Projeler ya kısıtlı bütçelerle başlarlar ya da projenin başında belirlenen bütçe çeşitli sebeplerle kısılabilir. Projenizin bütçesi kısıldıya Proje Yöneticisi olarak dikkat etmeniz gerekenler aşağıdadır;
- Panik yapmayın. Biz panik yaparsak ekibimiz de yapar.
- Bütçenin neden kesildiğini anlamaya çalışmamız gerekir. Sebep, önceliklerin değişmesi ise projemizin önemini tekrar anlatarak bütçe alma şansımız olabilir.
- Proje kapsamını gözden geçirmemiz ve bir sonraki faza öteleyebileceğimiz ya da kapsamdan çıkarabileceğiniz işlere göz atmalıyız. Proje Müşterisi ile proje kapsamını gözden geçirebilir, planlarımızı güncellemeye çalışabiliriz.
- Proje hedeflerini ve buna bağlı olarak hazırladığımız proje yönetim planını gözden geçirmeliyiz. Proje hedeflerine ulaşmamızı sağlayacak alternatif yollar olup olmadığını belirlemeliyiz. Önemli değişiklik durumunda sponsorumuzun desteğini ve onayını istemeliyiz.
- İletişime daha fazla önem vermeye başlamalıyız. İletişim, işleri hızlandırır, verimi artırır. Daha fazla iletişim ile olası dedikodu vb. olumsuz görüşlerinde yayılmasını engelleyebiliriz.
- Gereksinimleri gözden geçirmeli, önceliklendirmeli, müşteri ile “yapılması şart” olmayanları çıkarma konusunu görüşmeler yapmalıyız. Maliyetli ve önceliği düşük gereksinimleri kapsamımızdan çıkarmalıyız.
- Paydaşlarla görüşmeler, toplantılar yaparak mevcut kısıntının olumsuz etkilerini giderme konusunda görüşlerini almalıyız.
- Proje bütçesindeki büyük maliyet kalemlerine odaklanmalı, ekibimizle neler yapabileceğimizi değerlendirmeliyiz.
- Ekibimizle birlikte zayıf ve güçlü yönlerinizi değerlendirmeli, zayıf taraflarımızı nasıl geliştirebileceğinizi, güçlü taraflarımız ile ilgili fırsatları nasıl değerlendirebileceğimizi belirlememiz gerekir.
- Kaliteyi düşürmemek kaydıyla daha ucuz kaynakları araştırmalıyız.
- Bütçe kısıntısının olumsuz sonuçlarını yazılı bir şekilde yönetim ile paylaşmalıyız.
- Bütçe kontrollerini sıklaştırmalı ve detaylandırmalıyız.
- Yürütme sürecinde fark edilecek fırsatların hızla hayata geçirilebilmesi için sistem geliştirmeliyiz.
- Maliyet düşürücü önerileri ödüllendirmeliyiz.
Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:
- Proje Yönetiminde İletişim Gereksinimleri Analizi (Communication Requirements Analysis)
- Proje Yönetimi ve Kıyaslama (Benchmarking)
- Proje Yönetimi ve İş Süreçleri Yeniden Yapılandırma (Business Process Reengineering)
- Hedeflerinize Proje Yönetimi Olmadan Ulaşmanız Zor – 1
- Proje Yönetiminde Kontrol Hesapları
- Eski ve Yeni Proje Anlayışı
- Proje Yönetimi Planı Hazırlamak – 4
- Proje Riskleri – 6 – İletişim
- ISO 21500 ve PMI Standartları – 4 – Entegrasyon
- Proje Yöneticisi Sık Sık Değişiyorsa – 2