Zamanı Planlamak ve Yönetmek

Proje Zaman Çizelgesi, projenin tamamlanmasının ne kadar sürdüğünü gösteren bir grafiktir. Proje kapsamında gerçekleştirilecek aktiviteler, her bir aktivitenin süresi ve birbirleriyle nasıl ilişkili olduğu da dahil olmak üzere bir dizi bileşen içerir.

Bu konu, ECO’da aşağıdaki maddelere yöneliktir;

• Proje aktiviteleri ile ilgili tahminler yapmak (Kilometre taşları, bağımlılıklar, hikaye noktaları vb.). (EKO 2.6.1)
• Karşılaştırmaları ve geçmiş verileri kullanmak. (EKO 2.6.2)
• Metodolojiye dayalı bir zaman çizelgesi hazırlamak. (EKO 2.6.3)
• Metodolojiye dayalı olarak devam eden ilerlemeyi ölçmek. (EKO 2.6.4)
• Metodolojiye göre zaman çizelgesini gerektiği gibi güncellemek. (EKO 2.6.5)
• Diğer projeler ve diğer operasyonlar ile koordinasyon sağlamak. (EKO 2.6.6)

Proje Zaman Çizelgesi

Proje Zaman Çizelgesi(1), planlanan tarihler, süreler, kilometre taşları ve kaynaklarla bağlantılı aktiviteleri gösteren bir grafiktir. Proje ekibinin belirli tarihlerde ve belirli bir sırayla aktiviteleri başlatma ve bitirme tarihlerini içerir. Proje Zaman Çizelgesi, kilometre taşları için planlanan tarihleri de içerir. Proje Zaman Çizelgesinin amacı, proje hedeflerini zamanında tamamlamak için aktiviteleri tek bir planda koordine etmektir. Ayrıca zaman çizelgesi performansını izlemek ve üst yönetimi ve proje paydaşlarını proje durumu hakkında bilgilendirmek için kullanılır.

Karşılaştırmalar ve Geçmiş Veriler

Proje Zaman Çizelgesi bağlamında kıyaslama(2), başka bir projede benzer bir ürün veya hizmet için hazırlanmış bir çizelgeyle karşılaştırma yapmaktır. Kıyaslamalar, projenin fizibilitesini değerlendirmeye yardımcı olmak için çizelgelemenin başlangıcında faydalı olabilir.

Tarihsel veriler, geçmiş projelere ilişkin ayrıntılı bilgilerin mevcut olduğu projenin aşamalarını veya aktiviteleri planlarken çok faydalıdır. Bir aktivitenin ne kadar sürmesi gerektiğine dair iyi bir “başlangıç noktası” sağlar.

Proje Zaman Çizelgesi Yönetimi Planı

Zaman çizelgesi yönetim planı(3), zaman çizelgesini geliştirmek, izlemek ve kontrol etmek için kriterleri ve faaliyetleri belirleyen, proje veya program yönetim planının bir bileşenidir. Aktivitelerin nasıl tanımlanacağını ve aşamalı olarak detaylandırılacağını, proje için kullanılacak çizelgeleme yöntemini ve aracını tanımlar. Zaman çizelgesinin formatını, zaman çizelgesi geliştirme, izleme ve kontrol etme kriterlerini belirler. Bkz: Zaman Çizelgesi Yönetimi Planı

Proje Zaman Çizelgesi Yönetim Planı, aşağıdakileri içerir;

• Proje zaman çizelgesi modeli – Proje zaman çizelgesi modeli, proje zaman çizelgesini geliştirmek için uygulanacak metodoloji ve araçtır. Projenin yürütülmesi sırasında proje zaman çizelgesinin nasıl güncelleneceğini ve ilerlemenin nasıl kaydedileceğini açıklar
• Doğruluk – Doğruluk düzeyi, gerçekçi aktivite süresi tahminlerini belirlemek için kullanılan kabul edilebilir aralıktır. Risk için beklenmedik durum yedeği olarak belirli bir oranı içerebilir.
• Birimler – Her bir kaynak için süre ölçü birimleri (gün, hafta vb.) tanımlanır.
• Organizasyonel prosedürlere bağlantı – İKY, zaman çizelgesi yönetimi için çerçeve olarak kullanılır. Yapılan tahminler ve ortaya çıkan zaman çizelgeler ile tutarlılık olmalıdır.
• Kontrol eşikleri – Kontrol eşikleri, eyleme geçmeden önce zaman performansını izlemek için tanımlanmış varyans eşikleri Yüzde olarak ifade edilir. Örneğin, zaman çizelgresinin %10 gerisinde veya %15 ilerisinde vb.
• Kurallar – Performans ölçüm kurallarını içerir; Örneğin, Kazanılmış Değer Analizi kuralları:

• • Tamamlanma yüzdesini belirleme kuralları.
  • İlerleme ve zaman çizelgesi performansının ölçüleceği aktiviteler.
  • Kazanılmış değer ölçüm teknikleri.
  • Zaman Çizelgesi Varyansı(ZÇV) ve Zaman Çizelgesi Performans endekis (ZÇPE) vb. performans ölçümleri
• Raporlama – Raporlama formatları, zaman çizelgesi raporları ile ilgili sıklık ve formatları tanımlar.
• Süreç açıklamaları – Süreç açıklamaları, zaman çizelgesi yönetimi süreçlerinin nasıl gerçekleştirileceğini açıklar.

Bkz: Zaman Çizelgesi Yönetimi Planının Hazırlanması

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 205-207.

(2)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 181-182.

(3)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 182.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

• PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Zaman – Bağlantılar – 33
• PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Proje Yönetimi Planı – 39
• PMP Hazırlık – Paydaş Katılım Planı – 78
• PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Kalite – 36
• PMP Hazırlık – İşleri Yapmak – Risk – 53
• PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Kapsam – 22
• PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Zaman – 35
• Zaman Çizelgesi Yönetimi Planı
• PMP Hazırlık – Ekip Oluşturma – 69
• PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Tedarik – 43