Projeler matris yapı ile yönetiliyorsa departman çalışanı ekip üyeleri, rutin işleri ile projedeki sorumlulukları arasına sıkışmaya başlarlar. Hem yöneticisini hem de Proje Yöneticisi memnun etmek zorlaşır. Proje ekip üyelerinin tüm sorumluluklarını olası çatışmaları en az düzeye indirerek yürütmeleri gerekir.
Dikkat edilmesi gerekenler;
- Proje Ekip Üyeleri departman ve proje işlerinin öncelikleri konusunda yöneticileri ile Proje Yöneticisinin nasıl uzlaştığını öğrenmelidirler.
- Profesyonel yöneticiler, şirket stratejileri doğrultusunda departman hedefleri ile proje hedefleri arasındaki dengeyi kurarak çalışanlarının önceliklerini hassasiyetle belirlerler. Gerekli hassasiyeti göstermeyen yöneticiler departman işlerine öncelik verip proje işlerini erteleyebilirler.
- Proje ekip üyeleri yöneticilerinin ve proje yöneticisinin müşteri olduğunu unutmamalı, bilgi ve deneyimlerini stratejik öncelikler doğrultusunda etkin bir şekilde kullanmalıdırlar.
- Proje Ekip Üyelerinin yıl sonu performansını yöneticileri ile değerlendirdiği düşünüldüğünde kendi departman işlerine öncelik vermeleri doğal karşılanmalıdır. Kurum performans sisteminde Proje Yöneticisinin hem ekip üyelerinin hem de projeye destek veren departman yöneticilerinin performanslarını değerlendirme yetki verilmelidir.
- Proje Ekip Üyesi proje gidişatını ve rutin iş düzenindeki dalgalanmaları izlemeli, yedek kaynak ya da rezerv süreler konusunda Proje Yöneticisini uyarmalıdır.
- Proje Ekip Üyesinin departman ve proje yöneticisinden gelen taleplerdeki öncelik tercihi proje başında sponsorun desteği alınarak netleştirilmelidir.
- Proje Ekip Üyesine gidebilecek projeye yönelik talep ve istekler Proje Yöneticisi tarafından talep süreci olarak belirlenmelidir. İstekler doğrudan ekip üyesine gitmemeli, Proje Yöneticisi üzerinden gitmesi sağlanmalıdır.
- Proje Ekip Üyesi ek talep ve değişikliklerin süre, maliyet ve kalite etkilerini Proje Yöneticisi ile paylaşmalı, onaylanmış değişiklik ve taleplerde harekete geçmelidir.
- Proje Ekip Üyesi kapsam dışı işlere efor harcamamalı, zaman ayırmamalıdır.
- Proje Ekip Üyesi proje başlangıcında dönemsel olarak vaktinin ne kadarını projeye ayırabileceğini belirtmelidir. Örneğin mesaimin %20’si, haftanın 1 günü vb.
- Proje Ekip Üyesi departman veya proje ile ilgili sorumluluklarını ciddi anlamda etkileyebilecek durumları anında ilgili yöneticiye bildirmeli, gerekli önlemler alınmalıdır.
Takip Edin:
