Kategori arşivi: Kapsam Yönetimi

Gereksinim Yönetimi Planı

Bir Cevap Yazın

Gereksinimlerin nasıl analiz edileceğini, belgeleneceğini ve yönetileceğini açıklayan proje yönetimi planının bir parçasıdır.

Gereksinim yönetimi planı aşağıdakileri içermelidir;

  • Gereksinim aktivitelerinin planlanma, izlenme ve raporlanma şekli açıklanmalıdır.
  • Yapılandırma Yönetimi ile ilgili değişiklikler nasıl başlar, analiz edilir, izlenir ve raporlanır, değişiklikleri kim, nasıl onaylar konuları açıklanmalıdır.
  • Gereksinimlerin nasıl önceliklendirileceği açıklanmalıdır.
  • Gereksinimleri gerçeklemek için gerekli ölçütler ve bunları kullanmanın gerekçeleri açıklanmalıdır.
  • Gereksinimlerin hangi özelliklerinin izlenebilirlik matrisine alınacağını gösteren izlenebilirlik yapısı
  • Gereksinim İzleme Matrisinde yer alacak tanımlama ve izleme parametreleri açıklanmalıdır.

Gereksinim Belgesi

Gereksinim İzlenebilirlik Matrisi

Yarın: Zaman Çizelgesi Yönetimi Planı

Kapsam Yönetimi Planı

Bir Cevap Yazın

Kapsam (Scope), bir proje şeklinde sağlanacak ürünlerin, hizmetlerin ve sonuçların toplamıdır.

Proje Kapsamı (Project Scope), belirtilen özelliklere ve fonksiyonlara sahip bir ürün, hizmet ya da sonucu teslim etmek için yapılması gereken çalışmalardır.

Ürün Kapsamı (Product Scope), bir ürün, hizmet ya da sonucu nitelendiren özellikler ve işlevler.

Aktivitenin Kapsam Tanımı (Activity Scope Definition), aktivite tarafından temsil edilen işi tanımlayan belgelenmiş açıklamadır.

Kapsam Yönetimi Planı (Scope Management Plan), proje kapsamının nasıl tanımlanacağını, nasıl geliştirileceğini, doğrulanacağını ve iş kırılım yapısının nasıl oluşturulup tanımlanacağını belirten belgedir ve proje kapsamının proje yönetim takımı tarafından nasıl yönetileceği ve kontrol edileceği ile ilgili rehberlik sunar. Proje yönetim planında yer alır ya da onun bir alt planıdır.

Kapsam Yönetimi Planı 3 bölümden oluşur: Kapsam nasıl planlanacak, yürütülecek ve kontrol edilecek.

Kapsam Yönetimi Planında aşağıdaki bilgilerin yer alması gerekir;

  • Detaylı proje kapsam bildiriminin hazırlanma süreci – Kapsam Bildiriminin hangi formatta, kim tarafından doldurulacağı, hangi araçların kullanılacağı ve ilgili onay süreçleri açıklanmalıdır.
  • Detaylı proje kapsam bildiriminden nasıl İş Kırılım Yapısı (İKY) yaratılacağının süreci – Kullanılacak kırılım yapısı formatı ya da şablonları belirtilmelidir.
  • İş Kırılım Yapısı(İKY)’nın bakımı ve onayı süreci – İş Kırılım Yapısı(İKY) nasıl değiştirilir, düzenli gözden geçirme dönemleri, kim(ler) onaylar.
  • Yönetim ve Kontrol – Proje ve ürün kapsamının nasıl yönetileceği ve kontrol edileceği açıklanmalıdır.
  • Tamamlanmış proje teslimatlarının onaylanma süreci – Tamamlanmış proje teslimatları nasıl bir süreçten geçerek müşteri vb. tarafından onaylanacak.
  • Proje kapsam bildirimine yönelik değişikliklerin kontrol süreci – Proje veya ürün kapsamına yönelik değişiklikler nasıl yönetilecek, hangi süreç, politika veya prosedür izlenecek.
  • Etkileyen Faktörler – Kapsam Yönetimi Planını etkileyebilecek Organizasyonel Çevre Faktörleri ve Çevresel İşletme Faktörleri tanımlanmalıdır.

