Sanal Ekiplerin Katılımını Sağlama ve Destekleme

Projelerde sanal ekiplerle birlikte çalışma ve bunları yönetme ihtiyacı ortaya çıkmıştır.

Bu konu, ECO’dan aşağıdaki maddelere yöneliktir;

• Sanal ekip üyesi ihtiyaçlarını inceleyin. (ECO 1.11.1)
• Sanal ekip üyesi katılımı için alternatifleri araştırın. (EKO 1.11.2)
• Sanal ekip üyesi katılımı için seçenekleri uygulayın. (EKO 1.11.3)
• Sanal ekip üyesi katılımının etkinliğini sürekli olarak değerlendirin. (EKO 1.11.4)

İşbirliği Teknolojisi

Ekip planlamasını, işbirliğini ve iletişimi sağlayacak teknolojiler önemli olsa da, yüzyüze yapılan etkinliklerinin yerini tutmazlar. Örneğin, proje ekibi, aşağıdaki konularda Proje ekibi Başlatma Belgesini düzenlemelidir;

• Ortak çalışma saatleri
• Ekip kararları nasıl alacak?
• Ekip çatışmaları nasıl yönetecek?
• Çekirdek ekip değerlerimiz nelerdir?

Proje ekibinin şeffaflık vb. takım değerleri hakkında yaptığı seçimlerin, işbirliği teknolojisini belirlemekle ilgili önemli etkileri olacaktır. Proje ekibinin yalnızca hangi teknolojileri kullandığı değil, aynı zamanda amaçlarına ulaşmak için araçları birlikte nasıl kullandıkları önemlidir.

Sanal ekiplerle işbirliğini artırıcı bazı araçlar aşağıdadır;

• Görünürlüğü artırmak için görev panoları ve iş gerçekleştirme çizelgeleri.
• Hızlı iletişim için mesaj ve sohbet panoları.
• Belge paylaşımı ile ilgili ortak alanlar.
• Yüz yüze işbirliği için video konferans araçları vb.

Proje ekibinin işbirliğini etkinleştirmek için yukarıdaki araçlardan birini veya bir kombinasyonunu kullanması yararlı olacaktır.

Sanal Ekip Üyesi İhtiyaçları

Sanal ekip üyeleri, tüm ekip üyeleri gibi ortak bir hedefe, net bir amaca, rollerini ve onlardan ne beklendiği konusunda net bir anlayışa sahip olmak isterler. Ekip aynı yerde bulunmadığından, proje yöneticileri, ekiplerin etkin işbirliği yapabilmeleri ve bir takım olarak çalışabilmelerini sağlamak için zamanlarının önemli miktarını “aradaki sanal duvarları yıkmak” için harcayacaklardır.

Sanal Ekip Üyesi Katılımı için Alternatifler

Sanal ekip üyeleriyle etkileşimi yönetmek, süreklilik ve iyi ekip dinamiklerine sahip olabilmek için özellikle şeffaflık, hesap verebilirlik ve etkili iletişime dikkat gösterilmesi gerekir. Ekiplerin yüz yüze daha iyi iletişim kurdukları kanıtlanmasına rağmen ekip üyeleri, sorunları çözmek için birlikte kullandıkları yaklaşımları, beden dilini ve ses tonunu vb. değerlendirebilirler.

Diğer bir önemli konu, iş ve çalışma durumunun görünürlüğüdür. İşbirliği yapmak ve görünürlüğü artırmak için etkili araçlar kullanılmadıkça, en küçük ekipler bile iş faaliyetlerini uyumlu hale getirmekte sorun yaşayabilirler. Yapılacak işi görselleştirmek, devam eden işi izlemek (ve sınırlamak), işlerin ne zaman tamamlandığını ve hedeflere ulaşıldığını izlemek için Kanban tarzı panolar kullanılabilir. Teknolojiler ekip çalışmasını destekleyebilir, ancak ekibin araçları nasıl kullandığı, araçların ekibin değerlerini ve önceliklerini ne kadar iyi yansıttığı çok önemlidir. Örneğin, ekip görev panosundaki bilgileri güncel tutma taahhüdünde bulunmazsa, güncelliğini yitirir, panodaki bilgilere göre karar alınamaz.

İletişim

İletişimin anahtardır. Başarılı ekipler, işleri yürütmek, sorunları çözmek veya alternatif çözümler üretmek için birlikte çalışarak başarılı olabilirler. Sanal ekiplerde, diğer ekip üyeleri ile birlikte olup deneyimlerinden faydalanarak öğrenme fırsatının olmaması nedeniyle etkili iletişim ihtiyacı daha fazladır.

Etkili bir proje ekibi başlatma belgesinde, birbirinizle nasıl, ne zaman ve neden iletişim kuracağınız ve paylaşılan beklentilerin neler olduğu, ekip toplantılarının nasıl yapılacağı, bilginin nasıl paylaşılacağı ve iletişim için hangi araçların, nasıl kullanılacağı konusunda ekip olarak alınmış kararlar yer alır.

İletişimini etkin bir şekilde yapma taahhüdünde bulunan bir ekip, araçları en etkin şekilde nasıl kullanacağını belirleyecektir. Retrospektif oturumlarında ekibin iletişimi, işbirliğini ve görünürlüğü artırmak için araçlarının kullanımını nasıl iyileştirebileceği ele alınacaktır.

Katılım Değerlendirmeleri

Projelerde birlikte uyum içinde çalışabilecek ekip üyelerini belirlemeye özen gösterilmelidir. Projelerin belirli konu uzmanlığı ve yeteneklerine sahip kişilere ihtiyacı olsa da, etkili ekip çalışması, işbirliği ve iletişim, ekibin etkili bir şekilde çalışıp çalışmayacağı konusunda çok önemlidir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler