Kategori arşivi: Maliyet Yönetimi

Proje Yönetiminde Kulağa Küpe – 2

tips_for_project_management21. Tüm başarılı yöneticiler yetenekli, tüm başarısız yöneticiler yeteneksiz değildir. Şans başarı ya da başarısızlıkta önemli bir rol oynamaya devam eder ve yetenekli ve çalışkan olanları tercih eder.

22. Her zaman yeni kaynak bulamayabilirsiniz, bu yüzden elinizdekilerin kapasitesini ve yeterliliklerini iyi öğrenin.

23. Proje yöneticisi tüm paydaşları neyin motive edeceğini bilmelidir.

24. Projede büyük resmi gören herkes daha iyi iş çıkarır.

25. Kendi biriminizin ve diğer birimlerin çalışanlarını tanımaya çalışın. Tüm birimler, diğer birimler ondan doğru şekilde destek isterlerse yardım etmekten mutluluk duyarlar.

26. Kullandığınız dış kaynakların size en iyi kaynaklarını vermelerini istiyorsanız ona göre davranmalısınız..

27. Dokümantasyon o anın bir resmidir ve sürekli güncellenmediğinde hızla eskir. Önemli olan beklenenin, düşünülenin ve gerçekleşenin kayda geçmesidir.

28. Müşterinizin kim olduğunu ve hedeflerini sürekli hatırlamalı ve gerekiyorsa güncelleme yapmalısınız.

29. Hata durumunda;

* Durumu zaman boyutunda ele alın;

* Bilebildiğiniz sebepleri masaya yatırın ve tekrarlamaması için önlem alın;

* Hemen olaya dalmayın, ne yapacağınıza düşünün, bir planınız olsun;

* Önyargılardan kaçının ve çok hızlı karar vermeyin. Yanlış bir hareket daha çok hataya yol açabilir;

* Nerede duracağınızı bilin.

30. Patronlar sizin yanlış olduğunu düşündüğünüz bir kararı vermek hakkına sahiptirler. Sizin uyarılarınıza rağmen dediklerinde ısrar ediyorlarsa, sonucun en iyisi olması için çalışmanızdan başka yol yoktur.

31. Politik kararlarda mantık aranmaz.

32. Başaramayacağınızdan ya da hata yapmaktan korkmayın, önemli olan size kimin yardım edeceğini biliyor olmanızdır.

33. Deneyim iyidir ama kontrol şarttır. Bir şeyin çalılşacağına inanmaktansa çalıştığını ispatlamak daha iyidir.

34. Herkesin bir şeyleri kendi yöntemi ile yapmalarının bir sebebi vardır. Herkes başarıyla bir işi yapmak ister ama beklentisini doğru koyamayabilir.

35. Patron işin nasıl yapılacağını bilmeyebilkir ama ne istediğini çok iyi bilmelidir. Ne istediğini bilmeyen patron dönme dolaptaki gibi döner durur.

36. Hala toplantılarda ciddi kararlar alındığını düşünenler var. Halbuki öğle yemeklerinde ya da birer bir görüşmelerde veriliyor kararlar.

37. Gözden geçirmeler size bir şey öğretmiyorsa boşuna yapıyorsunuz demektir. .

38. Yönetim yapılan işten anlamıyorsa raporların ve sunumların en basit şekliyle hazırlanması gerekir. Kafası karışan ya da anlamayan yönetim daha çok problem yaratır.

39. Bir şirkette kimin kim olduğunu bilmek çok önemlidir.

40. Bir projenin ne kadar riskli olup olmadığını anlamanın yolu her projenin başında  “nerde çokluk orda b.kluk” sözünü hatırlamaktan geçer.

Proje Yönetiminde Kulağa Küpe – 1

tips_for_project_management1. Bir sonraki aşamayı yapacak olanlar bir önceki aşamadan bi haber olduklarında değişiklik olasılığı artmaktadır.

2. Bir çok ekipman tasarlandığı gibi değil yapanın inisiyatifi ile gerçekleştirilmektedir.

3. Problemlerin kaynağı çoğunlukla insanlardır ancak nadiren itiraf ederler. Beraber çalıştığınız insanları iyi tanıyın ki zayıf noktaları görebilin.

