Proje Ofisi kurmak yetmez

projectofficeProje Yönetimi çalışanlar ve Üst Yönetimler tarafından yavaş yavaş sevilmeye ve istenilen bir şey olmaya başladı. Geriye dönüp baktığımızda Proje Yönetimi olmadan buraya kadar gelmişsek böyle devamda edebiliriz düşüncesi yaygınken artık birilerinin ayağı yere basmaya başladı. Eminim ki bir süre sonra “her başarılı şirketin arkasında Proje Yöneticileri vardır” gibi bir sözü duymaya başlayacağız.

Geçmişte Proje Yönetimi’ne ilişkin birçok girişim başarısızlıkla sonuçlanmıştır. Şirketlerdeki Proje Ofislerini ya da Proje yönetimi ile ilgilenenlere bakarsanız genellikle mühendisleri görürsünüz. Halbuki şirketlerde mühendisler kadar diğer branşlarda birçok çalışan bulunmakla beraber bu işi eğer tek bir branşın işi gibi görür ve sadece tek bir branşın sahiplenmesine bırakırsanız başarısız olması çok doğaldır. Herkes çalıştığı şirketin önemli bir unsurudur ve projelerde alacağı rol itibari ile proje yönetimine gereken önemi vermelidir.

Başarısız olan Proje Ofisleri özellikle kurulum ve şirket içinde yapılanma aşamasında bazı hatalar yapıyorlar. Örneğin kurulma amaçları Proje koordinasyonu iken iş takipçiliğine, projeleri sadece izlemekten ve üst yönetime raporlamaktan sorumlu ara birimlere dönüşebiliyorlar.

Proje ofisleri şirketlerin stratejik planlarının hayata geçirilmesinde hayati bir rol oynayacak kadar profesyonel ve gelişkin olmalıdırlar. Proje Ofisleri profesyonel proje yöneticilerinin birleşme noktası, bilgi ve birikimin şirketin geleceğine yatırıldığı merkezler olmalıdır. Proje Yönetimini öğrendikten sonra Proje Ofisini kurmak daha doğru olacaktır ama maalesef hala önce proje ofisi kurulmaya çalışıulmakta sonrasında eğitimler alınmaktadır. Halbuki eğitimler nasıl bir proje ofisi olmalı sorusunun yanıtını bulmakta kritik öneme sahiptir.

Şimdi eğer başarısız olduğu düşünülen bir proje ofisi varsa değişim hemen başlamalıdır. Eski proje ofisinin yerine yeni bir isimle “Proje Başarı Merkezi” vb. ilk adım atılmalıdır. Ondan sonra özellikle dikkatinizi çekmek istediğim birkaç noktayı aşağıda sıralamak istiyorum;

Proje Ofisinin şirket içerisinde proje yönetimi vizyonu olmadan kurulması – Eğer şirket içinde projeler giderek artmakta, zaman ve maliyet aşımları yaşanmakta ise bir süre sonra proje ofisi işlerin düzene girmesi açısından bir zaruriyet haline gelecektir. Fakat Proje Ofisinin “sihirli bir değnek” değil de ona inanan çalışanlarca yürütülen bir gemi olacağı unutulmamalıdır. Özellikle üst yönetimin istemesi, sorumluluk-yetki dengesini ofisin profesyonel yapısına göre dengeleyerek sağlaması ve özellikle şirket çalışanlarının ofisin varlığına inanmaları verecekleri destek açısından çok önemli olmaktadır.

Proje Ofisi projelere üst yönetimin gözüyle bakabilmeli, şirketin stratejik hedeflerine uygunluğu sağlayabilmelidir. Bu arada Proje Ofisi, Üst Yönetime Proje Ofisinin varlığı ile birlikte şirket içerisinde bir yıl içinde nelerin değiştiğini veya değişeceğini açıklayabilmelidir. Eğer Proje Ofisi bir şeyleri iyiye doğru değiştiremiyorsa gerekli değişiklikler yapılmalıdır.

Proje Ofisi, şirket vizyonunu destekleyecek ve gerçekleştirecek şekilde yapılanmalıdır. Şirketin proje koordinasyonu konusundaki sıkıntılarına çare olmalı, önceki döneme göre daha iyi gelişmelerin olmasını sağlıyor olması gerekir.

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Paylaşın:

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

thirteen − ten =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.