Projeler ya kısıtlı bütçelerle başlarlar ya da projenin başında belirlenen bütçe çeşitli sebeplerle kısılabilir. Projenizin bütçesi kısıldıya Proje Yöneticisi olarak dikkat etmeniz gerekenler aşağıdadır;

• Panik yapmayın. Biz panik yaparsak ekibimiz de yapar.
• Bütçenin neden kesildiğini anlamaya çalışmamız gerekir. Sebep, önceliklerin değişmesi ise projemizin önemini tekrar anlatarak bütçe alma şansımız olabilir.
• Proje kapsamını gözden geçirmemiz ve bir sonraki faza öteleyebileceğimiz ya da kapsamdan çıkarabileceğiniz işlere göz atmalıyız. Proje Müşterisi ile proje kapsamını gözden geçirebilir, planlarımızı güncellemeye çalışabiliriz.
• Proje hedeflerini ve buna bağlı olarak hazırladığımız proje yönetim planını gözden geçirmeliyiz. Proje hedeflerine ulaşmamızı sağlayacak alternatif yollar olup olmadığını belirlemeliyiz. Önemli değişiklik durumunda sponsorumuzun desteğini ve onayını istemeliyiz.
• İletişime daha fazla önem vermeye başlamalıyız. İletişim, işleri hızlandırır, verimi artırır. Daha fazla iletişim ile olası dedikodu vb. olumsuz görüşlerinde yayılmasını engelleyebiliriz.
• Gereksinimleri gözden geçirmeli, önceliklendirmeli, müşteri ile “yapılması şart” olmayanları çıkarma konusunu görüşmeler yapmalıyız. Maliyetli ve önceliği düşük gereksinimleri kapsamımızdan çıkarmalıyız.
• Paydaşlarla görüşmeler, toplantılar yaparak mevcut kısıntının olumsuz etkilerini giderme konusunda görüşlerini almalıyız.
• Proje bütçesindeki büyük maliyet kalemlerine odaklanmalı, ekibimizle neler yapabileceğimizi değerlendirmeliyiz.
• Ekibimizle birlikte zayıf ve güçlü yönlerinizi değerlendirmeli, zayıf taraflarımızı nasıl geliştirebileceğinizi, güçlü taraflarımız ile ilgili fırsatları nasıl değerlendirebileceğimizi belirlememiz gerekir.
• Kaliteyi düşürmemek kaydıyla daha ucuz kaynakları araştırmalıyız.
• Bütçe kısıntısının olumsuz sonuçlarını yazılı bir şekilde yönetim ile paylaşmalıyız.
• Bütçe kontrollerini sıklaştırmalı ve detaylandırmalıyız.
• Yürütme sürecinde fark edilecek fırsatların hızla hayata geçirilebilmesi için sistem geliştirmeliyiz.
• Maliyet düşürücü önerileri ödüllendirmeliyiz.

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

• Proje Yönetimi ve Kıyaslama (Benchmarking)
• Proje Yönetimi ve İş Süreçleri Yeniden Yapılandırma (Business Process Reengineering)
• Proje Yönetiminde Kontrol Hesapları
• ISO 21500 ve PMI Standartları – 4 – Entegrasyon
• Eski ve Yeni Proje Anlayışı
• Proje Riskleri – 6 – İletişim
• Proje Yöneticisi Sık Sık Değişiyorsa – 2
• Proje Yönetiminde Maliyet Geri Ödemeli ve Süre-Malzeme Sözleşmeleri
• Projelerde Beklenmedik Durum ve Yönetim Yedekleri
• Kapsam Yönetimi Planı