4. Yöneticiler çoğu zaman çalışanların güç ve yetenekleri ile yükselirler.

5. Bir yönetici hem sistem mühendisliğini hem de finans yöneticiliğini yapıyorsa kendi üzerinde açık kalp ameliyatı yapan cerrah gibidir.

6. İşkoliklere ilgi gösterin – eğer yanlış yöne gidiyorlarsa kısa sürede oldukça fazla zarar verebilirler, eğer siz çok yüklerseniz bebek prematüre doğabilir ama sebebinin siz mi kendilerimi olduğu belirlenemeyebilir. Kendilerine yeterince vakit ayırmalarını normal zamanın 1,25 ya da en fazla 1,5 katı çalışmalarına müsaade edin.

7. Her proje şirket bütçesinden payını alır. Her proje gerekli olanı alırsa problem yaşanmaz.

8. Çalışanlar işleriyle ilgilenilmesini severler ama nasılına karışılmasını istemezler. Müşteri kendi istediğinde direttikçe daha hızlı ve fazla öder.

9. Elemanlarınızı ucuza vermeyin. Onlara sormadan çok katılımcılı bir toplantıda atadığınız görevle ilgili karar alırken iki kere düşünün.  Bir işi alıp diğerine verirken işi devredenin sorumluluğunu atlamayın.

10. Proje ekibinin kalitesi problem çözüm becerinizi gösterir.

11. Projeniz ile ilgili karar vericileri bilmeniz ve tanımanız çok önemlidir. Bu karar vericiler ile formal ya da informal iletişim kanallarını kullanarak sürekli iletişim halinde olabilmeniz gerekir.

12. Üstünüzün siz savunmasına ve destek vermesine değecek eforu harcamanız gerektiğini unutmayın.

13. Proje Yöneticisi projesi ile ilgili tüm paydaşlar ile en az bir kez görüşmelidir.

14. Kendinizin verebileceği bir kararı üstlerinizden istemeyin.

15. Yanlış kararlar erkenden verilmişse kurtulma yolu bulunabilir ama doğru kararların geç verilmesi kurtarmaz.

16. Özür getireceğinize yapılacakları düşünerek gelin.

17. Başka projelerdekileri ve yaşananları hor görmeyin. Kendinizi aynı pozisyonda bulabilirsiniz.

18. Egonuz ne kadar yüksekse hatalarınızı kabullenmekte o kadar zorlanırsınız. Böyle bir durumda projelerde yapacağınız hataların devam etmesi ve ekibinde sizin hata yapacağınızı düşünmesi kaçınılmaz olur.

19. Projelerde her zaman hataların olabileceği en başından kabul edilmelidir.

20. Eğer bir çalışanınız bakıyor ama görmüyor, sormuyor ama biliyor, düşünmüyor ama karar veriyorsa kurtulmanın yollarını arayın.

Projeyi detaylandırmaktan anladığımız

Bir projede aşağıdaki gibi cümleler kurulmaya başlanmışsa işiniz zor demektir;

İşe başlamadan bir gün önce : “Evet şimdi anladım ne istediğini”
İşe başladıktan 2 gün sonra “Benden öncekiler yanlış yapmışlar. Ne yapmamı istersiniz?”
“Bana ne kadar süreceğini sormayın söyleyemem. Sadece bittiğinde haber verebilirim.”
“Böyle bir şey istendiğinden haberim yok.” Ör. dokümantasyon

Projeler detaylandırıldıklarında yani iş ayrışım yapılarının oluşturulmasında dikkat edilecek en önemli şey okunacak ve anlaşılacak düzeyde hazırlanmasıdır. Okunmayan ve ondan da fazlası anlaşılmayan iş ayrışım yapıları yukarıdaki gibi diyalogların yaşanması sonucunda Proje Yöneticisinin “aman bir şey atlanmasın” kaygısıyla detaylandırdığı çalışmalardır. Bu durumda çalışanlar iş ayrışım yapısını sadece “yapılacak işler” listesi olarak görürler ya da proje ekibi ne kendilerinden sonra gelen işe ne de kendilerinden önceki işe dikkat ederler. Sadece verilen işi yapayım gerisi beni ilgilendirmez diye düşünürler. Kendi işinin sorumluluğuna odaklananlar projenin başarısını sahiplenmiyorlar demektir.

