Paydaşların Katılımını Sağlamak
Proje süresince paydaşların nasıl sürece dahil olacağını planlamanız gerekir. Proje yöneticileri, belirli alanlardaki bilgi ve uzmanlıklarına güvendikleri proje paydaşlarının proje ve sonuçlarıyla ilgilenmesini sağlamakla yükümlüdürler. Tüm paydaşların projeden bir bütün olarak çıkarları olacağından, güncellemeler, değişiklikler veya proje sonuç durumu talep edebilirler.
Bu konu, ECO’da aşağıdaki maddelere yöneliktir;
- Paydaşları analiz etmek. (EKO 2.4.1)
- Paydaşları kategorilere ayırmak. (EKO 2.4.2)
- Paydaşları kategorilerine göre dahil etmek. (EKO 2.4.3)
- Paydaş katılımı için strateji geliştirmek, yürütmek ve doğrulamak. (EKO 2.4.4)
Paydaş Kategorileri
Proje paydaşları (1) aşağıdakiler olabilir;
- Proje için mali yardım, kaynak ve destek sağlayan bireyler veya gruplar olabilen sponsorlar. Sponsor, proje başlatma belgesini imzalayarak projeyi resmi olarak yetkilendirir ve başlatır.
- Projenin çıktılarını onaylayacak müşteriler ve kullanıcılar.
- Yapılan sözleşme(ler) kapsamında projeye ürün veya hizmet sağlayacak satıcılar.
- Kurulum, eğitim veya destek vb. proje ile özel bir iş ilişkisi ve rolü olan iş ortakları.
- Hukuk, finans, operasyon, satış ve müşteri hizmetleri vb. proje ekibinin faaliyetlerinden etkilenen organizasyonel gruplar.
- İnsan kaynakları, finans, satın alma, muhasebe vb. organizasyonel departmanları yöneten ve proje aktivitelerini desteklemesi gereken fonksiyonel yöneticiler.
- Devlet, danışmanlar ve finans kurumları gibi çıktılara katkıda bulunan veya çıkarları olan diğer paydaşlar.
Paydaş Katılım Stratejisi (2)
Tüm proje paydaşlarının ihtiyaçlarına, beklentilerine, ilgi alanlarına ve proje üzerindeki potansiyel etkilerine göre projeye dahil etmek için strateji geliştirilmelidir. Strateji, proje yöneticilerine, proje yaşam döngüsü boyunca paydaşları etkin bir şekilde süreçlere dahil etme konusunda rehberlik etmesi için kullanılır. Paydaş Katılım Stratejisi, projedeki paydaş sayısına göre doğru yönetim yaklaşımı sağlamanıza olanak tanır. İhtiyaçlarının, ilgi alanlarının ve proje başarısı üzerindeki potansiyel etkilerinin analizine dayalı olarak, proje yaşam döngüsü boyunca paydaşları etkin bir şekilde dahil etmek için uygun yönetim stratejileri geliştirmenizi sağlar. Paydaş Katılım Stratejisi, proje sınırları içinde ilgili ihtiyaç ve gereksinimlerini karşılarken proje ekibi ve paydaşlar arasında iyi ilişkilerin oluşturulmasını ve sürdürülebilmesi sağlar.
Paydaş Katılımı Değerlendirme Matrisi
Paydaş Katılımı Değerlendirme Matrisi(3), mevcut ve istenen paydaş katılım düzeylerini karşılaştıran matristir. Proje paydaşlarını belirli bir sınıflandırma düzeyine göre küçük gruplara sınıflandırmak için kullanılır. Paydaş katılımı her projede farklılık gösterecektir. Sınıflandırma aşağıdaki gibi olabilir;
- Habersiz: Projeden ve potansiyel etkilerden habersiz
- Dirençli: Projenin ve olası etkilerinin farkında ve değişime dirençli
- Tarafsız: Projenin farkında ama ne destekleyici ne de dirençli
- Destekleyici: Projenin ve potansiyel etkilerinin farkında olan ve değişimi destekleyen
- Lider: Projenin ve potansiyel etkilerin farkında ve projenin başarılı olmasını sağlamak için aktif olarak ilgilenen
Paydaş Katılımı İçin Strateji Geliştirme, Yürütme ve Doğrulama Yönergeleri
Paydaş katılımı için bir strateji geliştirmeye, yürütmeye ve doğrulamaya yönelik yönergeler aşağıdaki gibidir;
- Proje için seçilen yaşam döngüsü, işin nasıl yürütüleceğinin tanımı, kaynak gereksinimlerinin nasıl karşılanacağının tanımı, değişikliklerin nasıl izlenip kontrol edileceği ve paydaşlar arasındaki iletişim ihtiyacı ve teknikleri vb. bilgiler için Proje Yönetim Planını gözden geçirin.
- Proje paydaşlarını dahil etmenin uygun yollarını planlamak için paydaş listesini gözden geçirin.
- Paydaşların katılımı ve uyum sürecini desteklemek için en iyi seçeneklerin belirlenmesine yardımcı olması için kurum kültürünü, yapısını ve politik ortamı gözden geçirin.
- Önceki paydaş katılım planları ve bunların etkinliği hakkında, alınan dersler kayıtlarını ve geçmiş bilgileri gözden geçirin.
- Her bir paydaşı projenin her aşamasında gereken katılım düzeyine karar vermek için uzman görüşü kullanın.
- Tüm paydaşların gerekli katılım düzeylerini belirlemek için konu uzmanlarıyla ve proje ekibiyle toplantılar yapın.
- Paydaşların katılım düzeyini sınıflandırmak için analitik teknikleri kullanın.
- Paydaş katılım planını yazılı hale getirin.
(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 550, 551.
(2) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 516-518.
(3) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 521-522.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
