Performans Raporu

Proje ekibi ile yapılan müzakerelerin bir kısmı, proje performansının nasıl tutturulacağı ve raporlanacağını tanımlamaktır. Örnek ölçütler aşağıdakileri içerebilir:

• Tamamlanan işin yüzdesi
• Kalite ve teknik performans ölçütleri
• Planlanmış faaliyetlerin başlangıcı ve bitişi
• Değişiklik istek sayısı
• Kusur sayısı
• Gerçekleşen maliyetler ve süreler

İş performans verileri, proje çalışmasını gerçekleştirmek için yürütülen faaliyetler sırasında tanımlanan ham gözlemler ve ölçümler olarak tanımlanır. İş performansı verileri, raporlara entegre edilir ve bağlamsallaştırılır:

• Karar Verme
• Sorunların, eylemlerin ve farkındalığın artırılması

Çevik projeler ayrıca tamamlanan ve kabul edilen hikayeleri, bir ürün biriktirme listesi boyunca ilerlemeyi ve yineleme planlarına göre hikayelerin ekip teslimini içerebilir.

Proje Yönetiminde Çalışma Performansı Verileri, Bilgileri ve Raporları

Uzman Görüşü

Proje yönetimi süreçlerinin çoğunda, kilit girdi olarak uzman görüşü kullanılır. Proje sözleşme müzakerelerinde, proje yöneticisinin, ihtiyaçların değerlendirilmesine, potansiyel çözümlerin ve yaklaşımların belirlenmesine ve daha geniş proje bağlamının anlaşılmasına yardımcı olmak için proje sırasında kullanılabilecek ilgili konu uzmanlığını belirlemesi ve görüşlerini alması gerekir.

Proje Yönetiminde Uzman Görüşünün Önemi

Müzakere Stratejisi

Sözleşmelerin kesin parametreleri(fesih vb.) için müzakereler genellikle tedarik yöneticisi tarafından yürütülür. Proje yöneticisi ve proje ekipleri müzakerelere dahil edilebilirler. Geleneksel proje yaklaşımında, hedef, projenin amaçlanan çıktılarının ve bunların nasıl ölçüleceği ve elde edileceğinin net bir şekilde belirlenmesini gerektirir. Çevik yaklaşımda, müşteri ürün biriktirme listesindeki öğeleri değiştirdikçe, ekledikçe ve yeniden öncelik sırasına koydukça teslimatlar değişken olacaktır ve bu nedenle üzerinde anlaşılan performans kriterlerinin sağlanması için açıkça tanımlanmış farklı yollar tanımlanmalıdır.

Kaynak Takvimleri

Kaynak takvimi, çalışma günlerini, vardiyaları ve belirli kaynakların proje için ne zaman kullanıma uygun olacağını tanımlar. Planlanan bir faaliyet döneminde hangi kaynakların (insan, ekipman, malzeme vb.) mevcut olduğunu belirlemek için kullanılır. Proje aktiviteleri ve kaynak atamada dikkate alınmalıdır. Kaynak Takvimi ayrıca, belirli türdeki işleri yürütmek için uygun becerilere sahip kaynakların projenin farklı aşamalarında mevcut olup olmayacağını belirlemek için beceri ve deneyim seviyeleri gibi temel kaynak niteliklerini de içerebilir.

Alınan Dersler

Etkili bir proje ekibinin, performansı düzenli olarak gözden geçirilmeli, alınan dersler belirlenmeli, ekibin genel verimliliğini ve etkinliğini artıracak iyileştirmeler yapılmalıdır. Alınan dersler kaydı, mevcut projede kullanılabilmesi ve öğrenilen dersler havuzuna girilebilmesi için bir proje sırasında kazanılan bilgileri kaydetmek için kullanılan bir proje belgesidir. Bu kayıtlara sahip olmak, ekibin proje performansını ve potansiyel olarak diğer ekiplerin ve diğer projelerin performansını iyileştirir. Çevik ekipler, olası sorunları ve çözümleri belirlemek, ekibin genel performansını iyileştirmek için kullandığı süreçleri iyileştirmek için her yinelemenin sonunda geriye dönük olarak Retrospektif olarak adlandırılan bir toplantı yaparlar.

Proje Yönetimi Sohbetleri 121 – Alınan Dersler

 

Bekleme Süreleri ve Devreye Alma

Bir projenin çıktıları teslim edildikten sonra, riskleri azaltmak için bazı değişiklikleri askıya alındığı bir bekleme süresi belirlerler. Proje geleneksel tarzda yürütülüyorsa, proje zaman çizelgesinin sonunda canlı yayına geçilir ve proje zaman çizelgesine dayalı olarak bekleme süreleri önceden müzakere edilebilir.

Çevik yaklaşımda, projenin zaman çizelgesi üzerinde çözümün bazı tarafları yayınlanabilir ve proje bir sürüm eşiğine yaklaştıkça bekleme süreleri (gerekirse) müzakere edilir.

Müzakerelere Katılmak İçin Yönergeler

Bir sözleşmenin müzakereleri genellikle tedarik müdürü tarafından yürütülürken, proje yöneticileri ve proje ekibi üyeleri genellikle müzakere süreci boyunca meşgul olacaktır. Proje ekibi çeşitli noktalarda aşağıdakileri önerebilir veya belirleyebilir:

• Teslimatlar ve kilometre taşları
• Riskler ve sorunlar
• Problem tanımı ve çözüm yaklaşımları hakkında uzman görüşü
• Projenin nasıl yürütüleceğine dair uygulamalar (Şelale, Çevik vb.)
• Kaynak gereksinimleri

Proje Anlaşmasının Amaçları

Proje anlaşması, ilgili paydaşların projenin hedeflerine ulaşıldığını nasıl raporlayacakları ve doğrulayacakları konusundaki net bilgiler içermelidir.

Geleneksel yaklaşımda, her teslimat belirlenir ve her biri için objektif kabul kriterleri belirlenir.

Çevik yaklaşımda, ürün iş(biriktirme) listesine yeni istekler eklendikçe, yeniden önceliklendirildikçe vb. gerçek çıktılar değişeceğinden, her kullanıcı hikayesinin müşteri tarafından onaylanan açıkça tanımlanmış kabul kriterlerine sahip olması gerekir. Proje ayrıca epikler, sürümler, yinelemeler ve kullanıcı hikayeleri için bir Bitti Tanımı belirlemelidir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler