Projelerde Değişiklikleri Yönetmek

Proje yöneticisi, projede kaçınılmaz olarak ortaya çıkacak değişiklikleri tahmin edebilen, bunlara yanıt verebilen ve bunlarla başa çıkabilen etkili değişim yöneticisidir. Proje süresince, doğru zamanda ele alınmadığı takdirde projede riske dönüşebilecek değişiklikler ortaya çıkar. Proje yöneticisinin değişiklikleri uygun şekilde ele alması gerekir.

Bu konu, ECO’da konulara yöneliktir;

• Değişim ihtiyacını önceden tahmin etmek ve kabullenmek. (EKO 2.10.1)
• Değişimle başa çıkmak için strateji belirlemek. (EKO 2.10.2)
• Metodolojiye göre değişiklik yönetimi stratejisini yürütmek. (EKO 2.10.3)
• Projeyi ilerletmek için değişiklik yanıtı belirlemek. (EKO 2.10.4)

Değişiklik Yönetimi Planı

Çoğu proje, bir veya daha fazla değişikliğe uğrar. Yeni veya değişen gereksinimler, projenin kapsamını, zaman çizelgesini, maliyetini, risklerini ve kalitesini etkileyebilir. Projenin yürütme veya izleme&kontrol süreçlerinde, bu alanlardan herhangi birine yönelik değişiklik ihtiyacını ortaya çıkabilir. Değişiklik Yönetimi Planı(1), değişiklik kontrol kurulunu oluşturan, yetkisinin kapsamını belgeleyen ve değişiklik kontrol sisteminin nasıl uygulanacağını açıklayan proje yönetim planının bileşenidir.

Değişiklik Yönetimi Planı aşağıdaki soruları yanıtlayabilir:

• Kim(ler) değişiklik önerebilir?
• Değişikliği tam olarak ne oluşturur?
• Değişikliğin proje hedefleri üzerindeki etkisi nedir?
• Değişiklik talebini onaylamadan veya reddetmeden önce değerlendirmek için hangi adımlar gereklidir?
• Bir değişiklik talebi onaylandığında, değişikliği gerçekleştirmek için gerekli eylemleri kaydetmek için hangi proje belgeleri değiştirilmelidir?
• Değişikliklerin tamamlandıklarını doğrulamak için nasıl bir yol izlenecek?

Değişiklik Yönetimi Planı, Proje Yönetimi Planının alt planıdır. Değişiklik tanımında, kapsam değişiklikleri değişiklik olarak kabul edilirse, değişikliklerin nasıl değerlendirileceğini, önceliklendirileceğini, kapsam/iş birikim listesi değişiklikleri olarak nasıl entegre edilceğini açıklar.

Proje Değişikliklerinin Nedenleri

• Hatalı ilk tahminler – Deneyim veya bilgi eksikliği, değişebilir yanlış veriler, aşırı iyimserlik, teknolojik zorluklar, güvenilmez kaynaklar vb. sebep olabilir. Bu tahminlerin gerçekçi olmasını sağlamak ve mümkün olduğunca doğru olması, kontrol sürecini daha yönetilebilir hale getirir.
• Spesifikasyon değişiklikleri – Ürün veya hizmet için yeni seçenekler ortaya çıktıkça, müşteriler, sponsorlar veya proje yöneticisi projenin kapsamını genişletebilir.
• Yeni düzenlemeler – Proje çalışması ilerlerken, hükümet veya sektöre özel düzenlemeler yapılabilir. Yeni düzenlemeler devam eden proje ile ilgili ise, proje değişikliği gerekli hale gelir. Yeni düzenlemelere uyum sağlamak için planlama gözden geçirilir.
• Kaçırılan gereksinimler – Çoğu zaman gereksinimler görüşmelerle belirlenir. Şartname vb. tam olarak belirlendiği durumlar olabilir. Her iki durumda da kaçırılan gereksinimler sonradan ortaya çıkabilirler.

Değişiklik Kontrol Sistemi

Değişiklik Kontrol Sistemi(2), proje çıktılarında ve dokümantasyonda yapılan değişikliklerin nasıl yönetildiğini ve kontrol edildiğini açıklayan prosedürdür. Etkili bir değişiklik kontrol sistemi, talep edilen değişiklikleri yetkilendirmek veya reddetmek için gerekli formları, izleme yöntemlerini, süreçleri ve onay düzeylerini içerir. Değişiklik kontrol sistemleri genellikle Değişiklik Kontrol Kurulu (DKK) tarafından maliyet, zaman ve ürün kalitesini etkileyen sorunların ele alınacağını belirtir.

Değişiklik Kontrol Kurulu (DKK)

Değişiklik Kontrol Kurulu (DKK), projedeki değişiklikleri gözden geçirmek, değerlendirmek, onaylamak, ertelemek veya reddetmekten vb. kararları almaktan ve iletmekten sorumlu resmi olarak yetkilendirilmiş bir gruptur. Normalde DKK, proje sponsoru, müşteri ve kilit paydaşlarla yakın bir şekilde çalışır.

DKK sorumlulukları tanımlanmış, belgelenmiş ve paydaşlar, müşteriler ve proje ekibi tarafından kabul edilmiş olmalıdır. DKK toplantılarında alınan kararlar, yazılı hale getirilir ve gerekli paydaşlara iletilir.

Değişiklik Kontrol Stratejisi

Değişiklik yönetimi, proje değişikliklerini yapılandırılmış ve standartlaştırılmış bir şekilde yönetme sürecidir. Beş ana aşamadan oluşur.