Kapsam Yönetimi Planına yönelik şirketlerde şablonlar ve standartlar olabileceği gibi projeye özel olarak hazırlanabilir.

Proje Yöneticisine projenin kapanışına kadar kılavuzluk eder.

Kapsam Yönetimi Planı projenin başında hazırlanabileceği gibi döngülü olarak ve proje ilerledikçe geliştiriliyor olabilir.

Proje süresince Risk Yanıt Planlama vb. süreçler kapsama ek maddeler getirebilir Kapsam Yönetimi Planının değişmesine sebep olabilir.

Unutulmaması gereken kapsam iyi anlaşılmadan Kapsam Yönetimi Planı hazırlanmaz. Plan olmadan yürütme başarılı olamayacaktır. Proje ve ürün kapsamı iyi tanımlanmadan başlatılan projelerde zaman, maliyet ve kalite ile ilgili problemler yaşayacaktır.

Kapsam Yönetimini Planlamak

İş Kırılım Yapısı Ne İşe Yarar?

Proje Yönetiminde Kapsam Kayması ve Altın Kaplama

Yarın: Gereksinim Yönetimi Planı

Kalite Kontrolü ve Kapsam Onaylama

Bir Cevap Yazın

Kapsam kontrolü, İzleme ve Kontrol Süreç Grubunun bir parçasıdır. Projedeki değişiklikleri yönetme sürecidir.

Kapsam Kontrolü, Proje ve Ürün kapsamını içerir. Proje kapsamı, istenen sonuca ulaşmak için yapılması gereken işler toplamıdır. Ürün kapsamı, ürün özellikleri, özellikler, hizmet ve kalite gibi nihai sonuçla ilgili tüm işlevlerle ilgilidir. 

Kapsam Kontrolü, Kalite Kontrolü ve Kapsam Onaylama sürecinden önce gerçekleştirilir.

Kapsam Kontrolünde teslimatın doğruluğu ve tamlığı, ürünün doğru yolla yapılıp yapılmadığı kontrol edilir. Kalite Kontrolü, şirket içi kalite kontrol uzmanları tarafından ürünün gereksinimlere, spesifikasyonlara ve yasalara uyumunu garantilemek için yapılır.

Kalite kontrol, teslimatların hatasız, tam ve tüm gereksinimleri içerip içermediğinin iç kontrolüdür. Kalite kontrol yürütme sürecinde kalite kontrol sorumlularınca yapılır.

PMBOK, Kalitenin Kontrolünü, performansı değerlendirmek ve gerekli değişiklikleri tavsiye etmek için kalite aktivitelerinin sonuçlarının izlenmesi ve kaydedilmesi süreci olarak tanımlamaktadır.  Kalite kontrol sürecinde teslimat spesifikasyonlarının, tasarım spesifikasyonları ile uyumu, teslimatın doğruluğu ve sözleşmede yer alan tüm kalite gereksinimlerini sağlayıp sağlamadığı kontrol edilir. Eğer bir farklılık varsa önleyici ya da düzeltici faaliyet önerilir.

Kapsam Onaylama, proje yöneticisi ve müşteri tarafından teslimatın veya ürünün tamamlanması sonrasında yapılır. Amaç müşterinin ürünü resmi bir şekilde onaylamasıdır.

Kapsam Onaylamada ürünün müşteri veya diğer paydaş gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığı, ürünün öngörülen kullanıma uygunluğu denetlenir. Kapsam Onaylama sürecinde proje yönetimi ekibi yer almaz. Çoğunlukla proje yöneticisi, müşteri ve ilgili paydaşlar dahil olurlar.

PMBOK®, Kapsamın Onaylanmasını, tamamlanan proje teslimatlarının kabulünü resmileştirme süreci olarak tanımlamaktadır. Sürecin ana faydası olarak kabul sürecine objektiflik getirmesi ve her teslimatı doğrulayarak nihai ürün, hizmet ya da sonuç kabulü şansını artırması gösterilmektedir. 

Kalite kontrol sürecinde kalite uzmanları teslimatları onaylar, kapsam onaylama sürecinde proje yöneticisi, müşteri ile kapsamı onaylar.

