PMBOK® Guide 6’da Paydaş Katılımı Değerlendirme Matrisi (Stakeholder Engagement Assessment Matrix) Proje İletişim ve Paydaş Yönetimi süreçlerinde bir araç olarak önerilmektedir. Pmp Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gereken konulardan biridir.
Temel olarak paydaşların mevcut katılım, ilgi düzeyleri ile beklenen katılım, ilgi düzeyini karşılaştırmak için kullanılır.
İletişim Yönetiminin Planlanması sürecinde mevcut ve beklenen katılım, ilgi seviyeleri arasında farkları ortadan kaldırmak için ek iletişim gereksinimleri olup olmadığının değerlendirilmesi için kullanılır.
Proje İletişimlerinin İzlenmesi sürecinde iletişimlerin verimliliği hakkında bilgi sağlaması açısından önemlidir.
Paydaş Katılımının Yönetilmesi sürecinde paydaşların projenin hedeflerini, amaçlarını, faydalarını ve risklerini net olarak anlamalarını sağlayarak projenin başarıya ulaşma olasılığının artırılması hedeflenir. Paydaş Katılımı Değerlendirme Matrisi, paydaşların projenin aktif destekçileri olmalarına ve proje kararlarının yönlendirilmesine yardımcı olur. İnsanların projeye tepkileri önceden tahmin edilerek, destek kazanmak ve olumsuz etkileri en aza indirmek için ileriye yönelik etkin önlemler alınabilir.
Paydaşların projeyi etkileme olasılıklarının en yüksek olduğu dönem genellikle başlangıç evreleridir ve proje ilerledikçe bu etki kademe kademe düşer.
Proje yöneticisi, paydaşların projeye katılımından ve bunların yönetilmesinden sorumludur ve gerektiğinde yardımcı olması için proje sponsoruna başvurabilir. Paydaş katılımının aktif yönetimi, projenin hedeflerini ve amaçlarını gerçekleştirememesi riskini azaltacaktır.
Paydaş Katılım Seviyesine ilişkin aşağıdaki gbi sınıflandırılmaktadır;
- Habersiz – Proje ve potansiyel etkisinden habersizdir.
- Dirençli – Projenin ve potansiyel etkilerinin bilincindedir ve değişime direnç gösterir.
- Tarafsız – Projenin bilincindedir ancak ne destekleyici ne de dirençlidir.
- Destekleyici – Projenin ve potansiyel etkilerinin bilincindedir ve değişimi destekler.
- Lider – Proje ve potansiyel etkilerinin bilincindedir ve projenin başanya ulaşması için aktif katılım gösterir.
Paydaşların ilgi düzeyleri farklı proje aşamalarında değişiklik gösterir. Paydaş Katılımının İzlenmesi sürecinde paydaş katılımı ile ilgili değişiklikler izlenir.
Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;
[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]
Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:
- Proje Yönetiminde İletişim Gereksinimleri Analizi (Communication Requirements Analysis)
- Proje Yönetiminde Paydaş Haritalama/Gösterim
- Proje Yönetiminde Ağ Kurma (Networking)
- Proje Yönetiminde Genel Proje Risklerine Karşı Stratejiler (Strategies For Overall Project Risk)
- Proje Yönetiminde Gözlem ve Görüşmeler
- Proje Yönetiminde İlan Verme (Advertising)
- Proje Yönetiminde İletişim Teknolojileri (Communication Technology)
- Proje Bütçesi Problemin Kendisi Olmamalıdır
- Proje Yönetiminde Oylama Yöntemi
- Proje Riskleri – 8 – Altyapı