüncesine dayanır. Güçlü yönlerin ve fırsatların zayıf yönlere ve tehditlere yönetilebilmesini sağlamaya çalışır.
SWOT Analizi, genellikle proje başında yapılmakla beraber, yaşanan problemler sebebiyle proje hedeflerinden uzaklaşmaya başlamışsa tekrar edilir. Örneğin projede bir değişiklik oluştuğunda yaratacağı riskler ve nasıl ele alınacağını belirlemek için yapılabilir.
SWOT Analizi, Proje Yöneticisinin sorumluluğundadır ve hedef net olarak belirlenip ilgili paydaşlarla paylaşılmalıdır. Proje başında yapılan analizlerde ilgili paydaşların katılımıyla proje ve riskler bir bütün olarak ele alınır. SWOT Analizi sonrasında planlama başlar.
SWOT Analizine bazı sorularla başlamak yerinde olacaktır. Örnek olarak aşağıdaki soruları inceleyebilirsiniz;
Güçlü Yönler
- Şirkette gerekli netelikte kaynaklarımız var mıdır?
- Projeye bir bütçe atanmış mıdır?
- Projenin gerçekleştirilmesi ile ortaya çıkacak faydalar nelerdir?
- Proje yeni teknoloji, altyapı, ekipman vb. gerektiriyor mu?
- Benzeri proje tecrübemiz var mı?
Zayıf Yönler
- Gerçekçi maliyet ve süre tahminleri için yeterli ve kaliteli veri var mıdır?
- Proje bütçesini karşılayabilecek finansal gücümüz var mıdır?
- Önümüzde engeller var mıdır?
- Dış kaynak ihtiyacımız var mı?
- Gereksinimler ya da talep gerçekçi mi?
Fırsatlar
- Projenin yaratacağı avantajın boyutu nedir?
- Rakiplerimizin zayıflıkları var mı?
- Sektör eğilimleri ne yöndedir?
- Yeni teknoloji, ürün vb. geliştirme fırsatı var mıdır?
Tehditler
- Rakipler kolayca kopyalayabilir mi?
- Gerekli kaynakları bulmak veya değiştirmek zor mu?
- Bilmediğimiz alanlara giriyor muyuz?
- Projeyi olumsuz etkileyebilecek iç ve dış etkenler nedir?
Bu soruların şirket veya proje özelinde geliştirilmesi gerektiği unutulmamalıdır.
SWOT’un avantajları
- İleriye doğrudur ve sadece harcadığınız zamana mal olur.
- Şirketin güçlü yönleri ile tehditleri ortadan kaldırmaya yönelik yeni fikirler çıkmasını sağlar.
- Tehditler konusunda farkındalık yaratır, hazırlık imkanı verir.
SWOT’un Dezavantajları
- Hedefleri başarmak için gerekli fırsatlar veya olası riskler atlanabilir.
- Tehditler ve zayıf yönlerin yanlış yorumlanması kaynakların yanlış yönlendirilmesine sebep olabilir.
- Önemsenmeden yapılması istenen sonuçları vermeyebilir.
PMBOK® Guide 6’da Kaynak Yönetimi Planlama sürecinde Veri Sunum Tekniklerinden birisi Metin Odaklı Formatlardır. PMP sınavına gireceklerin bilmeleri gereken konulardan biridir.
Paydaş Katılımı Değerlendirme Matrisi (Stakeholder Engagement Assessment Matrix) paydaşların mevcut ve beklenen katılım, ilgi düzeylerini karşılaştırmak için aşağıdaki süreçlerde kullanılır;