Kötü çalışanlar kendilerine verilen ve iyi tanımlanmayan işlere “aşık” olurlar çünkü ne yaparlarsa yapsınlar “mazeretleri” hazır olur. İşini seven ve severek yapanlar iyi tanımlanmayan işlerden mutsuz olurlar, sadece kendi işlerine odaklanmazlar, kendilerinden önceki ve sonraki işleri de hesaba katarlar.

Mercedes Benz Sendromu

Adamın biri arkadaşının işine yatırımcı bulması için yardım ediyormuş. Bir gün potansiyel bir yatırımcı ile öğle yemeği yemişler. Yatırımcı ertesi gün yemeği organize eden adamı aramış ve yatırım yapamayacağını belirtmiş. Neden diye sorulduğunda “ o kişide Mercedes Benz sendromu” var demiş.

Bunun ne olduğunu sorduğunda yemek esnasında yatırım isteyen kişinin yeni aldığı lüks ev için ayda 5.000 dolar banka kredisi ödediğini öğrendiğini söyledi. Yatırımcı bu durumu Mercedes Benz Sendromu diye adlandırmıştı. Yani yapacağı yatırımın gelir ya da kar getiren işlere değilde kişinin gereksiz lüksüne ya da kişisel harcamalarına gideceğini(ör Mercedes’i olan birinin ona harcayacağı metaforu) düşünmüştü.

İşte girişimcilerin yaptıkları en büyük hatalardan biriside budur. Girişimciler, yatırımcıların getirdikleri parayı kar gibi ya da istedikleri konuda harcayabileceklerini düşünürler. Bu konuda verişen teşviklerde de (Teydeb-Tübitak vb.) aynı düşünce hakim. Şirketler kendi özellerine aldıkları araçları, yaptıkları seyahatleri bu tip yatırımlardan elde ettikleri paralarla aklama derdine düşüyorlar. Halbuki yapmaları gereken işlerine, çalışanlarına ya da kendilerine yatırım yapmak.

Fakat yapılan yatırımı işe dönüştüreceğim derken çalışanların yemeklerinden ya da servislerinden kesmenin manası yok tabiî ki.

Siz siz olun yaptığınız her işte mutlaka tasarruf edebileceğiniz bir miktar bırakın. Yani kazancınızın bir oranını disiplinli olarak acil durumlar için saklayın. Gerek kriz durumlarında gerekse önemli anlarda bir emniyetiniz olsun. Eğer bu emniyeti almaz özel ve iş harcamalarınızı aynı havuzdan kullanmaya başlar ve bunu yönetemezseniz kendi kendinizi tüketir duruma gelirsiniz.

FİNANS VE PROJE YÖNETİCİSİ

Organizasyonlar, doğru kararlar almak istiyorlarsa, işletme ve yönetim kararlarının finasal değerlendirmelerini sadece muhasebecilere ve uzmanlara bırakmamalıdırlar.

Bu kararlarda yer almak proje yöneticisi için çok önemlidir. Proje Yöneticisi detaylı bir hesaplama bilgisine ve muhasebe tekniklerine gerek olmadan hesapları ve finansal analizleri yorumlayabilmelidir.’, ‘Muhasebeciler, işletmedeki mali çalışmaları mistik ve karmaşık göstererek, finansla uğraşmayı insanlara uzmanlık gerektirdiğini göstermeye çalışıp korkuturlar. Bu konudaki bilgisizliğin genel akılcı bir yöntemle bağlantılanması Proje Yöneticisi’nin etkin çalışması için yeterlidir.
Okumaya devam et

Proje Finansı / Bütçeyi Gözden Geçirme

Proje yöneticisi, proje bütçesinin hangi temeller üzerinde kurulmuş olduğunu, bütçenin nasıl yönetileceğini, bütçe kontrolünde kendi sorumluluk alanını tam olarak anlamalıdır.

Bunları açarsak;
– Harcama limiti
– Mali raporlama yönetmeliği
– Bütçe kontrol yönetmeliği
– Harcama takip yönetmeliği
– Kontrol ve raporlamaya destek verecek kalemlerin tanımlanması
– Kritik maliyet alanlarının tesbiti