Projelerde Dinlemenin Önemi

Proje Yöneticisi, proje ile ilgili bilgi ve enformasyonun merkezidir. Paydaş memnuniyeti ve proje ekibinin yanıt verebilirliği, proje yöneticisinin dinleme becerisine bağlıdır.

Proje Yöneticilerinin özellikle belirsizliğin yüksek olduğu projelerde durumu doğru anlamak, riskleri ve fırsatları fark edebilmek için iyi dinleyici olmaları gerekir. Dinlemenin iyi yapılmaması hatalara, verim düşmesine ve fırsatların kaçırılmasına sebep olur.

Proje Yöneticileri, bir çok bilgiyi alan ve gönderendirler. Herhangi bir duruma alternatifleriyle yaklaşabilmek, doğru ve zamanında çözümler üretebilmek zorundadırlar.

Proje Yöneticilerinin kendilerine destek olabilecek ve tavsiyelerde bulunabilecek kişilerle güvene dayalı ilişki kurmaları ve farklı bakış açılarını dinlemeye, istekli olmalıdırlar. Özellikle Proje Ekibini önce dinlemeli, hemen hüküm vermemeli, doğru sorularla anlayışını geliştirmelidir.

Özetlemek gerekirse Proje Yöneticisi, tüm paydaşların ve proje ekibinin çekincelerini, problemlerini ve önerilerini düzenli ve sürekli dinlemelidir.

Proje başarısızlıkların büyük bir kısmı iletişim problemleri kaynaklıdır. Örneğin Gartner’ın 2011’de İş Zekası projeleri üzerine yaptığı bir araştırmada %70-80 oranında projenin iletişim problemleri yüzünden başarısızlıkla sonuçlandığı görülmektedir. Departmanlar birbirlerine doğru soru sorma ve gerçek ihtiyaçları anlama konusunda başarısız çıkmışlardır. Bilgi Teknolojilerinde çalışanların ihtiyaçlarla ilgili bilgi konusunda farkındalıklarının olmadığı ortaya çıkmıştır.

Dinlemek pasif bir eylemdir. İlginizin olmadığı, önemsemediğiniz bir kişiyi ya da konuyu dinlemezsiniz. Dinlemeye engel olan gürültü vb. fiziksel engeller yanında karakteriniz ve konuya olan ilgi düzeyiniz dinlemenize engel olabilir.

Ne zaman dinlemiyoruz;

  • Karşımızdakini cinsiyet, fiziksel görünüş vb. sebeplerle önemsemiyorsak,
  • Stres altındaysak ve daha önemli şeyler konusunda düşünceliysek,
  • Dinlediğiniz kişi veya onuyla ilgili geçmiş deneyimleriniz kötüyse,
  • Aslında kendiniz konuşmak istiyorsanız, kendi gündeminize odaklanmışsanız,
  • Söylenenden çok sonuca odaklanıyorsak dinlemiyoruz.

Proje Yöneticisi iyi bir dinleyici olursa;

  • Özellikle dinlediğini ve ilgisini gösterirse kişilerarası iletişimi gelişir.
  • Yargılamadan dinleyebiliyorsa, dikkate alındığını düşünen dikkate almaya başlar, daha çok ilgi görür.
  • Söylenenlerin arkasındaki mantığı anlar, anladığını gösterebilirse daha fazla işbirliği ve koordinasyon sağlayabilir.
  • Açık uçlu sorularla konuyu daha iyi anlamaya çalışırsa, verimliliği artırır.
  • Farklı fikir ve deneyimleri dikkate alırsa bilgisi güçlendirir.
  • Samimi dinleyici olur, korkularıyla veya kötü durumlarla yüzleşirse kendine güveni artar.
  • Dinlediğine doğru ton ve içerikte cevap vermek müzakere becerisini geliştirir.

Proje Yöneticisi dinlediği kişiye odaklanmalıdır. Ne söylendiği kadar nasıl söylendiğine, söylenme sebebine ve önemli noktalara odaklanmalıdır. Bunu yapmak için;

  • Ne söylemek istediğinizi düşünmeyin, sadece dinleyin.
  • Hoşlanmadığınız ya da hem fikir olmadığınız şeyleri sonuna kadar dinleyin. Her zaman bir şeyler öğrenme şansınız vardır.
  • Bir araya geldiğiniz herkesten bir şeyler öğrenmeye çalışın.
  • Konuşurken göz kontağını kaybetmeyin.
  • Konuşmayı bölmeyin.
  • Toplantı ve sunumlarda uyanık kalın.
  • Mesajı doğru anlayıp anlamadığınızı teyit edin.
  • Vücut dilini inceleyin.
  • Başka kültürlerle diyaloglarda ne söylendiği kadar kültürel arka planınıda anlamaya çalışın.
  • Anlamadığınız terim, konuyu sorun.
  • Not alın.
  • Empati kurmaya çalışın.
  • Dikkatini dağıtan şeylere odaklanmayın.
  • Söylenenleri bildiğinizi varsayıp dinlemeyi kesmeyin.

5 eğitim (Google Classroom) tek fiyata – 120 TL 

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Paylaşın:

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

1 × 3 =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.