Kalite Kontrol ve Kapsam Onaylama Benzerlikleri

  • Her iki süreçte İzleme & Kontrol Sürecinde yer alır.
  • Her iki süreçte teslimatların denetlenmesini ve gözden geçirilmesini içerir.

Kalite Kontrol ve Kapsam Onaylama Farklılıklar

  • Kalite kontrol proje yöneticisi ve kalite yönetimi uzmanları ile birlikte, kapsamın onaylanması proje yöneticisi ve müşteri tarafından yapılır.
  • Kalite kontrol ürünün doğru şekilde yapılması, kapsamın onaylanması doğru ürünün gerçekleştirilmesine odaklanır.
  • Kalite kontrol ürünün hazır olduğunu, Kapsamın Onaylanması müşterinin ürünü resmi olarak kabul ettiğini gösterir.
  • Kalite kontrolün amacı ürünün hatasız ve tüm gereksinimleri karşılamasıdır. Kapsamın doğrulanmasının amacı müşteriden resmi onay almaktır.
  • Proje Yöneticisi, iki sürecin arasındaki farklılıkları bilmeli ve projenin başarısı için koordine bir şekilde yönetmelidir.

Duygusal Zeka ve Proje Yönetimi

1 Yanıt

 

Duygusal Zeka, basitçe kendinizin ve diğerlerinin duygularını izleyebilmeniz ve bu doğrultuda hareket etmenizdir. Duyguların farkındalığı ve bunların yönetilmesi diyebiliriz.

Duygusal Zeka kavramı 1964 yılında Michael Beldoch tarafından ilk kez kaleme alınmış, 1989 yılında Stanley Greenspan ne olduğuna ilişkin bir model geliştirmiş. Bu model daha sonra Peter Salovey ve John Mayer tarafından geliştirilmiştir.

Daniel Goleman, Duygusal Zeka adlı kitabı ile iş dünyası için konuyu ele almış, Harvard Business Review ve Forbes gibi dergilerde bu konuda makaleler yazmıştır.

EQ (Emotional Quotient), duygusal bölüm diyebiliriz doğuştan gelen zekamızı pratik hayata nasıl yansıttığımızı ifade etmekle birlikte EI (Emotional Intelligence) ile aynı anlamda kullanılabilmektedir.

Travis Bradberry’nin yaptığı bir araştırmada Proje Yöneticileri başarısının, %58 oranında duygusal zekaya bağlı olduğu çıkmıştır. Yüksek performanslıların %90’nında duygusal zeka yüksek çıkmıştır.

Duygusal zeka insani ve teknik yeteneklerin entegrasyonunu kapsar. Doğru değerlendirme ve iletişim için önemlidir. Kazanılmış değer analizi için veri toplama ya da sonuçları açıklamak, gerçekleşme verilerini toplayabilmek ya da sonuçların iletişimini sağlamak örnek verilebilir.

Proje Yönetimi Bilgi alanları üzerinden kısaca açıklayalım;

Kapsam Yönetimi: İş tarafı tam isteklerini ifade edemediği için kapsamı onaylamak istemez. Proje Yöneticisi bunun farkında olmalı, kapsamın belirlenmesinin önemi ya da kapsam değişikliklerinin yaratacağı problemleri açıklamalıdır.

Zaman Yönetimi: Zaman baskısı altında ekibin yaşayacağı sıkıntıları Proje Yöneticisi görerek, ekibe destek olmalıdır. Sponsordan zaman esnekliği isteme ya da ek kaynak talebinde bulunmak vb. çözümler aramalıdır.

Maliyet Yönetimi: Yanlış tahminleme sonrasında problemler ortaya çıkarır. Proje Yöneticisi doğru tahminleme için gereken desteği sağlamalıdır. Doğru tahminleme için işin uzmanına mı sorulmalı, toplantı mı yapılmalı, danışmandan destek mi alınmalı gibi farklı bakış açılarıyla durum değerlendirilmelidir.

Kalite Yönetimi: Denetimcilerle müzakere etmek, ekibin ihtiyaçları ile denetimcilerin beklentilerini dengelemek Proje Yöneticisinin görevidir.

İnsan Kaynakları Yönetimi: Çatışmaları çözümlemek, müzakereler ve iyi ilişkiler kurmak için duygusal zeka şarttır.

