Projelerde Etkin Toplantı Yönetimi

Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Projenin başarısı Proje Yöneticisinin bilgi, beceri ve yeteneklerine doğrudan bağlıdır. Proje Yöneticisinin başarısı, farklı ekip üyelerini bir araya getirerek, karar verme, problem çözme vb. konularda etkin toplantı yapmasında saklıdır.

Proje Yöneticileri, önce kendilerini sonra ekiplerini toplantı planlama, yönetme, kontrol ve kapanışı konusunda eğitmelidirler.

Projelerde 3 tip toplantıdan bahsedebiliriz;

  • Karar verme
  • Bilgi Paylaşımı
  • Beyin Fırtınası

Ve bunlar tek bir toplantıda yapılmaz.

Projelerde hangi toplantıları yaparız? 

  • Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilme sürecinde paydaşlarla hedeflerin, başarı kriterlerinin, üst seviye gereksinimlerin, özet kilometre taşlarının ve diğer özet bilgilerin elde edilmesi için toplantı(lar) yapılabilir.
  • Proje Yönetimi Planı Geliştirme sürecinde proje yaklaşımını netleştirmek, proje hedeflerine ulaşmak için yürütmenin nasıl olması gerektiği, projenin nasıl izleneceği ve kontrol edileceğinin belirlenmesi için toplantı(lar) yapılabilir.
  • Proje Başlangıç Toplantısı, planlamanın ya da yürütmenin başlangıcında paydaşlarla bir araya gelerek hedefler, kapsam, kısıtlar, varsayımlar ve riskler masaya yatırılır, planlama veya yürütme süreci ile ilgili kararlar alınır.
  • Proje İşlerinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi, İzlenmesi ve Kontrolü süreçlerinde proje işlerini doğrudan etkileyen konularla ilgili toplantılar yapılabilir. Faz başlangıç toplantıları, teknik, sprint veya döngü toplantıları, günlük scrum toplantıları, yürütme komitesi toplantıları, problem çözme, geçmiş-ilerleyiş-durum gözden geçirme toplantıları vb. örnekler verilebilir.
  • Entegre Değişiklik Kontrol Sürecinde, Değişiklik Kontrol Komitesi Değişiklik Kontrol ve Değerlendirme (Onaylama, Red, Erteleme) toplantıları yapabilir. Değişiklik Kontrol Komitesi Yapılandırma (Konfigürasyon) Yönetimi konuları gözden geçirme toplantıları yapabilir.
  • Proje ya da Faz Kapanışlarında kapanış toplantısı, teslimatların onaylanması, tamamlanma kriterlerinin doğrulanması, sözleşmeleri resmi olarak bitirmek, paydaş performanslarını değerlendirmek, alınan dersleri derlemek ve paylaşmak, başarıyı kutlamak için toplantı(lar) yapılabilir.
  • Proje Yöneticisi ekibi ile birlikte Proje Yönetimi Planı alt bileşenlerinin (Kapsam, Zaman,  Çizelgesi, Maliyet, Kalite, Kaynak) geliştirilmesi toplantıları yapabilir.
  • Proje Ekibi, süre tahminlerinin yapılması için toplantı yapabilir. Çevik Yaklaşımlarda döngü planlama toplantıları yapılarak gelecek döngünün öncelikleri belirlenir, tahminler yapılır.
  • Kalite Kontrol sürecinde onaylanmış değişiklik taleplerinin gözden geçirilmesi, geçmişe yönelik alınan dersler ile ilgili toplantılar yapılabilir.
  • Aktivite kaynaklarının tahminlenmesi sürecinde Proje Yöneticisi Fonksiyonel Yöneticiler ile kaynak ve for gereklilikleri, gerekli kaynak nitelikleri, malzeme tipi ve miktarı vb. konularda toplantılar yapabilir.
  • Proje Ekibini Geliştirme sürecinde oryantasyon, ekip çalışması vee kip geliştirme toplantıları yapılabilir.
  • İletişimleri Yönetme sürecinde iletişim stratejisi ve iletişim planı ile ilgili toplantılar yapılabilir.
  • İletişimlerin izlenmesi sürecinde alınan kararların takibi, paydaş isteklerinin yanıtlanması konusunda toplantılar, tedarikçilerle ve ilgili paydaşlarla görüşmeler yapılabilir.
  • Risk Yönetimi Planlama, Proje Başlangıç Toplantısının gündeminde olabileceği gibi ayrı toplantılarla yapılabilir.
  • Proje Riskleri, Proje Durum Değerlendirme Toplantılarında düzenli olarak ele alınabileceği gibi Risk Gözden Geçirme Toplantıları olarak ayrı yapılabilir.
  • Tedarik Planlama sürecinde potansiyel satıcılarla, şirket içi paydaşlarla tedarik stratejisi ve yönetimi konusunda toplantılar yapılabilir.
  • Paydaş Katılımını Sağlamak ve Kontrol için proje durum değerlendirme, plan güncelleme, karar verme, problem çözümü vb. çeşitli toplantılar yapılabilir.

Yukarıda bahsi geçen toplantılar yüz yüze, resmi veya sanal olarak düzenlenebilir. Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – 6. Versiyonda 49 sürecin 26’sında toplantılar, araç ve teknik olarak gösterilmektedir.

Toplantılarda uyulması gereken temel kurallar şunlardır;

    • Toplantı öncesi hazırlık yapılmalıdır.
    • Toplantı süresi ve saati belirlenir. Toplantıların uzun tutulmaması gerekir.
    • Dikkatin dağılmayacağı, bölünmenin olmayacağı uygun bir toplantı yeri seçilir.
    • Gerekli malzemeler toplantı öncesi hazırlanır.
    • Toplantı öncesinde toplantının hedefi, amacı, kapsamı, gündemi ve toplantı kuralları hakkında bilgilendirme yapılır, incelenmesi gereken belgeler gönderilir.
    • Tüm katılımcılara ulaşılır, ön hazırlıkları yapmaları sağlanır.
    • Toplantıya tanışma veya konu hakkında bir giriş ile başlanır.
    • Sürelere uyulması, konudan sapılmaması sağlanır.
    • Kapanış konuşması yapılır.
    • Toplantı sonrasında Toplantı Notları katılımcılarla paylaşılır.

 

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Paylaşın:
Google Classroom eğitimlerim için tıklayınız

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

1 + 18 =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.