Proje Yönetiminde Kapsam Kayması ve Altın Kaplama

Eğitimlerimde, “Projeye bazen elma diye başlarsınız karnıbahar şeklinde biter” diye söylüyorum. Proje bittiğinde, başlangıçtaki gereksinimler ve hedefler çok değişebilir.

Projenin müşterisi her isteğinin gerçekleştirilmesini isterken projeyi planlayanlar, yürütenler, kontrol edenler ve hatta yatırım yapanlar için aynı şeyi söyleyemeyiz.

Özel hayatımızda gömlek almak için çıktığımız alışverişten gerekli gereksiz başka şeyleri de alıp dönebiliyoruz ve bu durumu çoğu zaman önemsemeyiz.

Projelerde Kapsam Bildirimi oluşturulduktan gelen ek talepler, değişiklikler gelmeye başlar. Projenin sonucunda ortaya çıkacak ürün, servis ve hizmet değişir.

Kapsam Kayması

Ürün veya proje kapsamının kontrolsüz bir biçimde değişmesidir.

Neden olur?

  • Müşteri müdahaleleri
  • Kapsam Bildiriminin eksik olması
  • Değişiklik kontrol sisteminin olmaması
  • Ekip üyeleri arasındaki iletişimsizlik
  • Proje dışı etkenler. Pazar değişimleri, yasal düzenlemeler vb.

Kapsam kayması proje için sağlıksız bir durumdur ve kaçınılması gerekir. Düzgün bir gözden geçirme olmaksızın yapılan değişiklikler projenin ileri safhalarında daha büyük problemlere yol açarlar. Değişikliğin yarattığı problemler, yeni değişikliklerle giderilmeye çalışılır.

Kapsam kayması zaman çizelgesinin gecikmesine ve bütçe aşımlarına sebep olur. Çok fazla kapsam kayması projenin iptaline sebep olabilir.

Örnek

Bir web sitesi projesine başlayan ekip, müşteriden gelen ek talepleri karşılamak için önceden yaptığı tüm çalışmaları değiştirmek zorunda kalabilir. Taahhüt edilen zamanı tutturmak için hızlı gidilmeye çalışılır, istenmeyen hatalar çıkar, engellenmek istenen zaman kaybı daha fazla gerçekleşir.

Kapsam Kaymasından Nasıl Kaçınılır?

Kapsam Kaymasından tam anlamıyla kaçınamazsınız ancak;

  • Proje Müşterisinin doğrudan ekip üyeleriyle değil Proje Yöneticisi ile iletişim kurmasını sağlamalısınız.
  • Kapsam Bildirimini tam olarak hazırlamalısınız.
  • Değişiklik Kontrol Sistemi kurmalısınız. Değişiklik taleplerini düzgün bir gözden geçirme ve onay sürecine sokmalısınız.
  • Ekip üyeleri arasında iyi bir iletişim kurulmasını sağlamalı, cesaretlendirmelisiniz.
  • Projeyi düzgün bir şekilde takip etmeli, gelişmeleri izlemelisiniz.

Altın Kaplama

Kapsam Bildiriminde yer almayan ek özelliklerin, fonksiyonların müşteri onayı alınmaksızın proje ekibince yapılmasıdır.

Proje Yöneticisi veya proje ekibi müşteriden ek ücret talep etmeden ve müşteri isteği olmadan bazı ek işler yaparlar. Müşterinin istememesine rağmen hoşuna gideceği düşünülen bu ek özellikler gelecekte problem yaratabilir. Bazı durumlarda müşteri istemediği bu özellikleri reddedilebilir.

Genellikle yazılım projelerinde ekibini kendi becerilerini göstermeye çalışması ya da müşteriyi mutlu etmek için yapılan çalışmalar olarak ortaya çıkar.

Neden Olur?

  • Ekip üyesi kendi becerilerini müşteriye veya proje yöneticisine göstermek isteyebilir.
  • Proje yöneticisi müşteriden veya üst yönetimden artı puan toplamak istiyor olabilir.
  • Müşterinin ilgisini başka yere çekmek için.

İyi gibi durmasına rağmen Altın Kaplama uzun vadede ek maliyetler yaratması açısından istenmez. Bir proje böyle yapılması gelecekteki projelerde müşterilerin aynı beklentileri koymasına sebep olabilir.

Örnek

Web sitesi projesinde müşterinin istememesine rağmen taksit özelliğinin eklenmesi iyi de karşılanabilir, müşteri öyle bir özelliği istemiyor da olabilir.

Altın Kaplamadan Nasıl Kaçınılır?

Kapsam Kaymasından kaçınmaktan daha kolaydır;

  • Proje Ekibinin onaylanmamış hiç bir özelliği geliştirmemesini istersiniz.
  • Proje Yöneticisi olarak Kapsam Bildiriminde yer almayan hiç bir ek çalışmayı, gözden geçirme ve onay süreci olmadan yapmazsınız,
  • Proje ekibi ile düzgün iletişim kanalları kurarsınız.

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

three × two =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.