İletişim Yönetimi: Proje Yöneticisi kendinin ve tüm paydaşların ihtiyaçlarını karşılayacak iletişim yöntemlerini belirlemelidir. Duygusal zeka beklentileri anlamada yardımcı olur.  

Risk Yönetimi: Beyin fırtınası vb. yöntemlerle riskleri ve doğru öncelikleri belirlemede, ekibin ortak hareket edebilmesini sağlamada Duygusal Zeka kullanışlı hale gelir.

Tedarik Yönetimi: Sözleşme müzakereleri ve tedarikçi yönetiminde kendinize ve firmalara ilişkin farkındalık önemlidir. Bitiş zamanlarının ve diğer ekip üyelerinin rol ve sorumlulularının farkında olmanız gerekir.

Paydaş Yönetimi: Şirket politikaları ve iç iletişimi yönetebilmeniz gerekir.

Entegrasyon Yönetimi: Tüm proje işlerini bir bütün olarak görmeniz gerekir. Mevcut bilgiyi nasıl değerlendireceğiniz, personel ile nasıl çalışacağınız, nasıl iletişim kuracağınız çok önemlidir. İletişim ve teknik becerilerinizi bir bütün olarak yönetmeniz gerekir.

Duygusal Zekanızı geliştirmek için;

  • Başarılı gördüklerinizi inceleyin, neyi nasıl yaptıklarını anlamaya çalışın. Kopyalamayın ama esinlenin.
  • Kendinizi keşfedin. Geliştirmeniz gereken yönlerinizi belirleyin.
  • Düşüncelerinizi ve işe yarayacak şeyleri not alın, daha sonra üzerinde geçin.
  • Proje Yönetimine ilişkin becerilerinizi geliştirin. Sadece teknik tarafınızın yeterli olmayacağını bilin.

Proje Yönetiminde Belge Analizi

Proje Yöneticileri, proje yönetimi sürecini doğru yönetilmek için bir çok belgeye ihtiyaç duyarlar. Form, rapor vb. belgelerin iyi hazırlanması ve anlaşılabilir olması önemlidir.

Belgelerin doğru analiz edilebilmesi projede neler olup bittiğini anlamada yardımcı olur. Mevcut belgeler analiz edilerek istek, problem, durum anlaşılabilir.

Proje Yönetiminde belge analizi sürecinin özellikle gereksinim analizinde öne çıktığını görürüz. Hangi gereksinimin önemli olduğu ve öncelik verilmesi gerektiği konusunda yol göstericidir. Analiz edilen belgeler iş planları, sözleşmeler, süreç akışları, politika ve prosedürler, talep formları, raporlar, yasal belgeler vb. çok farklı tiplerdedir.

Gerekli ve önemli bilginin elde edilmesi gerek planlama gerekse paydaşlarla yapılacak görüşmeler öncesinde çok önemlidir.

Belge analizi 3 aşamada gerçekleştirilir;

  1. İlgili analiz için gerekli belgeler belirlenir.
  2. Belgeler gözden geçirilir ve ilgili paydaşlara sorulacak sorular belirlenir.
  3. Paydaşlarla görüşmeler yapılarak, yanıtlar alınır, analiz tamamlanır.

Proje Yöneticilerinin etkin ve etkili proje yönetimi için her süreç öncesinde ilgili belgeleri analiz etmeleri ve harekete geçmeleri gerekir. Doğru adımların atılması ve kararların verilmesi konusunda belge analizi hayati önem taşır.

PMI, PMBOK6’da Gereksinimlerin Toplanması, Kalitenin Yönetilmesi ve Proje veya Faz Kapanışı süreçlerinde Belge analizini bir araç ve teknik olarak önerir. PMP sınavına hazırlananların bilmeleri gereken bir konudur.

120+ doküman şablonunu bilgisayarınıza indirebileceğiz, 50+dokümanın anlatıldığı Proje Dokümanları eğitimimi 30 TL’ye alabilirsiniz. Eğitim içeriği ve sipariş vermek için aşağıdaki görsele tıklayınız;

Proje Yönetiminde Alternatif Analizi

Bir Cevap Yazın

Proje yönetiminde Alternatif Analizi,  farklı tercihlerin farklı faktörlerle (maliyet, risk, verimlilik vb.) değerlendirilmesi için kullanılan tekniktir. Yaşam Döngüsü Maliyeti, Hassasiyet Analizi, Maliyet-Fayda Analizi gibi araçların kullanılmasını gerektirir. Alternatif analizi yaparak ihtiyaçlara en uygun çözümün seçilmesi hedeflenir.