1. Değişikliği tanımlama – Projede yapılması gereken değişiklikleri tanımlamaktır. Değişiklikler projeyi olumlu veya olumsuz etkileyebilir. Projede yer alan herkes tarafından belirlenir.
2. Değişlik Formu Doldurma – Değişiklikleri belgelemek ve başlatmak için resmi bir talep yazısıdır.
3. Etkinin Analiz Edilmesi – Ortaya çıkabilecek ve olumsuz etkisi olabilecek sorunları belirlemeyi ve değerlendirmeyi içerir. Proje yöneticisi tarafından yapılacaktır.
4. Eylem Planı – Uygun paydaşlar ile alınması gereken önlemler ve onaylanan değişikliklerin uygulanması koordinasyonunu içerir.
5. Güncelleme – İlgili proje yönetim planı bileşenlerinin güncellenmesini içerir.

Etkili Değişiklik Yönetiminin Avantajları

Etkili değişiklik yönetimi, proje yöneticilerine avantajlar sunar;

• Daha hızlı tepki süresi.
• Değişikliklerin maksimum izlenebilirliği.
• Değişim ihtiyaçları konusunda artan ekip farkındalığı.
• Ekip ve paydaşların dahili ve harici olarak artan katılımı.
• Değişiklik gereksinimleri için daha etkin ekip desteği.
• Etkili bir şekilde ilerlemek için bir organizasyonel çerçeve.

Onaylanmış Değişiklik Talepleri

Onaylanmış değişiklik talepleri(3), değişiklik yönetimi planına göre gözden geçirilip onaylanan ve uygulanmaya hazır olan taleplerdir. Onaylanan değişiklikler maliyetleri, kapsamı, zaman çizelgesini, kaliteyi, prosedürleri, planları veya politikaları etkileyebilirler. Onaylanan değişiklikler aşağıdakileri gerektirebilir:

• Düzeltici eylem: Proje yönetim planı ile proje çalışmasının performansını ayarlamaktır.
• Önleyici eylem: Proje yönetim planı ile proje çalışmasının gelecekteki performansını hizalamaktır.
• Sorun Çözümü: Proje içindeki bir uygunsuzluğu düzeltmektir.
• Güncellemeler: Proje belgelerini ve planlarını proje değişikliklerini yansıtacak şekilde değiştirmektir.

Proje Değişikliklerini Yönetme Yönergeleri

Temel Çizgileri etkileyen değişiklikleri yönetmek, proje kapsamının ve performansın bütünlüğünün korunmasını sağlar. Değişiklikler üzerinde anlaşmaya varıldığından emin olmak ve meydana gelen değişiklikleri sürekli olarak yönetmek, değişikliklerin proje süresi, maliyet ve kalite endişeleri üzerindeki etkisini en aza indirir. Değişiklik kontrolünü etkin bir şekilde gerçekleştirmek için aşağıdaki yönergeler izlemelidir;

• Değişikliğin uygun maliyetli olduğundan emin olun. Uygulamak, tasarruf edilenden daha fazla paraya mal olmamalıdır.
• Değişiklik taleplerini değerlendirmek için proje paydaşlarından oluşan DKK kurun.
  • Planla karşılaştırıldığında değişikliğin boyutu nedir?
  • Değişikliğin proje zaman çizelgesi, maliyet ve kalite hedefleri üzerindeki etkisi nedir?
  • Değişikliğin potansiyel riskleri ve faydaları nelerdir?
• Değişikliklerin proje temel çizgileri üzerindeki etkilerini belgeleyin.
• Değişikliği uygulamadan önce tüm değişiklik talepleri için uygun taraflardan onay alın.
• Orijinal ürün özelliklerinde yapılan değişiklikleri belgelemek ve kontrol etmek için konfigürasyon yönetimini kullanın.
• Bilgi alanlarındaki değişiklikleri uygun şekilde koordine edin. Örneğin, önerilen zaman çizelgesi değişikliği maliyet, risk, kalite ve/veya personel alımını etkiler mi?
• Proje performansını ölçmek ve planlanan sapmaların düzeltici eylem gerektirip gerektirmediğini değerlendirmek için performans raporlarını kullanın. Alınan kararlarının etkinliğini artırmak için performans raporlarının zamanında ve doğru hazırlandığından emin olun.
• Beklenen performansı proje planına uygun hale getirmek için gerekli düzeltici eylemi belirleyin.
• Sorunların kaynağını ve ciddiyetini belirleyin.
• Proje planını ve hedeflerini gözden geçirin.
• Düzeltici eylem kararlarını etkileyebilecek proje içindeki ve dışındaki faktörleri göz önünde bulundurun.
• Mevcut alternatifleri belirleyin.
• Her bir alternatifin maliyet, zaman çizelgesi, kalite ve risk üzerindeki etkisini değerlendirerek alternatifler arasından seçim yapın.
• Temel Çizgileri etkileyen değişiklikleri yansıtmak için proje planını güncelleyin.
• Alınan dersleri belgeleyin;
  • Varyansın nedenleri
  • Değişikliklerden etkilenen proje temel çizgileri
  • Önerilen karar verme sürecinin ve düzeltici eylemin arkasındaki mantık
  • Değişiklik kontrolü sırasında öğrenilen diğer dersler

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 88

(2) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 115.

(3)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Altıncı Baskı, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 93.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler