Projelerde Sözleşme Yönetimi Planı

Sözleşme yönetimi planı, projenin gerektirdiği tüm sözleşmelerin yönetimini kapsamalı ve diğer benzer plan ve süreçlerle, özellikle riskler, sorunlar ve değişikliklerle ilgili olanlarla uyumlu olmalıdır. Bu plan, Kim, Neden, Ne, Nerede, Ne Zaman, Nasıl ve Ne Kadar gibi temel soruları yanıtlarken özel “Ya Eğer” senaryolarını da içermelidir.

Kim Sorumlu Olacak?

Sözleşme yönetiminden sorumlu olan kişiler belirlenmeli ve bu kişilerin görevleri tanımlanmalıdır. Proje kapandığında sözleşmelerin işletmeye devri gerektiğinde, sorumlulukların nasıl değişeceği de açıklanmalıdır. Bu kapsamda, tedarikçinin performansını günlük olarak izleyen kişiler ile sorun çözümünde üst kademeye iletme yolları da netleştirilmelidir.

Neden Önemlidir?

Proje sponsorları ve proje kurulu üyeleri, detaylı sözleşme yönetiminin projenin başarıyla tamamlanması için neden kritik olduğunu anlamalıdır. Sözleşme yönetimi süreçlerimizin amaçlarını şu şekilde açıklamalıyız:

Müşteri çıkarlarını korumak
Tedarikçi performansını izlemek
Anlaşmalara uyulmasını sağlamak

Hangi Standartlar Kullanılacak?

Sözleşme yönetimi için kullanılacak standartlar ve performans göstergeleri belirlenmelidir. Temel olarak iki ana performans kategorisi bulunur:

Tedarikçinin sözleşme koşullarını yerine getirmesi
Tedarikçi tarafından sunulan çözümün kalitesi

Nerede Oluşturulacak ve Tedarikçiye Erişim İzni Nasıl Verilecek?

Sözleşme yönetimi kayıtları için kullanılacak yazılım paketleri değerlendirilmeli ve seçilmelidir. Bu yazılımlar genellikle şu işlevlere sahip olmalıdır:

Belgelerin kontrollü bir şekilde iletilmesi
Denetlenebilir iş akışı
Her iki tarafın önemli belgelere erişimi

Ne Zaman Yapılacak ve Kimler Katılacak?

Sözleşme yönetimi süreçlerinin ne zaman ve hangi sıklıkta gerçekleştirileceği belirlenmelidir. Tedarikçi ile yapılacak toplantılar ve bu toplantılara katılacak kişiler de netleştirilmelidir. Toplantı sıklığı, sözleşmenin niteliğine ve projenin durumuna bağlı olarak değişebilir.

Ne Zaman ve Hangi Temelde Gerçekleşecek?

Sözleşme yönetimi süreçlerinin belirli aralıklarla yapılması gereklidir. Bu süreler, performansın gerçekçi bir görünümünü sağlayacak kadar uzun, ancak gerekli iyileştirme eylemlerinin uygulanmasına izin verecek kadar kısa olmalıdır.

Değişiklikler ve Riskler Nasıl Yönetilecek?

Sözleşmedeki değişikliklerin ve risklerin yönetimi için prosedür ve metodolojiler oluşturulmalıdır. Bu yöntemler, proje genelindeki risk ve değişiklik yönetimi planlarının bir parçası olmalıdır.

Kabul Süreçleri Nasıl Olacak?

Teslimatların kabulüyle ilgili süreçler belirlenmelidir. Farklı düzeylerde hatalar tespit edilebilir ve bunların düzeltilmesi için tedarikçiye gereklilikler sunulabilir. Teslimatların kabulüne yetkili olan kişiler de tanımlanmalıdır.

Ödemeler Nasıl Yapılacak?

Ödemelerin nasıl yapılacağı ve bu ödemelere kimlerin yetkili olacağı belirlenmelidir.

Kriz Durumunda Ne Yapılacak?

Kriz durumlarında harekete geçmek için yollar belirlenmelidir. Bu, tedarikçinin standart ve protokollerden sapması veya başka zorluklarla karşılaşması durumunda sorunların hızla çözüme kavuşturulmasını içermelidir.

Mutabakata varılan sözleşme yönetimi planı, sözleşme sürecine önemli bir girdi oluşturur. Bu planın hazırlanması sırasında hukuk ve satın alma ekiplerine danışmak son derece değerlidir. Plan, sözleşme süreçlerinin tüm yönlerini kapsamlı bir şekilde ele almalı ve proje başarısına katkıda bulunmalıdır.

Türkçe eğitimler