Yaparım Deyip Yapmayan Proje Paydaşları

Proje paydaşları, Proje Yöneticisinin yanında olacaklarını söyleyip, üzerlerine düşenleri yapacaklarını taahhüt ederler. Ne var ki Nasrettin Hoca’nın Fil Hikayesinde* olduğu gibi yarı yolda bırakabilirler.

Bir problem ya da fırsat durumunda paydaşları tetikleyen unsurlar zamanla ortadan kalkabilir. Hızlı ve iyi düşünülmeden verilen sözler, çevrenin ve oluşan durumların etkisiyle paydaşların farklı davranışlar sergilemelerine sebep olabilir. Proje Yöneticisi paydaşların motivasyonunu ve projeye yönelik beklentilerini doğru yönetmelidir.

Paydaşların sorumluluk alma veya taahhütlerini yerine getirmelerinin önem ve gerekliliğini anlayacakları dilden aktarmalı ve sık sık kontrol etmelidir.

Proje Yöneticisi, paydaşları taahhütlerini yerine getirmemeleri durumunda suçlamaz. Sebeplerine odaklanır ve ortadan kaldırmaya çalışır.

Proje Yöneticileri, Kaynak Yöneticileri gibi çalışanların ücret veya performansları konusunda doğrudan yetkili değillerdir. Departman çalışanlarının projeye destek vermesi ve sorumluluk alması için proje ile ilgili işin öneminin anlaşılmasını sağlamak zorundadır. Bunun ön şartı tüm ekip üyeleri ve kaynak yöneticileri ile iyi iletişim kurmaktır.

Proje Yöneticisi, projeye gereken önemi veren ve eforu ayıran proje paydaşlarını belirlemeli, onları motive eden noktaları değerlendirmelidir. Diğer paydaşların aynı unsurlardan etkilenebileceğini unutmamalıdır.

Projeye destek verme konusunda gönüllü olanların gördükleri fırsatları ve beklentilerini değerlendirmelidir.   

Paydaşların beklentileri ile gerçekleşenlerin farklı olması projeden uzaklaşmalarına sebep olabilir. Projenin başında paydaşlardan beklentilerin samimi ve gerçekçi bir şekilde paylaşılması gerekir.

Paydaşlara sürpriz yapılmamalı, değişiklik veya ek talepler yönetilmeli, planlama safhasına paydaşlar dahil edilmelidir.

Proje ekip üyelerinin işleri nasıl yapacağına karışılmamalı, ne yapmaları gerektiği aktarılmalıdır.

Proje ekip üyelerine proje aktivitelerine atandıklarının söylenmesi yerine görüşlerinin alınarak planlama yapılması, yapılması ve yapılmaması gerekenler konusunda uzmanlıklarını gösterebilmelerine olanak tanınması gerekir.

Kimsenin sorumluluk almak istemediği aktiviteler özel olarak ele alınmalıdır. Neden istenmediğinin sebeplerine odaklanılmalıdır.  Eğer bilgi yetersizliği sebebi ile istenmiyorsa eğitim vb. yoluna gidilmelidir. Gereksiz olduğu düşünülüyorsa ve projenin hedeflerine olumsuz bir etkisi yoksa vazgeçilmelidir.

Vakti olmadığını söyleyen paydaş veya proje ekip üyeleri konusunda ek kaynak, önceliklerin değiştirilmesi vb. çözüm üretmeye yönelik görüşmeler yapılmalı, kaynak yöneticileri ve/veya sponsorun desteği istenmelidir.

Proje ekip üyesinin yeterli niteliklere sahip olmaması ve kendi adına taahhütler verilmesi problemlere yol açar. Kaynak Yöneticileri ile projenin ihtiyacı olan doğru kaynağın atanması konusunda neler yapılabileceği görüşülmelidir.

Yapılan işlerin, başarıların fark edilmemesi, teşekkür ve takdirden imtina edilmesi proje ekip üyelerini olumsuz etkiler. Proje ekip üyelerinin toplantı ve raporlarda görünürlüklerinin sağlanması gerekir.

Proje ekip üyelerinin işlerini yapmalarının önündeki engelleri kaldırmanız gerekir. Engeller mazeretler doğurur.

Şirket kuralları ve kültürü çerçevesinde proje ekip üyelerinin işlerini en rahat gerçekleştirebilecekleri fırsatları sunmanız gerekir. Basit ve pratik çözümler üreterek işlerini yapmalarını kolaylaştırmaya çalışın.

Proje ekip üyeleri desteğe ihtiyaç duyduklarında size erişebilmelidirler. E-posta veya telefonlarına geri dönmediğinizde sizinle ilgili öncelikleri değişebilir.

Proje ekip üyelerinden beklediğiniz işleri takip etmeli, ilerleyişi sorgulamalısınız. Nasıl takip edeceğiniz konusunda prensipleri belirlemeniz, proje ekip üyeleriyle paylaşmanız ve ihmal etmemeniz gerekir.

Proje ekip üyesinin verdiği taahhütleri yerine getiremeyeceğini fark ettiği noktada size ulaşması gerektiğini anlamasını sağlamalı, gereken desteği vermelisiniz.

*Aksak Timur, Nasreddin Hoca’nın köyüne uğrar. Köylü padişahı layıkıyla ağırlar. Timur giderken bu konuk severliğe karşılık; “Köyünüze bir fil hediyem olsun” der ve gider. Fil zamanla bağ bahçe demeden her yeri talan eder. Köylü ne yapsın çaresiz Timurun hediyesi diye ses çıkaramaz.

Hocaya “Hocam perişan olduk bizi kurtar. Biz bu file bir şey yapsak Timur kellemizi alır.“ derler.

Hoca: “Benimle gelin Timur’a durumu arz edeyim” der. Köylü arkasında yola çıkar.

Timur: “Hoca niye geldin? Filim nasıl?” diye sorar.

Hoca: “Yüce Timur bu filiniz …” derken arkasına bakar korkudan arkasında kimse kalmamış herkes kaçmış.

Timur: “eeeee ne olmuş file?” der.

Hoca: “Yüce Timur hediyeniz olan filden çok memnun kaldık. Yalnız kalıyor bir tane daha istiyoruz.” der.

 

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Paylaşın:

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

two × 5 =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.