Proje Bilgilerini Yönetmek

Proje bilgilerini yönetmek için bazı ipuçları ve tavsiyeler aşağıdadır.

Yapı: Projenin başından itibaren ekiple birlikte, sizin de dahil olduğunuz tüm ekip üyeleri tarafından kullanılacak bir yapı oluşturun. Belgeleri bir sürücüye tembelce dökme hatasından kaçının.
Ortak sürücü: Özel sürücülerde hiçbir bilgi saklanmamalıdır. Aksi takdirde, sadece bir çalışanın hasta olması veya tatilde olması, ekibin geri kalanı için bir sorun haline gelir.
Basitlik: Yapıyı çok karmaşık yapmayın. Yapı çok fazla klasör ve alt klasör içeriyorsa, bir belgenin nereye gitmesi gerektiğine karar vermek çok zorlaşır ve onu geri almak bunaltıcı bir mücadeleye dönüşür.
Anlaşılması kolay: Yapıyı yalnızca proje yöneticisi için değil, tüm proje ekibi için anlaşılır hale getirin. İdeal olarak, yeni ekip üyeleri veya gelecekte referans olması için makul ölçüde anlaşılması kolay olmalıdır. Gizemli etiketler kullanmayın.
Temiz tutun: Geçiş kopyaları silinmelidir. Kendimizi korumak için sıklıkla belgelerin geçici çalışma sürümlerini oluştururuz. Başarısızlık durumunda veya yalnızca önceki bir sürümden yeniden başlama ihtiyacında bunlara sahip olmak faydalıdır. Ancak, bu ihtiyaçlar geçicidir ve geçiş sürümleri silinmelidir. Bir raporun 32 çalışma sürümüne sahip olmak işe yaramaz ve kafa karıştırıcıdır.
e-Kütüphane: Yapı, birçok başka proje alanında faydalı olabilecek belgeleri kaydetmeyi kolaylaştırmalıdır. Güzel bir yaklaşım, bu belgeler için bir proje belgesi eLibrary oluşturmak ve gerektiğinde bunlara başvurmak olabilir. Bu yaklaşımla, genel belgeler yalnızca bir kez kaydedilir.
Gelen kutusu: Karmaşayı önlemek için, nereye kaydedeceğinizden emin olmadığınız belgeler varsa, bunları işleyip düzenleyene kadar geçici olarak saklayabileceğiniz bir yer oluşturmak amacıyla sürücüde belgeler için bir gelen kutusu oluşturun.
Önemli e-postalar: Önemli e-postaları PDF olarak kaydederek proje bilgi sistemine ekleyin. Kullanıcı e-posta uygulamasında kalan e-postalar genellikle projeden kopuktur ve diğer ekip üyelerinin bunlara erişmesi imkansızdır. Bu yüzden bulut proje yönetimi ve ekip işbirliği uygulamalarını da seviyorum.
Şeffaflık: Proje bilgileri konusunda mümkün olduğunca şeffaf olun. Bazen kaosun insanların bilgileri gizlemesine yardımcı olduğunu görüyorum ve iletişimde şeffaf ve dürüst olmanın önemli bir başarı faktörü olduğuna inanıyorum.

Son olarak, proje kapanışının bir parçası olarak, proje bilgilerinin periyodik olarak gözden geçirilmesi ve gerektiğinde temizlenmesi ve yeniden düzenlenmesi önemlidir.

Türkçe eğitimler