Proje Yönetimi Planında, proje gözden geçirmelerinde ve kilometre taşlarında kullanılacak belgelerin üretilmesini sağlar. Bir çok proje yöneticisi bir işe başlamadan önce alternatif analizi yapmayı tercih eder. Özellikle geçmişten gelen bilgiler, Alternatif Analizi için çok işe yarar.

Alternatif Analizi, riskleri (teknik ve operasyonel) azaltmak ve maliyet (Yaşam döngüsü, operasyonel) etkin tercih yapmak için kullanılır.

PMI, PMBOK 6’da Proje Yönetiminde aşağıdaki süreçlerde Alternatif Analizinin yapılmasını öneriyor. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gerekir;

  • Proje İşlerinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi sürecinde ortaya çıkan sapmalara yönelik olarak düzeltici ve/veya önleyici eylemlerin seçilmesi,
  • Entegre Değişiklik Kontrolü sürecinde değişiklik taleplerinin onay, red veya tekrar onaya gelmesi için gerekli düzenlemelerin yapılması aşamalarında,
  • Kapsamın Tanımlanması sürecinde Proje Başlatma Belgesinde yer alan gereksinim ve hedeflere uygun yolların değerlendirilmesinde,
  • Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlanması sürecinde kullanılacak zaman çizelgesi geliştirme metodolojisinin seçilmesi, plan detay seviyesinin belirlenmesi, yaklaşan dalga planlaması için dönem sıklığını belirleme, zaman çizelgesinin gözden geçirilmesi ve güncelleme sıklığını belirlemede,
  • Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi sürecinde kaynak yeterlilik ve uygunluklarının ve zaman sıkıştırma yönteminin belirlenmesinde, kaynakların tedarik yönteminin (alma, kiralama vb.) değerlendirilmesinde,
  • Maliyet Yönetiminin Planlanması sürecinde fonlama opsiyonlarının değerlendirilmesinde,
  • Maliyetlerin Tahmin Edilmesi sürecinde proje ilerinin yönlendirilmesi ve yönetilmesi ile ilgili opsiyonların ve yaklaşımların değerlendirilmesinde,
  • Kalitenin Yönetilmesi sürecinde farklı kalite opsiyonlarının ve yaklaşımlarının değerlendirilmesinde,
  • Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi sürecinde kaynak, ekipman ve malzeme seçiminde,
  • Kaynakların Kontrolü sürecinde kaynak dağılımı için doğru çözümü bulmada, fazla mesai veya kaynak aktarımının teslimatlara etkisini değerlendirmede,
  • Risk Yanıtları Planlama sürecinde alternatif risk yanıtlarını değerlendirmede,
  • Paydaş Katılımının Sağlanmasını İzleme sürecinde farklı paydaş katılımlarıyla olası sonuçları değerlendirmede kullanılabilir.

Proje Yönetiminde Soru Listeleri ve Anketler

Bir Cevap Yazın

Soru Listeleri ve Anketler, proje paydaşlarının ya da müşterinin kalite, performans ve/veya başarı açısından bakış açılarını ve mevcut sistemleri değerlendirmek için kullanılır. İki tip sorudan bahsedebiliriz; “kapalı” sorulardan cevap seçenekleri bellidir, “açık” sorularda sorulan kişinin yorumu istenir.

Soru Listesi veya Anket çalışması yapmak için aşağıdaki süreç izlenir;

  • Hedef grubun belirlenmesi
  • Grup büyüklüğünün belirlenmesi
  • Soruların hazırlanması
  • Soruların bir pilot grup ile test edilmesi
  • Anketin ya da Soru Listesinin nasıl uygulanacağının belirlenmesi
  • Anketin yapılması
  • Toplanan bilginin analiz edilmesi

Sistem ve süreç geliştirme projelerinde özellikle müşterinin bakış açısını, başarı tanımını değerlendirmek çok önemlidir.

