Proje İletişim Yönetimi
Proje yöneticileri, zamanlarının yaklaşık % 90’ını proje ekibi ve diğer paydaşlarla iletişim kurmak için harcarlar. İletişimin her proje yöneticisi için yüksek bir önceliği olması gerekir.
Bu konu, ECO’da aşağıdakilere yöneliktir;
- Tüm paydaşların iletişim ihtiyaçlarını analiz edin. (EKO 2.2.1)
- İletişim yöntemlerini, kanallarını, sıklığını ve ayrıntı düzeyini planlayın. (EKO 2.2.2)
- Proje bilgilerini ve güncellemeleri etkili bir şekilde iletin. (EKO 2.2.3)
- İletişimin anlaşıldığını ve geri bildirimin alındığını onaylayın. (EKO 2.2.4)
Proje İletişimi
Etkin bir şekilde iletişim kurma yeteneği, aktif dinleme, sorgulama ve araştırma, eğitim, gerçekleri bulma, beklentileri belirleme, ikna etme, koçluk yapma, müzakere etme, çatışmayı çözme vb. görevleri yerine getirme söz konusu olduğunda kritik öneme sahiptir.
Proje yöneticisinin kullanmayı planladığı iletişim yöntemi ve türü çeşitli faktörlere bağlıdır (1);
- İç veya dış paydaşlar: Müşteriler, satıcılar, resmi kurumlar vb. dış paydaşlara kıyasla proje ekibindeki veya kuruluşun çalışanları olan iç paydaşlar.
- Resmi veya gayri resmi: E-posta, sosyal medya, web siteleri vb. resmi olmayan iletişimlere kıyasla resmi raporlar, sunumlar ve toplantılar.
- Hiyerarşik odak: Proje ekibine veya proje ekibinin meslektaşlarına kıyasla üst yönetimle iletişim kurarken iletişim yöntemi değişecektir.
- Resmi veya gayri resmi: Resmi iletişim, projeyle ilgili bilgi sağlayan görüşme vb. iletişime kıyasla yıllık raporları içerir.
- Yazılı veya sözlü: Sözlü iletişimde ses tonu, sözsüz iletişimde (beden dili) jestler vb.
İletişim Yönetim Planı
İletişim Yönetimi Planı(2), proje hakkındaki bilgilerin nasıl, ne zaman ve kim tarafından yönetileceğini ve dağıtılacağını açıklayan proje, program veya portföy yönetim planının bir bileşenidir.
Projenin erken safhalarında oluşturulur. Yeni paydaşlar projeye katıldığında veya mevcut paydaşlar projeden ayrıldığında veya herhangi bir paydaşın iletişim gereksinimleri değiştiğinde güncellenir.
PMBOK® Kılavuzunda belirtildiği gibi, iletişim yönetim planı aşağıdaki bilgileri içerir:
- Paydaş iletişim gereksinimleri.
- Kullanılacak dil de dahil olmak üzere iletilecek bilgiler.
- Bilgilerin dağıtılma nedeni.
- Zaman çerçevesi ve bilgi dağıtım sıklığı.
- İletişimden sorumlu kişi.
- Gizli bilgiler ile ilgili kurallar.
- Bilgiyi alacak kişiler.
- Bilgiyi iletmek için kullanılacak yöntemler veya teknolojiler.
- İletişim için ayrılan zaman ve bütçe.
- Belirli sorunlar için eskalasyon (yönetime taşıma) süreci.
- İletişim yönetim planını güncelleme yöntemi.
- Terimler sözlüğü.
- Bilgi akışı şemaları.
- Düzenleme veya politikalar vb. iletişim kısıtlamaları.
İletişim Gereksinimleri Analizi
İletişim gereksinimleri, proje paydaşlarının belgelenmiş iletişim ihtiyaçlarıdır. Tüm paydaşlarla aynı miktarda, düzeyde veya zamanında iletişim kurmak gerekmez.
İletişim Gereksinimleri Analizi(3), görüşmeler, çalıştaylar, önceki projelerden alınan derslerin incelenmesi vb. yoluyla proje paydaşlarının bilgi ihtiyaçlarını belirlemeye yönelik yapılan çalışmadır. Paydaşların iletişim ihtiyaçlarının net bir şekilde ifade edilmesini sağlar. Proje Yöneticisi, iletişim yönetimi planında iletişim teknolojileri konusunda etkin seçimler yapar. Uzaktan çalıştığı ekiplerle veya ekip üyeleriyle saat dilimleri, iletişim tercihleri, hiyerarşi, dil ve teknolojik engelleri, kültürel farklılıklar vb. özel iletişim ihtiyaçlarını dikkate alır.
İletişim Gereksinimleri Analizi, her bir paydaş için iletişim ve teknoloji gereksinimlerini belgeleyen bir belgedir. Proje yöneticisinin paydaşlardan destek almasına ve doğru zamanda doğru bilgiyi sağlayarak algılarını şekillendirmesine olanak sağlar.
İletişim gereksinimleri analizi yapan proje yöneticisi, aşağıdaki temel soruları sorarak paydaşların iletişim ihtiyaçlarını belirleyebilir;
- Durum raporlarını ne sıklıkla almak istersiniz?
- Telefonla, e-posta yoluyla veya yüz yüze toplantılarda nasıl bilgi almayı tercih edersiniz?
- Ne düzeyde ayrıntı bekliyorsunuz?
Paydaşların tercihleri ve teknoloji yeteneklerine ek olarak uygunluk, ayrıntı düzeyi, zamanlama ve maliyet konuları da dikkate alınmalıdır.
(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 360-364.
(2)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 377.
(3)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 369-370.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
