Projelerin en büyük derdi: İletişim Problemleri

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

solving_communication_problems

İletişim her projenin en önemli unsurlarından biridir ve proje başarısının olmazsa olmazlarındandır. Risk olarak tanımladığımız bir çok unsurun (beklentilerin net belirlenmemesi, paydaş katılımının sağlanamaması vb.) kaynağının iletişim problemlerinden kaynaklandığını biliyoruz.

Yapılması gerekenler kısaca şöyle özetlenebilir;

  1. Ekip üyelerini bir araya getirerek takım olunduğunun anlaşılmasının sağlanması – Birbirleriyle görüşmeyen ya da uzak duran ekip üyeleri hata yaparlar. Başlangıç toplantısı ile başlayan birliktelik özellikle birlikte çalışılması gereken durumlarda da devam etmelidir. Proje Yöneticisi bu noktada koordinasyonu sağlamalı, birleştirici olmalıdır. Birbirleri ile iletişimde olmayan ekip üyeleri hedeften sapabilir, yanlış işlere ekstra efor harcayabilirler.
  2. Ekibi proje organizasyon yapısına adapte etmek – Şirketin organizasyonel yapısı ve işleyişi ekip üyeleri arasında kopukluklara sebep olabilir. Özellikle ekip üyeleri ve  yöneticileri ile proje organizasyonundaki rol ve sorumluluklar, çalışma şekli netleştirilmelidir.
  3. Esnek ekip yapısının süreçlerini belgelemek – Ekibe sürekli yeni birinin dahil olması ya da mevcutların değişmesi proje üzerinde olumsuz etki yaratır. Mevcut ekip üyelerinin bir yedeklerinin olması projedeki görevin devam edebilmesini sağlayacaktır.
  4. Ekip üyeleri arasındaki uyum engellerini kaldırmak – Ortak dil (metodoloji) ve platform kullanımı farklı birimlerden proje ekibi üyelerinin proje ortak tabanında buluşmalarını sağlayacaktır. Farklı yaş ve/veya departman konusunda oluşabilecek problemler ortak yemek, buluşma vb. aktivitelerle ekibin kaynaşması sağlanarak giderilebilir.
  5. Ekip üyelerin üzerindeki kısıtlarları aşmalarına destek olmak – Zaman, bütçe vb. bir çok kısıt ekibin gereken desteği verememesine sebep olabilir. Proje Yöneticisi öncelikle bu kısıtların ne olduğunu öğrenmeli, anlamalı ve çözme konusunda destek vermelidir. Birlikte bir şeyleri gerçekleştirmek üzerlerinde baskıyı azaltacaktır.
  6. Ekip üyelerini yaratıcı düşünmeye teşvik etmek ve körleşmelerini engellemek – Hesap verilebilirliğin olmadığı iş ortamlarında hatalar kabul edilmez ve çalışanlar  hataları saklarlar. Yaratıcı düşünme yoktur. Hataların örtbas edilmesi, risk yönetimini imkansız kılar. Kurumun risklere bakış açısı ve kültürü çok önemlidir. Toplantı gündemlerine ve durum raporlarına riskler ve yanıt planları eklenmelidir. Ekip üyelerinden risk güncellemeleri, izleme yapmaları istenmelidir.
  7. Risk kültürünü kişisel ve kurumsal bazda yaygınlaştırmak – Risk kültürü konusunda mevcut durumunuzu masaya yatırmalı ve nereye varmak istediğinizi belirlemelisiniz. Eğitimler planlanmalı, kişisel performans değerlendirmelerinde risklere yaklaşım ele alınmalıdır.
  8. Birebir iletişime zaman ayırmak – Bizim kültürümüz yüz yüze iletişime çok önem verir. Ekip üyelerinin öneri veya sıkıntılarını dinlemeye zaman ayırmanız, etkin ve aktif dinleme yapmanız çok önemlidir. Dinlendiğini ve dikkate alındığını hisseden ekip üyelerinin katkısı ciddi oranda artacaktır.
  9. Ekibin sizin güçlü ve zayıf taraflarınız konusundaki görüşlerini dile getirmelerini cesaretlendirmek – Uzmanlığınız ne olursa olsun projenin gerektirdiği yeterlilikler konusunda farkındalığınız önemlidir. Kendinizin zayıf taraflarını geliştirmek ve güçlü taraflarınızı daha verimli kullanmakla yükümlüsünüz. Bu noktada sizi en iyi gözlemleyenlere sormak en doğru yol olacaktır. En büyük risk “SİZ” olabilirsiniz. Yönetimin risk toleransları ile sizinki uyumlu olmalı, ne fazla ne de eksik olmalıdır. Öte yandan yönetimin duymak istediği değil gerçekçi verileri sunmak konusunda iletişim becerilerinizi geliştirmek zorundasınız.
  10. İletişim ve diğer becerileri geliştirme konusunda kişisel sorumluluk almayı desteklemek – Ekip üyelerinin yaşadıkları sorunlara konu olan temel yetkinlerde gelişimlerini sağlamaya destek olmalısınız. Görüşme becerileri, duygusal zeka, sunum teknikleri vb.

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

10 + 12 =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.