Soru Listeleri ve Anketler nitel ve nicel veri toplamanın en ucuz yoludur. Böyle bir çalışmaya başlarken hedef çok iyi belirlenmeli ve anlaşılmalıdır. Potansiyel hedef kitleyi belirlerken uzmanlardan destek alınması gerekebilir. Hedef kitle seçimi proje hedeflerine ve istenilen yanıtlara bağlı olarak değişebilecektir. Belirlenen kitleye uygun sorular hazırlanmalı ve pilot bir grup ile deneme yapılmalıdır. Sonuçlara göre gerekirse düzeltmeler ve geliştirmeler yapılmalıdır. Soru Listelerinde ve Anketlerde yanlış anlaşılabilecek veya hiç anlaşılamayacak terimlerin yer almamasına gayret edilmelidir.

Anket tipleri aşağıdaki gibi olabilir?

  • Seçeneklerden birini veya fazlasını seçiniz.
  • Seçenekli Onaylama Oranı – Çok fazla, Fazla, Orta, Az, Çok Az vb.
  • Görüş Bildirme – Görüşünüzü yazınız
  • Oran Seçme – %10, %30, %50 vb.
  • Çift Seçenek – Doğru-Yanlış vb.

Dikkat edilmesi gerekenler

  • Soru listeleri ve Anketler, yüz yüze yapılmıyorsa yanıtlayacak olanın iyi ve doğru anlayacağı bir açıklama hazırlanmalıdır.
  • Çalışmanın başında yanıtların nasıl analiz edileceği belirlenmelidir.
  • Çalışmanın gidişatı ile ilgili bilgilendirme yapılacaksa, nasıl olacağı belirlenmelidir.
  • Tekrar edecek bir çalışmaysa bir sonraki çalışmanın tarihi katılımcılara iletilmelidir.
  • Yanıtların gizliliği ve güvenliği ile ilgili önlemleri alınız.

PMI, PMBOK 6’da Proje Yönetiminde aşağıdaki süreçlerde Soru Listeleri ve Anketlerin kullanılmasını öneriyor. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gerekir;

  • Gereksinimlerin Toplanması sürecinde müşterinin beklentilerini, isteklerini öğrenmek için kullanılır.
  • Kalite kontrol sürecinde ürün ve servis açısından müşteri memnuniyeti için kullanılır. Anketlerde fark edilen hataları Kalite Maliyeti olarak değerlendirilebilir.
  • Paydaşların Tanımlanması sürecinde yüz yüze görüşmelerde veya odak grup çalışmalarında kullanılır.

Proje Yönetiminde Kontrol Listeleri

Bir Cevap Yazın

Proje Yönetiminde Kontrol Listeleri yapılan ve yapılacak işlerin kontrolü, eksikliklerin fark edilmesi, kontrol gibi çeşitli sebeplerle kullanılırlar. Kontrol listeleri zamanla bilgi ve deneyimin uzantısı olarak doğru işi, doğru yapmayı sağlarlar.

Kontrol listelerinin sadece doldurulması, bakılması gereken belgeler olmaması, hazırlayan ve kullanan tarafından anlaşılırlığına dikkat edilmesi gerekir. Kontrol listeleri proje ekibinin hataları erken fark etmesini, işini daha iyi yapmasını sağlayacak nitelikte olmalıdır. Kontrol listeleri ile yapılan çalışmalar sonucunda elde edilen bilgiler paylaşılmalı ve gerekli aksiyonlar alınmalıdır.

Proje Yönetimi Metodolojisine sahip şirketlerde proje yönetimi sürecinin doğru işleyişi kontrol listeleri ile takip edilebilir. Sürecin adımlarının, kullanılan araç ve tekniklerin, belgelerin ve çıktıların Kontrol Listesi doğrultusunda yapılması ve kontrolü gerekir.

