Proje Yönetiminde Paydaş Katılımı Değerlendirme Matrisi

Paydaş Katılımı Değerlendirme Matrisi (Stakeholder Engagement Assessment Matrix) paydaşların mevcut ve beklenen katılım, ilgi düzeylerini karşılaştırmak için aşağıdaki süreçlerde kullanılır;

İletişim Yönetiminin Planlanması sürecinde mevcut ve beklenen katılım, ilgi seviyeleri arasında farkları ortadan kaldırmak için ek iletişim gereksinimleri olup olmadığının değerlendirilmesi için kullanılır.
Proje İletişimlerinin İzlenmesi sürecinde iletişimlerin verimliliği hakkında bilgi sağlaması açısından önemlidir.
Paydaş Katılımının Yönetilmesi sürecinde paydaşların projenin hedeflerini, amaçlarını, faydalarını ve risklerini net olarak anlamalarını sağlayarak projenin başarıya ulaşma olasılığının artırılması hedeflenir. Paydaş Katılımı Değerlendirme Matrisi, paydaşların projenin aktif destekçileri olmalarına ve proje kararlarının yönlendirilmesine yardımcı olur. İnsanların projeye tepkileri önceden tahmin edilerek, destek kazanmak ve olumsuz etkileri en aza indirmek için ileriye yönelik etkin önlemler alınabilir.

Paydaşların projeyi etkileme olasılıklarının en yüksek olduğu dönem genellikle başlangıç evreleridir ve proje ilerledikçe bu etki kademe kademe düşer.

Proje yöneticisi, paydaşların projeye katılımından ve bunların yönetilmesinden sorumludur ve gerektiğinde yardımcı olması için proje sponsoruna başvurabilir. Paydaş katılımının aktif yönetimi, projenin hedeflerini ve amaçlarını gerçekleştirememesi riskini azaltacaktır.

Paydaş katılım durumu aşağıdaki gibi sınıflandırılmaktadır;

Habersiz – Proje ve potansiyel etkisinden habersizdir.
Dirençli – Projenin ve potansiyel etkilerinin bilincindedir ve değişime direnç gösterir.
Tarafsız – Projenin bilincindedir ancak ne destekleyici ne de dirençlidir.
Destekleyici – Projenin ve potansiyel etkilerinin bilincindedir ve değişimi destekler.
Lider – Proje ve potansiyel etkilerinin bilincindedir ve projenin başanya ulaşması için aktif katılım gösterir.

Paydaşların ilgi düzeyleri farklı proje aşamalarında değişiklik gösterir. Paydaş Katılımının İzlenmesi sürecinde paydaş katılımı ile ilgili değişiklikler izlenir.