Proje Ekibinin Fazla Mesai Yapmamasını Sağlamak

X kuşağı olarak “fazla mesaiyi performans göstergesi” olarak gören bir kuşakla yetiştik. “Böyle gördük” diye uygulamaya devam edenler hala var. 8 saatlik mesai, planlı çalışan için uzun ve yeterli bir zamandır. 

Proje ekip üyeleri, projeye aynı oranda zaman ayırmak zorunda değillerdir. Proje yöneticisi, ekip üyelerini gerekli, gereksiz her çalışmaya dahil ederse zamanla motivasyon düşer, fazla mesailer artmaya başlar. Proje yöneticileri, hangi ekip üyesine hangi oranda ve konuda ihtiyacı olduğunu verimlilik esasları çerçevesinde belirlemelidir.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Gereksiz toplantılarla ekip üyelerinin çalışma zamanı çalınmamalıdır.
  • Proje ile ilgili süreçler basitleştirilmeli, gereksiz süreçler kaldırılmalıdır.
  • Toplantı gündemleri net olmalı, kısa tutulmalı, basit ve hızlı sonuç almaya yönelik olmalıdır.
  • Ekip üyelerinin çalışma zamanlarından çalmayacak etkin iletişim yöntemleri tercih edilmelidir.
  • Gereksiz detaylar raporlamalardan kaldırılmalı, raporların hızlı ve doğru karar almaya yetecek nitelikte olması sağlanmalıdır.
  • Proje ile ilgili işleri hızlandırabilecek yöntem, teknik ve araçlar erken safhalarda belirlenmelidir.
  • Detaylara boğulmak ya da önemsiz konulara gerektiğinden fazla zaman ayırmak fazla mesaiye yol açar. Öncelikler belirlenmeli, önemli konulara odaklanılması sağlanmalıdır. 
  • Bilgisizlik ya da deneyimsizlik sebebiyle uzayacak, yavaşlayacak işler konusunda eğitim, yönlendirme vb. organize edilmeli, istenilen performans düzeyi ile ilgili ekip üyeleri geliştirilmelidir.
  • Vakit alan konularda ekip üyelerinin görüşleri alınmalıdır. Kolaylaştırıcı ve basitleştirici yöntemler geliştirilmelidir.
  • Proje Ekibinin sorumlulukları belirlenmeli ve dengeli olması sağlanmalıdır. Proje işlerinin belirli kişilere aşırı yük getirmesi fazla mesaiye yol açar. Delegasyon ve transfer ile iş yükü dengelenmelidir.
  • Zaman kazandırıcı şablonlar, tarihsel bilgiler, örnek çalışmalar vb. kullanılmalıdır.
  • Yapılan işlerde hataları ve tekrarları engellemek için proje aktivitelerinin 5N1K yapılmadan başlamamasını sağlanmalıdır.
  • Toplantılarda zaman kazandırıcı fikirler ve öneriler gözden geçirilmelidir.

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Paylaşın:

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

thirteen + 4 =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.