Proje Yönetiminde kontrol listeleri aşağıdaki sebeplerle kullanılabilir;

  • Metodolojiye uygunluk
  • Şirket politika ve prosedürlerine uygunluk (Ör. Satınalma)
  • Belge Kontrolü (Kapsam Belgesi, Bütçe vb.)
  • Teslimat Kontrolü
  • Kaynak Uygunluğu
  • Proje Yönetimi Bilgi Sistemine uygunluk
  • Ürün, servis, sonuç çıktı kalitesine yönelik denetimler
  • Performans Kontrolü
  • Yasal Uyum
  • Değişiklik, Yapılandırma Kontrolleri
  • Problem Tespit, Takip
  • İletişimin sağlanması, kontrolü

Kontrol Listeleri gerektiği zaman kullanılabileceği gibi önceden belirlenmiş zamanlarda kullanılabilir. Örneğin faz kapanışı, sözleşme imzalanışı vb.

Kontrol listeleri yapılan işlerin önceliğini değerlendirmede kullanılabilir.

Kontrol listelerinin yazılı olarak saklanması ve güvenliğinin sağlanması gerekir. Kontrol Listesi ile yapılan çalışma sonuçları gelecek projelerde kullanılmak üzere saklanmalı, arşivlenmelidir.

Kontrol Listelerini kullanan kişi ve kullanıldığı tarih belirtilmelidir.

Kontrol Listeleri proje sonlarında, organizasyonel değişiklikler sonrasında gözden geçirilmeli, güncellenmelidir.

Proje Yönetiminde aşağıdaki süreçlerde Kontrol Listelerinin kullanılması önerilir. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gerekir;

  • Proje Yönetim Planı Geliştirme
  • Gereksinimlerin Toplanması
  • Kalitenin Yönetilmesi
  • Kalite Kontrolü
  • Risklerin Tanımlanması

Proje Yönetimi ve Kaymalar

Bir Cevap Yazın

Proje Yönetiminde Kapsam Kayması ve Altın Kaplama yazımda planda yer almayan değişikliklerden bahsetmiştim. Projelerde kaymalar bundan ibaret değil.

Umut Kayması

Bazen proje ekip üyesi zaman çizelgesinin gerisinde kalmasına rağmen bir sonraki rapor dönemine kadar işleri toparlayacağını düşünerek (umut ederek) geciktiğini söyle(ye)mez.

Eğer proje ekibi üyeleri kötü haber vermekten kaçınıyorlar, hesap verebilir bir ortam olduğunu düşünmüyorlarsa problem büyük demektir. Kumarda kaybedenin iddiayi iki katına çıkararak kaybettiklerini kazanmak için tekrar oynamasına benzetebiliriz. Önemli olan Proje Yöneticisine doğru bilgi gelmesi, Proje Yöneticisinin kendisine gelen bilgilerin doğruluğunu güvence altına almasıdır. Buradan, Proje Yöneticisinin sürekli her detayı incelemesi değil, belirli dönemlerde rasgele kontroller yapması gerektiğini düşünebilirsiniz.

Efor Kayması

Proje ekip üyesinin harcadığı efora paralel bir sonuç çıkmamasıdır. Genellikle çalışanların harcadığı efora bakılmaksızın aktivitenin tamamlanmasına odaklanılır. Halbuki tahmin edilen efor doğrultusunda aktiviteler gerçekleştirilmiyorsa problem var demektir. Proje Durum Raporlarında, yapılan işlere harcanan eforlar yer almalı, kalan eforların hangi orantıda  azalması gerektiği görülebilmelidir. Efor kaymasının erken fark edilmesi daha sık raporlama ile mümkündür. Sebepleri üzerinde durulmalıdır.

Yararlanılan Kaynak: Effective Project Management: Traditional, Agile, Extreme, Seventh Edition, Robert K. Wysocki, PHD

Proje Yönetiminde Kapsam Kayması ve Altın Kaplama

Bir Cevap Yazın

Eğitimlerimde, “Projeye bazen elma diye başlarsınız karnıbahar şeklinde biter” diye söylüyorum. Proje bittiğinde, başlangıçtaki gereksinimler ve hedefler çok değişebilir.

Projenin müşterisi her isteğinin gerçekleştirilmesini isterken projeyi planlayanlar, yürütenler, kontrol edenler ve hatta yatırım yapanlar için aynı şeyi söyleyemeyiz.

Özel hayatımızda gömlek almak için çıktığımız alışverişten gerekli gereksiz başka şeyleri de alıp dönebiliyoruz ve bu durumu çoğu zaman önemsemeyiz.

