Proje tedarik süreci, adil rekabeti sağlamak ve müşteri organizasyonu için en iyi sonucu elde etmek amacıyla dikkatle planlanmalıdır.
1. Tedarik Sürecinin Kontrolü ve Adil Rekabet
Tedarik süreci, adil rekabeti sağlamak için titizlikle yönetilmelidir. Proje yöneticisi olarak, satın alma süreçlerini ve düzenlemeleri iyi anlamalıyız. Her yetki alanında farklı kanunlar ve kurallar geçerlidir ve bu kuralların uygulanmasında alternatif yollar bulunabilir. Büyük alımlar için uluslararası kurallar (örneğin Dünya Ticaret Örgütü, AB kuralları) dikkate alınmalıdır. Uzman bir danışmanın rehberliği ile bu süreci yönetmek önemlidir.
2. İhtiyaçların Belirlenmesi ve Tedarik Kriterleri
Projenin ihtiyaçlarını belirlemek, tedarik sürecinin ilk adımıdır. Paydaşlarla yapılan görüşmelerde projenin başarısı için kritik olan faktörler belirlenmelidir. Bu faktörler, potansiyel tedarikçilerin yanıtlaması gereken gereksinimleri ve yanıtlarının değerlendirileceği kriterleri tanımlar. Orijinal başarı faktörlerinin uygunluğu değerlendirilerek, gerekli ilave faktörler eklenmeli ve öncelikler yeniden belirlenmelidir.
3. Tedarikçi Performansının Değerlendirilmesi
Tedarikçi performansını değerlendirirken, proje yöneticisi olarak tedarik uzmanları ile yakın iletişimde olmalıyız. Tedarik sürecinde belirlediğimiz kriterlere göre tedarikçi performansını objektif olarak değerlendirmek önemlidir. Performans değerlendirmesi, tedarikçinin projeye olan katkısını ve risklerini ölçmemize yardımcı olur.
4. Gereksinimlerin Tanımlanması
Tedarik edilecek mal veya hizmetlerin gereksinimleri açık ve net bir şekilde tanımlanmalıdır. Gereksinimler, işlevsel ve işlevsel olmayan gereksinimler olarak ayrılabilir. İşlevsel gereksinimler, tedarikçinin sağlaması gereken çözümün detaylı açıklamasını içerir. İşlevsel olmayan gereksinimler ise tedarikçi ile olan ilişkinin nasıl yürütüleceğini kapsar.
5. İhale Süreci ve Zaman Yönetimi
İhale sürecinde planlanan sunum dönemlerine yeterli süre tanınmalıdır. Tedarikçilerin ihale dokümanlarını incelemeleri, gereksinimler veya ihale süreci ile ilgili sorular sormaları ve kaliteli bir sunum hazırlamaları için yeterli zamanları olmalıdır. Aynı zamanda, ihale dokümanlarının hazırlanması ve değerlendirilmesi süreçleri de zamanında tamamlanmalıdır.
6. Tedarikçi İlişkilerinin Yönetimi
Tedarikçi ilişkilerini yönetirken, adil ve sürdürülebilir bir ilişki kurmak önemlidir. Yapay olarak düşük fiyatlar kabul etmek veya tedarikçiye ağır koşullar dayatmak, tedarikçinin iflas etmesine veya sözleşme önceliklerini kaybetmesine yol açabilir. Değişiklik taleplerine hızlı ve makul yanıtlar verilmesi, tedarikçinin projeye olan bağlılığını artırır.
7. Tedarikçi Performansının İzlenmesi
Tedarikçi performansı düzenli olarak izlenmeli ve değerlendirilmelidir. Referans kontrolleri ve saha ziyaretleri ile tedarikçinin sağladığı hizmetlerin kalitesi değerlendirilmelidir. Bu değerlendirmeler, tedarikçinin performansının projenin gereksinimlerine uygun olup olmadığını belirlemeye yardımcı olur.
8. Sözleşme Yönetimi
Sözleşme yönetimi, tedarik sürecinin önemli bir parçasıdır. Sözleşmelerin tüm detayları dikkatlice incelenmeli ve projeye uygun hale getirilmelidir. Sözleşme maddeleri, projenin başarı faktörlerini, kalite standartlarını, teslimat tarihlerini ve ödeme koşullarını içermelidir.
Proje tedarik yönetiminde dikkat edilmesi gerekenler, projenin başarısı için kritik öneme sahiptir. Adil rekabetin sağlanması, ihtiyaçların belirlenmesi, tedarikçi performansının objektif değerlendirilmesi, gereksinimlerin açıkça tanımlanması, ihale sürecinin zamanında yönetilmesi, tedarikçi ilişkilerinin sürdürülebilir şekilde yönetilmesi ve sözleşme yönetimi, tedarik sürecinin etkin bir şekilde yönetilmesine katkı sağlar. Bu stratejilerin uygulanması, projenin zamanında, bütçe dahilinde ve istenilen kalitede tamamlanmasını sağlar.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
