PMP Hazırlık – İşleri Yapmak – İletişim – 57

İletişim Türleri

Seçtiğiniz iletişim ortamı ve türü, kimin iletişim kurduğuna, ne tür bir mesajın iletildiğine ve ne kadar geri bildirim (sözlü veya sözlü olmayan) istendiğine veya ihtiyaç duyulduğuna bağlıdır. Yaygın iletişim türlerine aşağıdakiler örnek olarak verilebilir;

Yüz Yüze Toplantılar

Anında geri bildirim fırsatı sunar – işitsel ve görsel.
Sorular veya karışıklıklar varsa hemen netleştirebilir.
Planlı veya doğaçlama olabilir.
Tarafların aynı fiziksel konumda olmasını gerektirir.
Toplantı tarihi ve saati gerektirir.

Görüntülü ve Sesli Konferans (Sanal Toplantılar)

Aynı fiziksel konumda olma ihtiyacını ortadan kaldırır.
Sesli ve görsel geri bildirim sağlar.
Planlı veya doğaçlama olabilir.
Saat dilimlerini dikkate almak gerebilir.
Özel ekipman ve bağlantı gerektirir.

E-posta

Tarafların uygun olduğunda iletişim kurmasını sağlar.
Resmi belge gibi geçerlilik sağlayabilir.
Gönderenin ve alıcının iletişim kaydına sahip olmasını sağlar.
Her zaman gönderim veya okuma yapılabilir.
Güvenlik, gizli mesajlar için sorun olabilir.

Faks

Kullanışlı ve göndermesi kolaydır.
Yazılım, bilgisayarınızdan faks göndermenizi sağlar.
Ekipman ve telefon bağlantısı gerektirir.
Eskimiş iletişim biçimidir ancak belge gönderimi sağlar.

Anında Mesajlaşma

Anında gerçek zamanlı iletişim sağlar.
Microsoft(Skype) vb. örnekler, kurulabilir ve yapılandırılabilir.
Mesaj içeriği sınırlandırılabilir.
Gayri resmi iletişimdir.

Mesajlaşma

Anında iletişim sağlar.
Mobil cihazı olan herkes tarafından kullanılabilir ve erişilebilir. Ör. Whatsapp
Mobil cihaz veya bilgisayar, uygulama gerektirir.

Basılı Medya

Resmi ve arşivleneni belgelerdir.
Meşruiyet sağlar.
Kalıcı kayıttır.

Sosyal Medya

Bağlantılara veya özel demografik bir gruba toplu mesaj verilebilir.
Tek yönlü iletişimdir.
İsteğe bağlı sınırlı miktarda geri bildirim sağlar.

Şirket Web Sitesi

Yapılandırılmıştır, ilgililere bilgi sunumu sağlar.
Coğrafi konumun önemi kalmaz.
Yönetmek ve güncellemek için kaynak gerektirir.
Hem iki yönlü iletişim hem gerçek zamanlı bildirim yapılabilir.

İletişim Modelleri

İletişim modelleri(1), proje için iletişim sürecinin nasıl gerçekleştirileceğini temsil etmek için kullanılan tanım, analoji veya şemadır. Standart iletişim modelinin beş adımı vardır:

Kodlama: Fikirler, gönderici tarafından bilgiyi iletmek için kullanılan dile çevrilir.
İletim: Bilgi, gönderici tarafından alıcıya gönderilir.
Kod Çözme: Alıcı mesajı anlamlı fikirlere çevirir.
Onay: Alıcı, bilgiyi aldığını bildirir.
Geribildirim/Yanıt: Alıcı mesajını kodlar ve göndericiye iletir.

İletişim Yöntemleri

İletişim yöntemleri(2), proje paydaşları arasında bilgi aktarmak için kullanılan prosedür, teknik veya süreçtir. Proje ekibinin proje performansını, ilerlemesini vb. bilgileri iletmesini sağlar. İletişim Yönetim Planında iletişim yöntemleri belirtilir.

İletişim yöntemleri genel olarak üç türe ayrılabilir:

İtme iletişimi: Bir alıcıya bilgi göndermektir. Bilginin dağıtılmasını sağlar ancak alıcıya ulaştığını garanti etmez.
Çekme iletişimi: Bilginin bir ortama (network vb.) konulmasını ve alıcıların kendi istekleriyle erişimidir.
Etkileşimli iletişim: Çok yönlü bilgi alışverişi içeren birden fazla kişi arasındaki iletişimi içerir.

Geri Bildirim

İletişim iki yönlüdür. Her iletişimi başlatan kişi, alıcının/alıcıların, mesajına yanıt vermesini bekler. Geri bildirim sözlü, sözsüz (beden dili ve yüz hareketleri) veya yazılı olabilir.

Mesaj, gönderen istediği gibi anlaşıldıysa, geri bildirim olumlu olabilir. Bu durumda göndericinin iletişime ilişkin herhangi bir işlem yapmasına gerek kalmaz. Alıcının, gönderenin ilettiği mesajı anlamaması olumsuz olabilir. Bu durumda, gönderenin yanlış anlaşılmayı düzeltmek için bazı adımlar atması gerekir.

Çoğu zaman geri bildirim olmadığında mesajın alıcı tarafından dolaylı olarak kabul edildiği düşünülür.

Etkili geri bildirim, açık, spesifik ve zamanında sunulandır. Belirsiz genellemeler veya geç verilen geri bildirim yararlı olmaz.

Proje Boyunca İletişimi Etkili Bir Şekilde Yönetmek için Yönergeler

Etkili bir İletişim Yönetimi Planı oluşturmak için şu yönergeleri izleyin:

Tüm Paydaşların iletişim bilgilerini toplayın.
Tüm paydaşlarının iletişim ihtiyaçlarını belirleyin.
Önemli bir paydaşı atlamamak için organizasyon şemasını kullanın.
Proje sponsorunuzun iletişim beklentilerini netleştirin.
Açık uçlu sorular sorun.
Genel bir kural olarak, proje ekibi üyeleri daha sık ve daha fazla ayrıntıya ihtiyaç duyarlar. Üst yönetim, daha az sıklıkla özet bilgilere ihtiyaç duyar.
Bilgi almanın ve vermenin değerini analiz edin.
İletişim planlaması üzerindeki olası etkilerini belirlemek için tüm kısıtlamaları ve varsayımları gözden geçirin.
Proje bilgilerini iletmek için kullanılacak uygun iletişim teknolojilerini
Bilgi ihtiyacının aciliyetini belirleyin.
Mevcut altyapıda teknoloji kullanılabilirliğini analiz edin.
Kullanılacak teknoloji proje personelinin yetkinliğini değerlendirin.
İletişim teknolojisini değiştirmeden önce değerlendirme yapın.
İletişim yönetimi planınızın tüm temel unsurları içerdiğinden emin olun:
- Her proje paydaşının iletişim gereksinimleri.
- Proje ekibinin proje bilgilerini toplamak ve dosyalamak için kullanacağı yöntem ve dosyalama yapısı.
- Durum raporları, toplantı tutanakları vb. proje bilgilerinin kime ve kim tarafından gönderileceğinin açıklandığı dağıtım yapısı.
- Bilgiyi paylaşmak için kullanılacak yöntemler.
- Proje Ekibinin kendi içinde bilgileri nasıl toplayacağı, güncelleyeceği, depolayacağı ve paylaşacağı.
- İletişim için kullanılacak kurumsal formatlar
- Bilgiye erişme yöntemleri.
- Proje yaşam döngüsü boyunca İletişim Yönetimi Planı güncelleme ve iyileştirme yöntemi.
İletişim Yönetimi Planını, Proje Yönetimi Planına entegre edin.
İletişim Yönetimi Planını proje paydaşlarıyla paylaşın.

Bkz: Projelerin en büyük derdi: İletişim Problemleri

Bkz: Proje ile ilgili iletişiminiz iyi mi?

Bkz: Proje İletişimlerini İzleme Ölçütleri

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 371-374.

(2)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 374-375.

Türkçe eğitimler