Projelerde Kapsam Bildirimi oluşturulduktan gelen ek talepler, değişiklikler gelmeye başlar. Projenin sonucunda ortaya çıkacak ürün, servis ve hizmet değişir.

Kapsam Kayması

Ürün veya proje kapsamının kontrolsüz bir biçimde değişmesidir.

Neden olur?

  • Müşteri müdahaleleri
  • Kapsam Bildiriminin eksik olması
  • Değişiklik kontrol sisteminin olmaması
  • Ekip üyeleri arasındaki iletişimsizlik
  • Proje dışı etkenler. Pazar değişimleri, yasal düzenlemeler vb.

Kapsam kayması proje için sağlıksız bir durumdur ve kaçınılması gerekir. Düzgün bir gözden geçirme olmaksızın yapılan değişiklikler projenin ileri safhalarında daha büyük problemlere yol açarlar. Değişikliğin yarattığı problemler, yeni değişikliklerle giderilmeye çalışılır.

Kapsam kayması zaman çizelgesinin gecikmesine ve bütçe aşımlarına sebep olur. Çok fazla kapsam kayması projenin iptaline sebep olabilir.

Örnek

Bir web sitesi projesine başlayan ekip, müşteriden gelen ek talepleri karşılamak için önceden yaptığı tüm çalışmaları değiştirmek zorunda kalabilir. Taahhüt edilen zamanı tutturmak için hızlı gidilmeye çalışılır, istenmeyen hatalar çıkar, engellenmek istenen zaman kaybı daha fazla gerçekleşir.

Kapsam Kaymasından Nasıl Kaçınılır?

Kapsam Kaymasından tam anlamıyla kaçınamazsınız ancak;

  • Proje Müşterisinin doğrudan ekip üyeleriyle değil Proje Yöneticisi ile iletişim kurmasını sağlamalısınız.
  • Kapsam Bildirimini tam olarak hazırlamalısınız.
  • Değişiklik Kontrol Sistemi kurmalısınız. Değişiklik taleplerini düzgün bir gözden geçirme ve onay sürecine sokmalısınız.
  • Ekip üyeleri arasında iyi bir iletişim kurulmasını sağlamalı, cesaretlendirmelisiniz.
  • Projeyi düzgün bir şekilde takip etmeli, gelişmeleri izlemelisiniz.

Altın Kaplama

Kapsam Bildiriminde yer almayan ek özelliklerin, fonksiyonların müşteri onayı alınmaksızın proje ekibince yapılmasıdır.

Proje Yöneticisi veya proje ekibi müşteriden ek ücret talep etmeden ve müşteri isteği olmadan bazı ek işler yaparlar. Müşterinin istememesine rağmen hoşuna gideceği düşünülen bu ek özellikler gelecekte problem yaratabilir. Bazı durumlarda müşteri istemediği bu özellikleri reddedilebilir.

Genellikle yazılım projelerinde ekibini kendi becerilerini göstermeye çalışması ya da müşteriyi mutlu etmek için yapılan çalışmalar olarak ortaya çıkar.

Neden Olur?

  • Ekip üyesi kendi becerilerini müşteriye veya proje yöneticisine göstermek isteyebilir.
  • Proje yöneticisi müşteriden veya üst yönetimden artı puan toplamak istiyor olabilir.
  • Müşterinin ilgisini başka yere çekmek için.

İyi gibi durmasına rağmen Altın Kaplama uzun vadede ek maliyetler yaratması açısından istenmez. Bir proje böyle yapılması gelecekteki projelerde müşterilerin aynı beklentileri koymasına sebep olabilir.

Örnek

Web sitesi projesinde müşterinin istememesine rağmen taksit özelliğinin eklenmesi iyi de karşılanabilir, müşteri öyle bir özelliği istemiyor da olabilir.

Altın Kaplamadan Nasıl Kaçınılır?

Kapsam Kaymasından kaçınmaktan daha kolaydır;

  • Proje Ekibinin onaylanmamış hiç bir özelliği geliştirmemesini istersiniz.
  • Proje Yöneticisi olarak Kapsam Bildiriminde yer almayan hiç bir ek çalışmayı, gözden geçirme ve onay süreci olmadan yapmazsınız,
  • Proje ekibi ile düzgün iletişim kanalları kurarsınız.