Bireysel performansı değerlendirmek, organizasyonel ve kişisel iyileştirmeleri gerçekleştirmek, hataları düzeltmek ve değişimi başlatmak için geri bildirimi kullanan bir dünyada yaşıyoruz.
İki tür geri bildirimden söz edebiliriz;
- Olumlu geribildirim: İyileştirme veya faydayı artırma eğiliminde olan geri bildirim
- Olumsuz geribildirim: Durdurma veya başlangıca döndürme eğiliminde olan geri bildirim
Olumlu geri bildirim, çıktıyı veya performansı artırmak için kullanılırken, olumsuz geri bildirim istenmeyen davranışı azaltmaya veya durdurmaya çalışır. Kuruluşlarda geri bildirim vermek, performans, verim veya iyileştirme için bilgiyi bireye veya gruba geri iletmektir.
Geri bildirim güçlü bir iletişim aracıdır ve hem olumlu hem de düzeltici eylemler için kullanılmalıdır.
Projelerde sürekli ve en kısa sürede geri bildirim vermek gerekir. Planlı bir zamanı olmaz, projenin kapanışı beklenmez. Resmi olması gerekmez gayri resmi olabilir.
Yapılan hatalar
- Hiç geri bildirim vermemek – Geri bildirimden kaçınmanın paydaşlar ve proje ekibi üzerinde çok büyük etkisi olabilir. Geri bildirim vermemek, iş düzgün yapılsa bile kızgınlığa, düşük performansa ve iletişimsizliğe neden olabilir.
- Geri bildirimi geciktirmek – Proje yöneticileri, geri bildirim vermeyi potansiyel çatışma kaynağı görebilirler. Kaçınmak, sorunları sadece erteler, ortadan kaldırmaz. Sorunları çözmenin en iyi yolu bir an önce yüzleşmektir. PMBOK “Başarılı çatışma yönetimi, daha fazla üretkenlik ve olumlu çalışma ilişkileri ile sonuçlanır.” demektedir.
- Sadece olumsuz geribildirim vermek – Doğru zamanda olumlu geribildirim vermek proje ekibi için büyük motivasyon kaynağı olabilir. Yalnızca olumsuzları görmek ve olumluları yalnızca “işlerini yapan” ekip üyeleri olduğuna inanmak yanlıştır.
- Geri bildirimde spesifik olmamak – Yapılacak yorumun nedenini açıklamak gerekir. Örneğin “Toplantıya çok geç kaldınız, bir daha olmasın” demek yerine “Bu sabahki toplantıya geç kaldığınız için diğer tüm katılımcılar bir sonraki toplantılarını ertelemek zorunda kaldılar. Siz gelene kadar başlayamadık çünkü durum kritik olduğu için herkesin olması gerekiyordu. Lütfen gelecekteki toplantılara zamanında gelmeye çalışın.”
- Tutumu Dikkate Almamak – Geri bildirim kötü yapılırsa, işleri daha kötü hale getirebilir. Dinleyicilerin kim olduğunu ve onlardan nasıl tepki vermelerini beklediğinizi iyi düşünün. Olumsuz geri bildirimi reddedecekler mi? Bahane uyduracaklar mı? Geri bildirimleri başkalarının önünde mi yoksa özel olarak mı kabul etmeyi seviyorlar?
- Sonuca ulaşamamak – Geri bildirimin etkisi olup olmadığını izleyin. Geri bildirim verirken, beklenen davranışın/performansın ne olduğunu belirttiğinizden emin olun. Ekip üyelerinizden beklediğiniz temel davranış veya performans nedir? Geri bildirim sonrasında ekip üyesi ile anlaşmaya varmalısınız. Her zaman haklı olduğunuzu ve ekip üyesinin değişmesi gerektiğini düşünmeyin.Genel proje performansı düşüyorsa, performans beklentilerini küçümsemeyin.
Nasıl yapılmalı?
