Proje Kontrolünü Doğru Yapmak

Projelerin düzenli olarak kontrol edilmesi gereken. Düzenli kontroller yapılmadığında burnunun ucuna gelen buzdağını görmeyerek batan Titanik gibidirler. Proje kontrolleri düzenli durum raporlaması ile desteklenir. Bu raporlamalar aşağıdaki gibi olabilir;

  • Bütçemizin %50’sini harcadık
  • Proje iyi durumda ya da her şey yolunda
  • Bir kaç pürüzü halledip vaktinde yetiştiriyoruz
  • Toplam 400 aktivitenin 285’ini bitirmişiz
  • Herkes projeye tam destek veriyor vb.

Raporlar iyi olduğu sürece bir şey yapmayı düşünmeyiz. Proje planlarında yapılan en önemli hatalardan birisi projelerin planlama aşamasında sadece tarihlere ve müşteri isteklerine odaklanılmasıdır. Başlangıçta çok iyi bir plan yapılabilir fakat Proje Yöneticisi ya da Sponsor için önemli bir şey atlanır: Stratejik Kontrol noktalarım ne olacak?

Aktivitelerin tanımlanması sonrasında Kilometre taşlarının yerleştirilerek kontrol noktaları yaratılması gerekir. Önemli olan belirli aşamaların, modüllerin bitirilmesinden öte buzdağını en erken fark edebilecek stratejik noktaları yakalayabilmektir. Böylelikle hem kaosu önlemiş olursunuz hem de valizinizi hazırlayıp size uygun sandalda yerinizi alabilirsiniz.

Diğer bir husus ise proje ekibindeki herkesin ve sponsorun o projeden ne anladıklarıdır. Yani herkes kendi açısından bir şeylerin iyi ya da kötü gittiğini düşünebilir. Eğer bakış açısı ortak değilse birisi için normal olan diğeri için felaket olabilir. Projedeki gelişmelerin tüm paydaşlar açısından düşünülmesi gerekir. Örneğin, sizin işinizi erken bitirmeniz sizden sonrakinin elindeki işi bırakıp hemen bu işi yapacağı anlamına gelmez. Aksine o kişide yersiz bir baskı bile oluşabilir. Bu sebeple projenini gidişatı sık sık proje yönetici tarafından sebep-sonuç ilişkileri ile birlikte ekibe açıklanarak farkındalık yaratılmalıdır.

Temel olarak Proje yöneticisinin her türlü gelişme, gecikme ya da öne gelmeyi projenin toplam zamanı ve bütçesi açısından planlanan-gerçekleşen-gerçekleşmesi beklenen olarak ifade etmesi ve bunu yaparken sebepleri ile açıklaması gerekir.

Örneğin Projemizin 2. ayında planladığımız işlerin %70’ini yapabildik çünkü X makinamız bozuldu. Tamirat sonrasında planımızı revize ederek bütçemizi ilk planlama seviyesine çekebildik fakat 2 hafta sonu fazla mesai yapmamız gerektiği ortaya çıktı. Bu noktada sadece 1 hafta gecikme ve 10.000 TL’lik bir bütçe aşımı ile projenin tamamlanabileceği düşünülmektedir. Diğer yandan yıl sonu geldiği için finans departmanının iş yoğunluğu sebebiyle proje ayırabileceği zamanlarda kısıntı olabileceği iletilmiş bu sebeple satın almadan bir kişi bu testler konusunda yetiştirilmeye başlanmıştır.

Projelerde olası gecikme ve bütçe aşımları ne kadar erken farkedilirse o kadar kolay önlem alınabilir. Her şeyde olduğu gibi yumurta ağzına geldiğinde pratik çözümler bulmak bir çok projenin ciddi başarısızlığına yol açmaktadır.

 

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Paylaşın:

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

two × 4 =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.