Proje Yöneticisi ve Delegasyon

Delegasyon, bir işin sorumluluk ve yetki ile birlikte sonuçlarının da sorumluluğunu kapsayacak şekilde başkasına devredilmesidir. Bir işin tamamlanması için yetki verilebilir, fakat sorumluluk (sonuç) delege edene aittir.

Delegasyonu engelleyen faktörler

Yöneticiler delege etmemek için çeşitli mazeretlerin altına sığınabilirler;

  • Bu işin çok fazla zamanlarını almadığı
  • İşi yapacak olanın yeteneklerine güvenmeme
  • Kendi işlerini kendileri yapmaktan hoşlanırlar
  • O işin yöneticilere has olduğu düşüncesi
  • Bir şeylerle sürekli meşgul olmak istemeleri
  • Mükemmeliyetçi olma
  • Başkasının, kendileri kadar iyi yapamayacağını düşünmek
  • Dizginleri elde tutmak istemeleri,
  • Delege etmenin riskli olması ve risk alamamaları

Etkin liderliğin koşulu başarılı delegasyondur. Delege etme yaklaşımı üç şekilde incelenir;

  1. İşlerini memnuniyetle delege eden sorumluluktan kaçan yöneticiler. Sorumluluk almaktan korkan kötü liderdir.
  2. Diğerlerinin yetenek ve bilgilerinden yararlanamayan yöneticiler. Otoriteyi kaybetmemek için delege etmek istemeyenlerdir.
  3. Delegasyonu problem yapmayan, gerekli niteliğe sahip ve nihai sorumluluğun kendilerinde olduğunu unutmayan yöneticiler.  Yöneticiliğin rehberlik ve denetleme ile beraber güven duymakla da ilgili olduğunu anlamışlardır.

Delegasyonun Avantajları

  1. Planlama, örgütleme, motivasyon ve kontrol gibi  daha önemli yönetim görevlerine daha fazla zaman  ayırılmasını sağlar
  2. Sorumluluk vermek personelin gelişimini sağlar, karar verme yeteneklerini geliştirir.
  3. Personelin kendilerini işin içinde hissetmelerini ve inisiyatiflerini geliştirmelerini sağlar. Departman içindeki motivasyonu geliştirir.
  4. Teknoloji yoğun endüstrilerde, yöneticiler kendilerini her konuda yeterince hızlı güncelleyemeyebilirler. Bu ancak onlara bağlı çalışanların öğrenerek kendilerini ve işlerini geliştirmeleri ile mümkün olur.

Delegasyon Stilleri

İki tipte yapılır. Uygun olan stil risk değerlendirmesi sonrasında belirlenmelidir. Delege edilen kişinin yetenek, bilgi ve tecrübesi göz önüne alındığında, hangi stilin daha verimli olduğunu ortaya koyacaktır.

  1. Beklene Sonuca göre;
    1. Hedefler konur, planlar yapılır.
    2. Neyin, ne zaman ve nasıl yapılacağı tam olarak söylenir.
    3. Yetki sınırları tam olarak belirlenir.
    4. Her şey yazılı olarak onaylanır ve uygulama toplantıları belirlidir.
    5. Proje boyunca kontrol edilir.
  2. Fonksiyonel tanıma göre;
    1. Başarılacak konu hakkında tüm ilgililer hem fikirdir.
    2. Yetki sınırları belirlenir.
    3. Kontrol noktaları belirli, işi yapan özgürdür.
    4. Delege eden izlemededir.

Nasıl delege edilmeli?

  1. Beklenen sonuçları belirleme – Görevin sonuçları ile ilgili beklentilerinizi iyi düşünün. Ör. Ne zaman, kim, kaça ve hangi standartla yapacak sorularının cevaplarını arayın.
  2. Uygun kişiyi seçme – İşi yapacak olanın bilgi, yetenek, tecrübe, motivasyon ve zamanının uygun olması gerekir. Eğitim ihtiyacı belirlenmelidir.
  3. İşe katma – Kişiyi görevin planlanması ve beklenen sonuçlara ulaşılabilmesi için işe katın
  4. Etkin iletişim kurma – İşi alanın aşağıdakileri anladığından emin olun;
    1. İş neden yapılmaktadır?
    2. Görev ve aktiviteler nelerdir?
    3. İşin ne zaman bitmesi gerektiği?
    4. Karar alması için gerekli otorite nedir?
    5. Beklenen standartlar nelerdir?
    6. İşin nasıl izleneceği ve ilerleyişle ilgili raporlamanın nasıl yapılacağı?
    7. Hangi problemlerin sorun yaratabileceği
  5. Kontrol mekanizmaları kurma – İşin zamanında tamamlanması ve standartlara ulaşılabilmesi denetleme ve kontrol mekanizmasının kurulmasına bağlıdır. Tecrübeli elemana verilen görev daha az kontrol gerektirir. Planda kontrol noktaları belirlenmeli ve uyulmalıdır. Bu sayede sapmaların en kısa zamanda tanımlanması ve gerekli müdahalelerin yapılması hızlanacaktır.
  6. İletişim kanallarını açık tutmak – Koşulların her an değişebileceği kabulüyle, bilginin yönetici-çalışan arasında rahat akması gerekir. İşgören, gerektiğinde destek alabileceğini, bunun kendi başarısızlığı olarak algılanmayacağını bilmelidir.
  7. Karar verme mekanizmasını basitleştirmek – İşgörenin karar vermesi gereken konu ile ilgili tüm bilgiye ulaşabilmesi gerekir.
  8. Doğru tavır koyma – Delegasyonu başarmak isteyenler, çalışanların sonuçlara varma metodlarını kabul etmeye ve onları dinlemeye istekli olmalıdır.
  9. Yetkinin açıkça duyurulması – İşveren ve işgören yetki sınırlarında anlaştıktan sonra, ilgili diğer bölümler bu konuda bilgilendirilmelidir

İşler ne zaman delege edilmeli?

Yöneticiler;

  • Kendi işlerinin verimini etkileyecek düzeyde fazla işle yüklendiklerinde,
  • Öncelikli görevlere yeterli zamanı ayıramadıklarını düşündüklerinde,
  • Astlarını geliştirmek istediklerinde,
  • İş, ast tarafından daha verimli yapılabileceği durumlarda delegasyona başvururlar.

Delegasyon Prensipleri

  1. Delege edilen kişi; bilgi, yetenek, tecrübe ve kişisel tavır açısından işi yapmaya uygun olmalıdır.
  2. Delege edilen kişi; neye, ne zaman, kaça ve hangi standartlarda ihtiyaç duyulduğunu tam olarak anlamalıdır.
  3. Görevin başarılması için gerekli yetki ve güç verilmelidir.
  4. Görevin başarısı delege edenin devredemeyeceği sorumluluğudur.

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Paylaşın:

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

twenty + seventeen =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.