Geri bildirim, belirli olaylara veya durumlara atıfta bulunmalıdır. Örneğin “Toplantılara her zaman geç kalıyorsun” demek yerine “Son 4 haftanın haftalık durum toplantılarına ve geçen hafta Perşembe günü yapılan risk değerlendirme toplantısı da dahil olmak üzere birçok toplantıya geç kaldınız” demek daha doğrudur. Aynı yaklaşımın olumlu geribildirim için de geçerli olduğunu unutmayın.
Davranışın veya olayın etkisi açıklanmalıdır. Bir teslimat geç tamamlandıysa, sonraki görevleri ve aktiviteleri öteleyebilir, maliyeti artırabilir ve süreyi uzatabilir. Proje ekip üyesi sürekli işe geç geliyorsa, diğer ekip üyelerinin moralini bozabilir ve üretkenliği azaltabilir. Kötü performansın etkisi açıklanmadan, düzeltici geri bildirimin daha az etkili olacaktır. Aynı şekilde, olumlu geribildirim, proje ekip üyesinin eylemlerinin faydalı etkisini içermelidir.
Dikkat edilmesi gerekenler
- Ölçülebilir – Yukarıdaki örnekte, zaman faktörü geri bildirim konusuydu. Ölçülebilir hale getirmek için proje ekip üyesinin ortalama olarak ne kadar geç kaldığını (gecikme süresi vb.) ekleyin.
- Başarılabilir – Yapılan geri bildirimler sonucunda hemen iyileşme olmayabilir, belirli bir süre içinde kademeli olarak iyileşme gerçekleşebilir.
- Gerçekçi – Yeni mezun ve/veya acemi proje ekip üyesinin yüksek kaliteli sonuçlar üretebilmesi gerçekçi olmayabilir. Geri bildirim verilmesini gerektiren çok sayıda düşük kaliteli sonuç üretebilirler ancak onlardan mükemmellik beklemek gerçekçi olmaz. Gerçekçi olmanın altında yatan varsayım, ekip üyesinin gerekli işi yapmak için uygun becerilere sahip olmasıdır.
Yapılmaması Gerekenler
- Herhangi bir geri bildirim vermemek
- Bir durumdan sonra olumlu veya olumsuz geri bildirim vermek için çok uzun süre beklemek
- Kötü performansı erkenden düzeltmemek
- Olumlu performansı yeterince erken fark etmemek
- Spesifik olmamak, örnek vermemek
- Geri bildirim vermek için önceden belirlenmiş bir zamanı beklemek
- Duygusal yaklaşmak
- Geri bildirimi küçümsemek
- Olumsuz geri bildirim vermeniz gerektiğinde olumlu geri bildirim vermek ya da tam tersi
- Başkalarıyla karşılaştırmak
- Çift yönlü geri bildirim verme fırsatı sağlamamak
Öneriler
- Alıştırma ve prova yapın.
- Kitlenizi tanıyın ve mesajınıza nasıl tepki vereceklerini düşünün. Özellikle olumsuz geri bildirimleri duymak zordur, bu yüzden onu dinlenecek ve unutulmayacak şekilde iletin.
- Beklentilerinizi önceden belirleyin
- Özellikle olumsuz geri bildirimleri birebir iletin. Diğer ekip üyelerinin önünde yapmayın.
- Olumlu geribildirim verin.
- Sakin bir ses tonu kullanın.
- Gerçeklere bağlı kalın ve duygusallaşmayın. Sakinlik, mesaja güven ve ciddiyet verir.
- Daha sonra başvurmak üzere yazılı hale getirin.
- Uzun vadeli düşünün, sadece mevcut projedeki performansı düşünmeyin. Ekip üyesinin sonraki projelerindeki performansını ve kariyerlerini düşünün. Onlara yaşamları boyunca kullanabilecekleri geri bildirimler verin.
- Hemen geri bildirim verin. Geri bildirim ne kadar gecikirse, etkinliğini katlanarak kaybeder.
- Projenin başlangıcında erken ve sık geri bildirim verin.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
