Proje Yönetiminde Kötü İletişim ve Etkileri

Could Poor Communication Skills Be Thwarting Your Recovery?My 12 Step Store

Projelerde doğru iletişim kurmak zordur. Projenin başından sonuna kadar iletişim kurmamız gereken çok kişi vardır ve hepsi farklı şekilde iletişim kurmak isterler. Projede üstlenilen role, içinde bulunulan proje aşamasına ve kimlerle iletişim kurulduğuna göre iletişimler değişiklik gösterir. Projedeki her rolün, etkili bir şekilde iletişim kurmayı öğrenmesi gerekir

Paydaşlar için düzenli ve yeterli iletişim önemlidir. Onlarla istedikleri gibi iletişim kurarken pratik olmak gerekir. Proje yöneticileri, hem proje işleri hem de paydaşlarla en uygun iletişimi kurma konusunda iletişim kurma yöntemlerini ayarlamalıdırlar.

Tüm paydaşlar bilgiyi farklı şekilde özümserler;

Bazıları diğerlerinden daha görseldir ve çizelgeler, grafikler görmek ister
Dinlemeyi tercih edenler, bilgilerin sunum veya toplantı yoluyla kendilerine iletilmesini beklerler.
Kendi başlarına gözden geçirmeyi sevenler, analiz etmek ve daha sonra birisiyle konuşmak isterler.

Paydaşlara yalnızca bir veya iki şekilde bilgi sunulduğunda, herkesi değil bazılarının projeye katılımı sağlanabilir.

Bir proje daha karmaşık hale geldiğinde, iletişim kurulması gereken tüm paydaşlara ulaşıldığından emin olmak için iletişimlerin daha ayrıntılı olması gerekir.

İletişimleri önceden planlamak;

Sıklık ve kalite dahil olmak üzere genel olarak iletişimin etkinliğini geliştir
Açık iletişim yoluyla bireyleri inisiyatife almaya teşvik eder.
Daha etkili görüşmeleri mümkün kılarak paydaşları iletişime dahil

Karmaşık projelerde, proje yöneticisi, paydaşlarla iletişim kuran tek kişi olmamalıdır. Proje ekibi üyelerinin, projenin bileşenleri hakkındaki uzmanlıklarına dayalı olarak paydaş iletişimlerine dahil olmaları gerekir. Bu yaklaşım, proje yöneticisinin iletişimin kontrolünden vazgeçtiği anlamına gelmez. Proje yöneticisi, iletişimi yönetmeye devam eder, ancak başkalarının dahil olmasını sağlar. Örneğin, projenin farklı lokasyonlarda paydaşları varsa, bir proje ekibi üyesi bu paydaşlarla iletişimden sorumlu olabilir. Yakınlarında kişisel olarak iletişim kurabilecekleri, soru(n)ları veya endişelerini dile getirebilecekleri biri olduğunda, uzakta olsalar bile tüm paydaşları iletişime dahil etmek kolaylaşacaktır.

Proje iletişimlerinin tüm paydaşların ihtiyaçlarını karşıladığından emin olmak için aşağıdaki konuların ele alınması gerekir;

Proje ile ilgili olarak işinize yarayan iletişim yöntemleri nelerdir?
İletişiminizde ne işe yaramıyor veya etkili değil?
İletişimimizi nasıl geliştirebiliriz?

Kötü İletişim ve Projelere Etkisi

Paydaşlarla ve proje ekibiyle iletişim kurma konusunda yetersiz kalındığında aşağıdaki sonuçlara yol açar;

Zayıf Ekip İletişimi

Zayıf Paydaş İletişimi

Proje amaç ve hedeflerini yanlış anlama

Kaçırılan son tarihler

Ekip üyeleri arasında çatışmalar

Farklı şekilde ve yöne hareket eden ekip üyeleri

Gecikmelere ve bütçenin aşılmasına yol açan azalan üretkenlik

Proje ekibi üyelerinin proje çalışmasını tamamlama konusunda motivasyon eksikliği

Projeye sınırlı katılım ve taahhüt eksikliği

Nelerin proje başarısı olarak kabul edildiğine ilişkin yanlış anlaşılma

Proje ekibi ve paydaşlar arasındaki çatışmalar

Sahiplenmeme, önemsememe

Başarısız sonuçlar

Projelerde zayıf iletişim, yorgunluktan veya bir çatışmayı etkili bir şekilde yönetememekten kaynaklanabilir. Sık sık şikayet eden veya her şeyde hata bulan bir paydaştan kaçınmak istenebilir. Bu tip paydaşlarla ilgilenilmediğinde, sorunlarına/şikayetlerine yanıt verilmediğinde, proje hakkında başkalarıyla olumsuz iletişim kurarak projeye zarar verebilirler.

Zayıf iletişim, paydaşlarla aşırı iletişim kurmak olarak kendini gösterebilir. Proje hakkında çok fazla eposta göndermek, çok sık toplantılar düzenlemek, paydaşların dikkatini dağıtabilir ve katılımlarını azaltabilir. Çok fazla ve çok az iletişim arasında iyi bir denge kurulması gerekir. Dengesizliği önlemek için proje ekibi ve kilit paydaşlarla birlikte çalışarak aşağıdakiler ele alınmalıdır;